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閱讀心得 | 孫正義一次OK的社內簡報術|打造簡單易懂的社內簡報

2022-07-03|閱讀時間約 5 分鐘

概述

本書是一本說明如何做社內簡報的書。從社內簡報的中心思想、社內簡報該有怎樣的內容以及該以什麼樣的方式呈現,本書均有詳細說明。搭配範例投影片,讓讀者更容易理解如何去打造出讓決策者輕鬆理解及做出決策的簡報(投影片)。

社內簡報的定義、中心思想及投影片總覽

先為「社內簡報」來個定義,顧名思義,「社內簡報」就是公司內部使用的簡報。本書所介紹的社內簡報術主要是專注在「讓提案容易通過」或者是「讓決策者更容易做決策」這一部分。
其中心概念其實我認為與我先前讀過的行銷方面的書差不多,就是要站在決策者的角度,呈現「決策者想要看的內容,以利下決策」。決策者通常是忙碌的,因此本書主打的社內簡報重點就是「簡單易懂」(不論是在內容或是在畫面的呈現上),讓決策者不需要耗費過多的心力在了解數據方面。根據書中的說法,社內簡報的報告時間約在三分鐘左右,最長不超過五分鐘,我認為本書最精要的概念就是如何把繁雜的數據及邏輯推論資料,濃縮到五到九頁的投影片正文裡面。
書中對社內簡報的投影片格式也有明確定義,可以參考下圖:
社內簡報投影片總覽
以上圖示由書中整理出來,可以看到社內簡報由四種類型的投影片構成,分別為封面、過場頁、正文以及附錄。其中正文作者建議為五到九頁,內含所有數據及推論精華(簡單來說就是結論),其餘完整數據或是資料則全數放在附錄中,以供有需要解惑時使用;過場頁則是簡易或是引導說明後續的投影片內容,如上圖的第一張過場頁投影片,會引導正文123的內容,第二張過場頁投影片則是引導正文45的內容,概要部分則類似此社內簡報的總結。

社內簡報的內容

此部分依據書中內容整理出各個部位的內容,作者一再強調社內簡報要「簡單好懂」,從作者推薦的以下四項寫法可以發現其內容真的相當精簡扼要。

封面

  • 凸顯簡報主題,標題要精簡且提示簡報目的,不可超過十三個字。
  • 須具備「會議名稱」與「報告日期」。

正文

  • 由「現況報告」和「提案」組成,指名當前遇到的問題以及起因,還有消除問題的方法以及預期成效。
  • 在描述問題起因、解決方法以及預期效果時,需要有數據支持以及如何推導出結果的,透過數據以及推導所導出來的結果更具有說服力。
  • 對任何提案來說,目標為「收益比現況高」或者「成本比現在低」,必須在在財務觀點做評估。
  • 當列出兩項方案時,其方向必須要類似,只有細節略有不同。
  • 只簡單呈現提案內容,多餘的資料務必通通放入附錄中。
  • 用圖片的情況在於此圖片可以讓決策者更容易了解簡報內容,非此狀況儘量不要使用圖片。

概要

  • 提案內容總整理,一定要提供「事業進行的必要成本」與「時程表」。

附錄

  • 從正文中移除的數據資料或是補充數據。

社內簡報的外在

除了內容要讓決策者簡單好懂外,呈現的簡報畫面也要讓決策者易於觀看,最好是可以讓決策者「一目了然」。

封面

  • 「會議名稱」在左上方。
  • 「報告日期」在正下方。
  • 「標題」要顯示在投影片中央。

正文

  文字及排版

  • 關鍵訊息為投影片主要傳達的內容,要讓決策者可以容易看得清楚,作者推薦的中文字體為「微軟正黑體」粗體,位置則在中央偏上。(關鍵訊息也不要超過十三個字)
  • 關鍵訊息之外的字體則推薦「微軟正黑體」。
  • 利用顏色來增強可讀性,正面訊息使用「藍色」標示,負面訊息則使用「紅色」標示。此外,需要決策者注意或是警告效果也可使用「紅色」標示。
  • 漸層效果則可以做出逐漸靠近目標的效果。
  • 提出兩項提案時,請放在同一頁,有助於決策者做比較。

  圖表

  • 一張投影片只放一張圖表。
  • 一定要在投影片左上角標示「圖表的標題」。
  • 圖表與內容要成縱向排列,圖表在左,關鍵訊息在右。
  • 長條圖只建議使用2D長條圖。
  • 圓餅圖可利用「單色」加上「灰色漸層」強化印象,放大數字以強調數據。
  • 摺線圖在顯示推移變化或是比較時使用方便,用以強調的摺線要設定的極粗。
  • 要將問卷調查的結果做成圖表可以使用橫條圖及圓餅圖,當顯示的比例合計為100%,使用圓餅圖;否則則使用橫條圖。
  • 如果要使用圖片的話,建議使用有真實感的圖片,且畫質務必要高於「1000px X 1000px」。

附錄

  • 不太需要額外加工,若有需要,簡易加工即可。

心得

本書主題明確、條理清晰,且範例與內文搭配相得益彰,讀起來非常流暢。對於有需求製作決策類、解決問題類的簡報非常有幫助。
這本書算是打破我對簡報的看法,我以前對簡報內容總會有以下想法:內容越多越好,內容多的簡報比較容易說服別人,且簡報搭配動畫效果可以讓看的人覺得更流暢。結果以上想法通通被作者打槍,這本書讓我換個角度思考,其實決策者可能並不需要這些詳細的數據,他們只需要知道結論,數據如何推導是下屬員工的事情,決策者只需要下屬將結果整理好,以及下此決策的可能後果就好。這些內容通通可以使用作者提出的方式簡單整理呈現出來。
對於決策類、解決問題類的簡報有需求的人,非常推薦這本書。不過還有一點關鍵點就是決策者的屬性,決策者若是屬於乾淨俐落的類型可能會比較適合這本書所提出的簡報術。回到本書的中心思想,考慮決策者的屬性,做出有利於決策者的簡報

本書資訊

孫正義一次OK的社內簡報術
書名:孫正義一次OK的社內簡報術
作者: 前田鎌利
譯者: 黃薇嬪
出版社:遠流
出版日期:2017/05/25
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