公司帳務管理:一套帳 vs 兩套帳

閱讀時間約 7 分鐘

你可能聽過公司的帳有分為一套帳兩套帳,猜猜看!公司大多是採用一套帳或是兩套帳呢?特別是新創公司剛開始的時候,就會面臨到記帳及報稅的問題,到底要採用哪種方法呢?

到底什麼是一套帳?什麼是兩套帳?本篇文章將協助你一次釐清兩者的差別,以及各自的優缺點,幫助大家做出適合的判斷。

兩套帳

以公司實際的營運狀況做內帳,提供給公司內部人看的財務資料。另外以稅務為導向做外帳,申報給國稅局看的。

為什麼做兩套帳?

為什麼要這麼麻煩做兩套帳呢?是嫌會計太閒了嗎?當然不是!做兩套帳的目的往往是為了要少繳稅,所以就會做出一套帳專門申報給國稅局的帳。這邊要注意一下,我們是說少繳稅,不是說節稅喔,因為這種做法不是合法合理的節稅方法!

但另外有一些狀況,不是公司故意要避稅,而是情勢所逼不得不為的情況。比方說公司向一位個人房東承租辦公室,月租3萬依照法規,公司付房租給房東的時候,要把3,000元扣繳稅額以及633元的補充保費繳給國庫,實際交到房東手上的金額只剩下26,367,硬生生少收了3,633元。如果房東不想要扣繳10%,也不想要繳2.11%補充保費的話,怎麼處理呢?

實務上常遇到的結果有兩類,第一類是房東不讓公司報稅,這類房東比較狠,因為公司有實際支出3萬元房租,卻因為房東不給報稅,而無法入公司的帳。第二類是房東讓公司報稅,但是金額必須低報,例如只能讓公司報月租18,000,因為不到2萬元就不用繳扣繳和補充保費了。這時候就尷尬了,公司每個月實際要付給房東3萬元,結果報稅只能以18,000申報,這時候就出現了12,000的缺口,請問公司的帳要怎麼入呢?這時候就會出現公司實際狀況與報稅資料不一致的結果,也就造成了兩套帳。

上面提到租金扣繳和補充保費的問題,有興趣的朋友可以點擊下方的連結,裡面有更詳細的說明。[公司房租扣繳與補充保費詳解]

誰做兩套帳?

什麼樣的公司比較傾向做兩套帳呢?兩套帳常見於中小企業,特別是股東人數很少的公司,比方說一人公司,另外常見的還有家族企業。因為這類型的公司比較沒有外部股東,所以相對比較沒有向股東交代的壓力,所以內帳、外帳的差距對他們來說就不是那麼重要。

相對的,如果今天是具規模的公司,通常股東人數眾多,甚至是公開發行的公司,股東是不特定多數人,公司財務報表的品質關係到社會大眾的利益,因此是不容許存在兩套帳的空間。這也就是為什麼兩套帳大多存在於中小企業。


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什麼是一套帳?

一套帳其實相對單純,以公司實際狀況作為報稅的資料,因此他的財務資料是相對透明的。一套帳聽起來好像很容易,但一套帳通常要搭配良好的內部控制制度,做出來的帳的品質才會值得信任。內控聽起來好像很困難、很複雜,其實有很簡單又很有效的內控,當然也有很複雜的版本。好消息是,內控可以依公司規模大小或是能力分階段實施,不用一次到位,如果要一次到位的話,新創公司應該都受不了。

其實大部分公司都有基本的內控,只是可能自己不覺得那就是內控,比方說大家都聽過管錢不管帳、管帳不管錢,因為如果一個職員身兼會計及出納,錢跟帳都是他在管,將大幅應加舞弊的風險,因為如果沒有會計及出納職能分工這個基本的內控,可能會提供他舞弊的誘因。又或者是公司的存貨到達某一個數量或是比例時,倉管人員就會去請購,以維持安全庫存量,才不會準備出貨時才開天窗,這也是一個典型的內控機制。

