多功能事務機的選擇

多功能事務機

顧名思義，常見的事務機有三合一、四合一功能之分。所謂三合一，就是結合「列印」、「影印」、「掃描」三種用途，而四合一則是再加上「傳真」。

在〈除了超商傳真還有什麼選擇?〉一文中有提到，目前律師事務所多半還是需要一台具備傳真功能的多功能事務機。企業可以根據自己的產業特性選擇三合一或四合一功能的機型。

設置方式

租賃-落地式事務機

事務機的廠商眾多，常見的有富士全錄(Fuji Xerox)、京瓷(Kyocera)、愛普生(EPSON)、佳能(Canon)、理光(Ricoh)、夏普震旦(SHARP)等。

而租賃的廠商也很多，國內較知名的有中租迪和、歐力士等。

原廠合作通路的租賃，雖然售後的保養、維修是由原廠負責，但租賃本身可能並非由原廠承作。換句話說，事務機的租賃其實就是「融資性租賃」，由租賃公司購買企業所選擇的事務機機型，並將該事務機租給企業，企業無需一次性支出高額設備費用，而僅需每月支付租金予租賃公司。而事務機原廠仍然會按照售後合約進行保養、維修。因此，企業採用此種方式租賃事務機時，通常會有二筆費用：一是租賃事務機的費用，為固定金額；二是張數費用(月租費&超量費用)，根據每月實際印量所收取的費用。

購買-桌上型事務機

也有小型的公司行號選擇直接購買桌上型的多功能事務機，其價格較落地式事務機便宜許多，但其擴充性及搭配性也較低(例如無法增加紙匣數量、無法加裝裝訂模組等)。桌上型事務機也都具備基本的列印、影印、掃描、傳真功能，不失為小型企業的解決方案之一。

常見的品牌有惠普(HP)、愛普生(EPSON)、佳能(Canon)、兄弟(Brother)等。此種桌上型事務機通常沒有定期的保養維護，而必須自行購買耗材更換(如碳粉夾、墨水等)，一旦功能故障，只能送回原廠維修。

選擇事務機的因素

無論是落地式還是桌上型，除了基本的列印、影印、掃描之外，若有傳真需求，應在選擇之初就排除無傳真的機型，否則無法事後加裝。(相關文章：除了超商傳真還有什麼選擇？)

而以下各項也是應該在選擇期間就納入考量的重要因素：

每月印量

每月印量關係到租賃合約的月租費及超量費率，或是購買事務機耗材的成本。租賃月租內的免費印量不是越高越好，吃到飽的月租通常也代表有其他魔鬼細節。直接以實際的印量決定方案才是最划算的方式。而桌上型事務機購買耗材就單純許多，用完了就得買，成本的計算更直覺。

雷射/噴墨

雷射事務機通常給人速度快、成品防水等印象，但碳粉夾、感光鼓等耗材費用也是較貴。此外如果有列印彩色的需求，雷射機種的成本通常也較高。目前市面上的噴墨機種已有大幅改善，速度提升許多，也有防水的墨水可以選擇。以往噴墨機種多為一般消費者使用(桌上型)，但近年來也有商用的落地式噴墨機型，從經常列印的內容去選擇會是比較明智的做法。

舉例而言，一般律師事務所多半列印黑白文書居多，最常用到的尺寸是A4，且有正反面列印的需求。此時，選擇租賃速度快的黑白雷射機種就很不錯，另外搭配一台家用型的彩色印表機應付偶爾的彩色需求即可；但如果是直接購買桌上型事務機，選擇連續供墨的噴墨機種可以有效降低初期採購成本。

空氣品質

雷射機種因為是靠加熱碳粉進行列印，因此當連續列印時，靠近事務機時都會聞到一種特殊的「碳粉味」，且附近的懸浮微粒會大幅增加，對於座位靠近事務機的人員健康有疑慮。如果辦公室空間小、事務機附近沒有對外窗，採用雷射機種可能必須搭配空氣清淨機使用。而噴墨機種則較無此問題。

列印權限管控

部分企業會對各部門或人員限制列印量，採租賃方式的機種通常都可搭配列印管控模組，諸如靠卡列印、列印後台等；桌上型的機種就沒有這種模組可以加裝，只能透過像PaperCut這種軟體進行管理。

連線相容性

選擇桌上型事務機還必須注意連線問題。部分桌上型事務機只能透過USB介面連接，此時就必須由一台電腦擔任列印伺服，該台電腦關機後就無法列印；而可以透過網路連接的機型則無此問題，只要連接上區域網路，則區網內的電腦、甚至手機都能列印。

另外如果是將事務機連接到列印伺服器，還必須考慮驅動相容性的問題。雖然目前市售的機種，多半可以相容於Windows和Mac OS，但若是使用NAS或Linux系統電腦作為列印伺服，就需要多查詢相容性。筆者曾經有一台Epson Stylus CX5505的桌上型事務機，直接連接Windows電腦沒有問題，但想要用Raspberry Pi作為列印伺服時卻碰上瓶頸，CUPS抓的到機器但印不出來。用Android平板列印時也是錯誤連連，花了100元購買號稱可相容的付費app也沒能成功列印...

自動送稿及雙面列印

以律師事務所來說，因為常常會需要印大量的文字書面，雙面列印可以節省紙張；如果收到對造書狀，有自動送稿機，對於數位歸檔會大有幫助。(相關文章：遠距事務所 part 2-電子卷證)

另外要注意的地方，自動送稿機很多都是單面掃描，但可以透過軟體的方式進行雙面掃描。此外也要注意自動送稿機是否會因為標籤而夾紙，如果是租賃落地式事務機，不妨直接和業務指定不易夾紙的模組。

可列印的尺寸及材質

以律師事務所而言，有時會需要列印A3圖表，或者信封、回執等等特殊尺寸、材質，事務機若能以手動送稿方式列印，就無須另外花人力手寫或貼地址條。

最短租期及保固期間

如果是以租賃方式設置落地式事務機，要注意租賃合約是否有最低租期。而租賃、購買的新事務機通常都有原廠的保固，落地式事務機保固期間內的保養、維護通常有另外的合約，需要注意哪些零件、耗材、工資是不包含在保固內的；購買的桌上型事務機要注意是否需要登錄，以取得保固。通常桌上型事務機的零件都無法自行購買，如有損壞只能送修，保修的範圍也要自行注意。

結語

事務機仍然是許多公司行號必備的生財工具，尤其是大量依賴文書作業的法律產業。以個人、小型事務所而言，桌上型事務機會是比較經濟的選擇；如果使用的人數達五人以上，就可以考慮租一台落地式事務機，避免遇到大家都在等列印的尷尬情況。

筆者自己目前是使用桌上型事務機，未來若更新機器，應該還是會選擇桌上型機種。近期也針對市面上的桌上型事務機製表進行比較，提供給近期有需要購置桌上型事務機的讀者參考。