【簡報設計：初學者必看，提升簡報製作效率的四個技巧】
2022/08/09閱讀時間約 10 分鐘
撰寫日期：2021.11.02 作者：FAHAHA｜翁順法
簡報初學者要正確的掌握心法和技法，才能真正做好簡報。
心法，就是簡報中重要的概念，通常是方向的指引。比如：如何規劃簡報、如何溝通需求、如何組織架構、設計流程…等；而技法，是達成心法的手段，通常是技術性的操作。比如：軟體操作的技術…等。
我個人比較重視心法，但也知道，兩者單偏其一都會有問題。舉例來說，如果心法很強，但技法很弱，就會變成你知道什麼是對的，但沒能力做出來；相反的，如果你空有技法，就容易做的又快又美，但根本錯了方向。
簡單來說，心法能夠讓我們做對的事，技法能夠幫我們有能力把事做對做好。
心法的文章，我們過去談了幾篇，舉例來說：
上面這些文章，能夠幫助我們更有效、更精準的準備簡報；而這篇文章，則是要跟你分享重要技法：如何大幅提升軟體操作的效率。
當你有能力快速做出好的簡報，就有助於你展現專業，將心法應用的更加淋漓盡致。
這篇文章有四個重點，是我認為能夠幫助初學者快速提升的技術。只要你能熟悉，一定會產生有感的進步。
1. 了解投影片母片模式
2. 設定尺規和輔助線
3. 自訂快速存取工具列
4. 熟悉常用快捷鍵
2. 設定尺規和輔助線
3. 自訂快速存取工具列
4. 熟悉常用快捷鍵
準備好了提升自己的簡報技術了嗎？讓我們開始吧！
一、了解投影片母片模式
什麼是「投影片母片」？不知道也沒關係，因為大多數人對於母片的概念都很模糊。
簡單來說，母片就是PPT的「版型」。那些你聽過、看過的「精美簡報模板」，其實就是母片的設計。
製作母片是為了「提升效率」及「維持一致性」，讓你不用重複手動操作相同的瑣碎步驟。
你可以找出不同投影片中，重複出現的設計元素，先在母片上進行設計，就不用每張投影片都重做。比如每張投影片都有公司 logo，那就先在母片設定好，就不用每張投影片都要重新插入 logo的圖示。
這樣講或許你仍然有點抽象，我認為先分清楚兩種投影片模式，你就會對母片有更清楚的認識。
1. 標準模式
什麼是標準模式呢？就是我們打開PPT後，最熟悉的那個頁面。在這個頁面，可以插入文字、圖片、形狀、投影片…做任何你熟悉的事。
我們先注意到標準模式中，【常用】裡面的「新增投影片」。
正常來說，打開一份新的PPT會有很多預設的版型，在這些版型中，我只建議你使用空白的版面。因為其他的預設版型，會讓你排版變得十分沒有彈性。（如下圖）
為求效率，我們可以到「母片模式」中，把空白以外的版型全部刪除。甚至根據需求，製作自己合適的版型。（其實這就是你所知道的簡報模板）
2. 母片模式
除了標準模式，第二個你需要知道的名詞叫：母片模式。
母片模式怎麼進去呢？兩個步驟：點選【檢視】，再選「投影片母片」。
在母片模式中，有兩類的投影片：母片和子片
母片牽一髮動全身，母片上的一舉一動都會連帶影響子片。這個特性適合用在放置Logo的設計，這樣你就不需要每張投影片都重新複製貼上Logo。
母片模式中的子片則是我們說的「版型」，就是你在「標準模式」中按「新增投影片」時會出現的那些版型。
我們可以在「母片模式」中編輯那些重複出現的「子片」，讓製作起來更順暢省時，也能提升聽眾的辨識度。（一看到這張投影片，就知道現在要注意什麼）
比如下圖：
根據我的經驗，初學者在「投影片母片」上常遇到的困難，有這三項：
1. 不清楚如何在「標準模式」與「母片模式」交互切換（都在【檢視】就可以切換）
2. 「母片模式」中有的子片無法刪除，是因為在「標準模式」中還存有該版型的投影片（到標準模式先刪掉即可）
