用Google Apps打造個人數位筆記系統

更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘
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過往我是沒有筆記系統習慣的人,對我來說,只要在Google Calendar記下哪天有什麼行程、週末幾點要和誰聚餐、好友幾月幾號生日,時間到了就會提醒我該做什麼事,就完成了我的筆記系統。有了iPhone後就用內建的備忘錄記錄一些資料,就這樣也從大學開始一路到了工作好幾年,覺得事情都還算順利,該參加的聚會、行程,甚至面試,都還應付的過去。偶爾要找資料(如我自己的銀行帳號等),就去iPhone的備忘錄找,說真的,都還夠用。

前陣子隨著子彈筆記和Notion的盛行,主打透過Notion這好用的數位筆記工具搭配子彈筆記的方法,有助於有系統性的協助自己「追蹤過去、釐清現在、設計未來」,因此我也開始嘗試用這系統來”筆記”自己的人生。我太太對於用Notion搭配子彈筆記法用的很習慣,但我因為所有規劃的出發點是來自於Google Calendar,所以就興起了用Google Calendar來建立自己筆記系統的想法,搭配Google生態系產品構成來我從目標管理、提醒工具、筆記寫作到個人資產規劃等完整應用,這套系統不一定適合每一個人,但沒有最好的工具,只有最適合自己的工具,習慣上手了就是可以變成organize自我好工具。

先說明子彈筆記的主要架構如下,用來「追蹤過去、釐清現在、設計未來」:

  1. 十年願景與兩年封面故事
  2. 年度目標
  3. 未來誌
  4. 月誌
  5. 日誌

我的筆記系統採用子彈筆記的概念,並由Google如下四項產品組成,這些app都有iOS和Android版app,並且由於是由雲端概念出發設計,所以可以讓我在MAC、PC、iPhone上都可以檢視和編輯:

  • Google Calendar:負責紀錄未來誌、月誌及日誌,讓我對自己的紀錄一目了然。Google Calendar是我發動一天要如果開始生產力的最重要工具,有效的讓我排定需要處理事項的優先順序。在iPhone上有好用的Widget,可以一眼明瞭每天的重要行程。對我來說,能夠解鎖手機就看到最重要的事情、提醒,是確保每天都有生產力的重要來源。
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  • Google Keep:寫下十年願景與兩年封面故事,打開網頁/App隨時可以看到並提醒自己朝目標邁進。Google Keep同時也擔任了個人記事本、每日心得/筆記的重要功能。並透過「標籤」(tag)的功能有效串接Google Calendar。
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  • Google Docs:寫下讀書心得、規劃旅遊及與他人協作的優秀雲端平台。強力的文字編輯功能,是撰寫長文章、與他人分享想法的重要生產力工具。
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  • Google Sheet:用來規劃個人資產負債表、家庭支出損益表的好用試算表。是用來釐清個人財務狀況的好幫手。
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首先說明的是Google Calendar。棋盤格似的版面,方便我們一眼看過去檢視整個月的行程,這是一般人最常使用的方法。這也是我最喜歡的檢視模式,可以擁有全局觀,看到整個「局」。

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搭配標籤🏷️功能,為紀錄在上面的內容進行分類。例如我自己的標籤有活動(個人行程規劃)、工作(代辦事項)、人際關係(與親友聚餐聯繫)、健康(個人運動紀錄)、日記/心得(搭配Google keep記事)、每天開心/感激的事(寫下每日的感謝與自己的進步)、閱讀(紀錄我的閱讀歷程)。

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透過如上的分類,我有效的瞭解過去做了什麼、紀錄今天完成哪些事、未來我要分配哪些時間來特別做什麼事。雖然Google Calendar不是特別設計來做子彈筆記,但掌握了核心精神,依然可以達到子彈筆記「追蹤過去、釐清現在、設計未來」的效果。

另外對我來說,能夠充分利用手機app來隨時處理相關筆記是相當重要的事情。Google Calendar、Google Keep、Google Docs、Google Sheet在手機app的介面都做的很好,隨時可以找到紀錄的資料甚至搭車時就開始編輯、輸出。

沒有最好的工具,只有最適合自己的工具,雖然我用了4個Google app來做子彈筆記,似乎和某些人用一個Notion就完成這件事比起來好像很沒效率,但是4個Google app各有其專項功能,可以有效率及有效能的完成數位筆記系統,這部分之後再來詳細介紹。

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