所以內控是無所不在的,而內控是幫助公司可以步上正軌的關鍵因素,包括我們今天的主題,公司的財務稅務,良好的內部控制才能帶出一套帳的價值。

我們簡單做個對比,兩套帳=人治,以人在管理公司。一套帳=制度,以制度管理公司。

 

一套帳的優點

健全公司的財務體質

有利於長期發展。 每間公司設立之初都想要長期發展,永續經營,應該很少人剛開公司的時候就設定我公司三年後要註銷掉吧。而公司長期發展是建立在健全的財務體質下的。假設公司的財務體質不佳,帳目不清不楚,可能會造成股東的不信任,銀行放款的緊縮,更不用說增加了被國稅局查帳的風險,需要額外繳納的稅捐以及罰鍰,這麼多的不確定性,那公司要如何做長期的策略規劃呢?

擴大公司規模必經之路。公司無論處於什麼階段,可能都很缺錢。如果公司經營不善,當然會很缺錢。如果公司經營得很好,在擴張規模的路上更是缺錢,新廠房、新機械設備、生財器具、成立新部門、招募新員工、重建或更新系統,這些都需要大量資金的挹注,才有辦法實現,所以公司常常都在缺錢。而如果公司有良好的財務體質,公司的財報值得信賴,比較有可能取得必要的資金。

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具體好處

說了這麼多,做一套帳到底有什麼具體好處呢?

對於公司內部而言,做一套帳可以:

取信於股東。這點相當重要,合夥事業最重要的就是彼此信任,但是據我們觀察,新創公司常因為股東之間對於公司帳務的不信任而拆夥,而拆夥後通常活不過三年就解散註銷了,如果走到這一步真的非常可惜。

股東往來,債權轉增資(以債作股)​公司有時候會有一些股東墊款,一般稱為股東往來,通常是公司周轉金不夠,要支付給廠商款項的時候,錢臨時不夠用,周轉不過來,這時候可能會先由股東代墊貨款,這種情況在新創公司特別常見。

如果公司的帳目清楚,股東代墊款項的流向也可以勾稽,就有機會可以做債權轉增資,或是稱為以債作股。意思就是把公司原本欠股東款項,轉換為股東投資在公司的股本。舉例來說,股東代墊款有100萬,透過債權轉增資的程序,公司原本欠股東的100萬就不用還了,但是這名股東的出資額就增加了100萬。

但如果公司的帳目不明,無法證明該筆款項確實是公司營運使用,股東代墊款的金流也不明確的話,就沒有辦法做債權轉增資了,那麼公司欠股東的錢當然就要盡速清償。

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對於公司外部而言,做一套帳可以:

利於銀行融資

銀行在評估是否要放款給公司時,必定會向公司取得財務及稅務的相關資料作為授信評估的基礎,因此,良好的財務品質是必須的,而良好的財務品質從做一套帳開始。

吸引外部投資人

外部投資人也是一樣的意思,投資人買你的股票就是要賺錢,所以投資人會透過財務及稅務的歷史資料,以及預測公司未來的發展,而決定要不要投資你的公司,所以良好的財務品質還是必須的。

企業併購

併購就是一種談判,買方當然想要便宜買,賣方想要賣貴一點,雙方為了各自的利益,就會運用自己的優勢或是對方的劣勢來談判,而健全的財務體質就是公司的籌碼之一,如果沒有健全的財務體質,這個部分就會變成一個弱點被攻擊。

舉例而言,假設我們公司經營到一定的規模了,對未來的展望也不錯,這時候有間大公司看上我們公司,來跟我們談併購。公司估值是1億,但是因為稅務考量而做兩套帳,申報給國稅局的報表價值是低估的,只有7千萬,這部分可能就會成為一個弱點而被砍價。



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重點回顧

兩套帳=人治。一套帳=制度。

內部控制的重要性

  • 內控可以視公司的情況做彈性調整,設計出適合公司現階段的能力及需求的內部控制制度。

一套帳的優點

健全公司的財務體質

  • 利於公司長期發展
  • 擴大公司規模必經之路

取信於股東

債權轉增資/以債作股

增加取得資金的能力

  • 利於銀行融資
  • 吸引外部投資人
  • 企業併購



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