3. 「母片本身」並不會出現在「標準模式」中「新增投影片」的版型中
2. 「母片模式」中有的子片無法刪除，是因為在「標準模式」中還存有該版型的投影片（到標準模式先刪掉即可）
3. 「母片本身」並不會出現在「標準模式」中「新增投影片」的版型中
簡單小結
投影片母片稍微難懂，我在這裡幫助大家複習一下。
事先於母片模式中設計版型和Logo，能夠大幅提升製作效率和品質。
想搞懂投影片母片你要先知道什麼是「標準模式」與「母片模式」，並且能夠在兩種模式之間進行切換。
操作的過程你可能會遇到上述提到的三個問題，但只要多操作幾次，你一定越來越熟練，然後享用到美好的果實。
看完這段，建議你做以下四個練習：
1. 練習母片模式與標準模式的切換
2. 在母片模式中將除了空白以外的子片版型都刪除
3. 在母片模式中的母片新增Logo
4. 在母片模式中的子片設計三種不同的版型，再回到標準模式看看
2. 在母片模式中將除了空白以外的子片版型都刪除
3. 在母片模式中的母片新增Logo
4. 在母片模式中的子片設計三種不同的版型，再回到標準模式看看
二、設定尺規與輔助線
第二個要談的觀念，是尺規和輔助線。
1. 尺規和輔助線是什麼
尺規，是像尺一樣有刻度的線；而輔助線，是虛線。（如圖）
我們可以在【檢視】中找到「尺規」和「輔助線」，只要把它勾選，畫面就會自動出現這兩者了。
這兩者搭配使用，可發揮兩個效益：第一，有效的對齊；第二，提升不同投影片畫面的一致性。這些細節都是影響聽眾觀看體驗的重要關鍵。
2. 如何新增和移除
如果想要新增一條輔助線，可以點選右鍵，新增輔助線；或是按住Ctrl（Mac版的PPT是Option），拖曳該條線，就可以直接複製出一條。
想要移除輔助線也有兩個方法：對著輔助線按右鍵，選擇刪除；或是直接將輔助線拖曳至畫面外，就可以直接移除了。
3. 設定細節的眉角
設定輔助線看似簡單，但實際上卻有幾個小技巧能幫助你在製作上更有效率。分享三個經驗：
① 在母片一勞永逸
在投影片「母片模式」中的「母片」新增，這樣回到「標準模式」操作時就不會一直不小心拉到線，造成對齊上不方便。
② 改顏色照顧視力
可以按右鍵改變顏色（如紅色），這樣對齊時會更容易一些，如果你需要大量時間使用PPT，這樣做會很有幫助。
③ 調刻度經驗建議
這點，完全是我的經驗建議。除了水平與垂直置中兩條線外，我會在左右各新增線條，對齊刻度15.5；上下也各新增線條，刻度8.5。
這個沒有標準，不過如果你還沒有想法，不仿先參考我所設定的參數。
看完這段，建議你做以下練習：
1. 到母片模式中，新增尺規和輔助線
2. 根據我所建議的參數，新增輔助線並調整顏色
2. 根據我所建議的參數，新增輔助線並調整顏色
三、自訂快速存取工具列
前面提到投影片母片、尺規和輔助線，接下來第三個重要技巧，是「快速存取工具列」。
1. 快速存取工具列的概念
如果你是簡報新手，我猜你應該會遇到一個問題，那就是：PPT工具太多了。比如：插入圖片文字、圖案/框線填滿、物件對齊、動畫設定、物件階層、美術效果、裁切…每次在找到想用的功能都跟打仗一樣，亂成一團。
更慘的是，下次要用時，又發現自己找不到了。
這種情形，就像是在一個沒有整理分類的工具箱找工具，整體下來時間的消耗是相當可觀的。
所以，我們應該建立一個井然有序的工具箱，把常用到的工具挑出來、做好分類。
這樣需要某個功能時，就不用每次都翻箱倒櫃，重新搜尋，只需從這個特製的工具箱中，找想要的功能就好，。
而這個概念，就是「快速存取工具列」。
