多功能事務機的選擇

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多功能事務機

顧名思義,常見的事務機有三合一、四合一功能之分。所謂三合一,就是結合「列印」、「影印」、「掃描」三種用途,而四合一則是再加上「傳真」。
在〈除了超商傳真還有什麼選擇?〉一文中有提到,目前律師事務所多半還是需要一台具備傳真功能的多功能事務機。企業可以根據自己的產業特性選擇三合一或四合一功能的機型。

設置方式

租賃-落地式事務機

一般而言,落地式的事務機因售價高昂,多半以租賃或租售方式設置。依是否由事務機原廠授權又可再區分為原廠合作通路和非原廠合作通路,其差異在於售後的保養、維修是否是由事務機原廠人員負責。
事務機的廠商眾多,常見的有富士全錄(Fuji Xerox)、京瓷(Kyocera)、愛普生(EPSON)、佳能(Canon)、理光(Ricoh)、夏普震旦(SHARP)等。
而租賃的廠商也很多,國內較知名的有中租迪和、歐力士等。
原廠合作通路的租賃,雖然售後的保養、維修是由原廠負責,但租賃本身可能並非由原廠承作。換句話說,事務機的租賃其實就是「融資性租賃」,由租賃公司購買企業所選擇的事務機機型,並將該事務機租給企業,企業無需一次性支出高額設備費用,而僅需每月支付租金予租賃公司。而事務機原廠仍然會按照售後合約進行保養、維修。因此,企業採用此種方式租賃事務機時,通常會有二筆費用:一是租賃事務機的費用,為固定金額;二是張數費用(月租費&超量費用),根據每月實際印量所收取的費用。

購買-桌上型事務機

也有小型的公司行號選擇直接購買桌上型的多功能事務機,其價格較落地式事務機便宜許多,但其擴充性及搭配性也較低(例如無法增加紙匣數量、無法加裝裝訂模組等)。桌上型事務機也都具備基本的列印、影印、掃描、傳真功能,不失為小型企業的解決方案之一。
常見的品牌有惠普(HP)、愛普生(EPSON)、佳能(Canon)、兄弟(Brother)等。此種桌上型事務機通常沒有定期的保養維護,而必須自行購買耗材更換(如碳粉夾、墨水等),一旦功能故障,只能送回原廠維修。

選擇事務機的因素

無論是落地式還是桌上型,除了基本的列印、影印、掃描之外,若有傳真需求,應在選擇之初就排除無傳真的機型,否則無法事後加裝。(相關文章:除了超商傳真還有什麼選擇?)
而以下各項也是應該在選擇期間就納入考量的重要因素:

每月印量

每月印量關係到租賃合約的月租費及超量費率,或是購買事務機耗材的成本。租賃月租內的免費印量不是越高越好,吃到飽的月租通常也代表有其他魔鬼細節。直接以實際的印量決定方案才是最划算的方式。而桌上型事務機購買耗材就單純許多,用完了就得買,成本的計算更直覺。

雷射/噴墨

雷射事務機通常給人速度快、成品防水等印象,但碳粉夾、感光鼓等耗材費用也是較貴。此外如果有列印彩色的需求,雷射機種的成本通常也較高。目前市面上的噴墨機種已有大幅改善,速度提升許多,也有防水的墨水可以選擇。以往噴墨機種多為一般消費者使用(桌上型),但近年來也有商用的落地式噴墨機型,從經常列印的內容去選擇會是比較明智的做法。
舉例而言,一般律師事務所多半列印黑白文書居多,最常用到的尺寸是A4,且有正反面列印的需求。此時,選擇租賃速度快的黑白雷射機種就很不錯,另外搭配一台家用型的彩色印表機應付偶爾的彩色需求即可;但如果是直接購買桌上型事務機,選擇連續供墨的噴墨機種可以有效降低初期採購成本。

空氣品質

雷射機種因為是靠加熱碳粉進行列印,因此當連續列印時,靠近事務機時都會聞到一種特殊的「碳粉味」,且附近的懸浮微粒會大幅增加,對於座位靠近事務機的人員健康有疑慮。如果辦公室空間小、事務機附近沒有對外窗,採用雷射機種可能必須搭配空氣清淨機使用。而噴墨機種則較無此問題。

列印權限管控

部分企業會對各部門或人員限制列印量,採租賃方式的機種通常都可搭配列印管控模組,諸如靠卡列印、列印後台等;桌上型的機種就沒有這種模組可以加裝,只能透過像PaperCut這種軟體進行管理。

連線相容性

選擇桌上型事務機還必須注意連線問題。部分桌上型事務機只能透過USB介面連接,此時就必須由一台電腦擔任列印伺服,該台電腦關機後就無法列印;而可以透過網路連接的機型則無此問題,只要連接上區域網路,則區網內的電腦、甚至手機都能列印。
另外如果是將事務機連接到列印伺服器,還必須考慮驅動相容性的問題。雖然目前市售的機種,多半可以相容於Windows和Mac OS,但若是使用NAS或Linux系統電腦作為列印伺服,就需要多查詢相容性。筆者曾經有一台Epson Stylus CX5505的桌上型事務機,直接連接Windows電腦沒有問題,但想要用Raspberry Pi作為列印伺服時卻碰上瓶頸,CUPS抓的到機器但印不出來。用Android平板列印時也是錯誤連連,花了100元購買號稱可相容的付費app也沒能成功列印...

自動送稿及雙面列印

以律師事務所來說,因為常常會需要印大量的文字書面,雙面列印可以節省紙張;如果收到對造書狀,有自動送稿機,對於數位歸檔會大有幫助。(相關文章:遠距事務所 part 2-電子卷證)
另外要注意的地方,自動送稿機很多都是單面掃描,但可以透過軟體的方式進行雙面掃描。此外也要注意自動送稿機是否會因為標籤而夾紙,如果是租賃落地式事務機,不妨直接和業務指定不易夾紙的模組。

可列印的尺寸及材質

以律師事務所而言,有時會需要列印A3圖表,或者信封、回執等等特殊尺寸、材質,事務機若能以手動送稿方式列印,就無須另外花人力手寫或貼地址條。

最短租期及保固期間

如果是以租賃方式設置落地式事務機,要注意租賃合約是否有最低租期。而租賃、購買的新事務機通常都有原廠的保固,落地式事務機保固期間內的保養、維護通常有另外的合約,需要注意哪些零件、耗材、工資是不包含在保固內的;購買的桌上型事務機要注意是否需要登錄,以取得保固。通常桌上型事務機的零件都無法自行購買,如有損壞只能送修,保修的範圍也要自行注意。

結語

事務機仍然是許多公司行號必備的生財工具,尤其是大量依賴文書作業的法律產業。以個人、小型事務所而言,桌上型事務機會是比較經濟的選擇;如果使用的人數達五人以上,就可以考慮租一台落地式事務機,避免遇到大家都在等列印的尷尬情況。
筆者自己目前是使用桌上型事務機,未來若更新機器,應該還是會選擇桌上型機種。近期也針對市面上的桌上型事務機製表進行比較,提供給近期有需要購置桌上型事務機的讀者參考。
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