在PPT中，我們可以根據自己的使用習慣，將常用的功能鍵挑出來，新增到使用的功能區。每個人的使用習慣不同，因此所設定的功能區也會有差異。
不過，有八個功能鍵，一定要加進工具列裡面，那就是「對齊工具」。
2. 一定要新增的八個工具
「對齊工具」在【常用】中的【排列】，點選【排列】的箭號，往下找到【對齊】，裡面你可以看到八種對齊形式：靠左對齊、置中對齊、靠右對齊、靠上對齊、垂直置中、靠下對齊、水平均分、垂直均分。
請你先把這八個功能加入你的常用工具列。
如何新增呢？
如果你是Windows版的PPT，請按照以下步驟：
1. 在【常用】中的【排列】，點選【排列】的箭號，往下找到【對齊】
2. 在八個對齊功能鍵上一一點選右鍵，選擇新增至快速存取工具列就可以了。（總共做八次的意思）
2. 在八個對齊功能鍵上一一點選右鍵，選擇新增至快速存取工具列就可以了。（總共做八次的意思）
不要覺得麻煩，因為這只需要做一次，之後你新增的空白簡報，都會出現你設定好的內容。
如果你是Mac版的PPT，就稍微麻煩一點點，不過依然可以做到。請按照以下步驟：
1. 選擇左上角蘋果旁邊的PowerPoint，點選【喜好設定】
2. 選擇【功能區和工具列】，進入後選【功能區】旁邊的【快速存取工具列】
3. 接著把【常用命令】改成【圖片工具-圖片格式】索引標籤
4. 一一把八個對齊工具新增至右方功能區，然後點選儲存
2. 選擇【功能區和工具列】，進入後選【功能區】旁邊的【快速存取工具列】
3. 接著把【常用命令】改成【圖片工具-圖片格式】索引標籤
4. 一一把八個對齊工具新增至右方功能區，然後點選儲存
Mac稍微複雜一些，不過設定後，一樣可以重複用，因此我還是強烈建議你先花點時間把它加入你的功能區。
加入之後，你需要花一些時間了解八個對齊工具如何使用，不過這不是這篇文章的重點，因此就先不談。
小結
這段的重點是「快速存取工具列」，會選擇加入「對齊工具」是因為它特別重要，因此拿來當作示範的例子。
等熟悉怎麼操作之後，也可以根據使用需求，逐步擴展工具列，讓你操作簡報起來更加順暢省時。
四、熟悉常用快捷鍵
第四個觀念技巧，我們談「快捷鍵」。快捷鍵顧名思義，就是要讓操作變得更快速。
快捷鍵不難，不過根據過去的教學經驗，很多人學完後還是很少使用。
我認為最大的問題還是缺乏練習。因為一開始要特別去記，反而會讓製作上變慢，我們人都習慣做輕鬆的事，既然快捷鍵不能「變快」，那我還是用「老」方法就好。
不過這樣太可惜了，因為只要你突破短暫的學習適應期，功力就會有感的突破。
我認為學會快捷鍵最關鍵的心法就是：
先是「硬用」，才能應用。
所以，看完這段，我想請你打開PPT，根據這些精華整理，至少練習15分鐘。
以下的整理，只是我認為新手一定要學會的快捷鍵，如果這些都學會、熟練了，我相信你上網隨便都可以找到更多的補充資料。
前提是，你要先願意跳出舒適圈，學習新方法。
總結
除了學習簡報心法外，也要學會簡報技法，才能真正發揮心法的力量，讓聽眾看見你的專業。
這篇文章分享了四個觀念技巧，非常適合初學者學習，分別是：投影片母片、尺規與輔助線、快速存取工具列、常用快捷鍵。
我認為先了解其背後的概念，再學會應用的技巧，就可以更融會貫通。因此文章中除了告訴你怎麼做，也告訴你為什麼要這樣做。
看完這篇文章，最重要的事情就是根據文中的練習，實際操作看看，直到熟練為止。
等到你能內化這些技巧，就會赫然發現自己PPT的功力，已經獲得非常有感的提升。讓旁邊的人歎為觀止。
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