不要把不必要的事攬在身上

更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘


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最近有點忙碌,因為需要規劃「混合辦公」的議題,我連日文的複習都停了幾天,好不容易弄好「混合辦公」的初步架構及程序,然後丟出去給別人執行,現在才能喘口氣。

昨晚,正在難得的放鬆看影集時,手機震了一下,是人事梅小姐的電子郵件,發給我單位的總務珍妮,抄送給我。

「肯定是大事」,我的心提醒了我。

梅小姐身份地位特殊,平日是很少進公司的,我和她之間配合得不錯,所以我蠻了解她的做事風格,這個人要狠起來,不會比我遜色多少。下班之後還發mail,一定是她認為重要的事。

所以我單位只要有新人,我都會提醒他們,跟梅小姐有關的事要好好處理,梅小姐人是很好沒錯,但事情處理不好,她也是很敢直接講的,我經歷過幾次她修理銀行的場面,就知道這個人也是個狠角色。

昨天的事,一定是踩到梅小姐的紅線了。

愈資深的人愈清楚【不是你的事就不要介入太深】的道理,並且非常擅長「如何拒絕這類工作」,而資淺的人就無法拿捏的很好,經常會讓「自以為的好心」使整件事情的推動及處理變得很複雜,萬一剛好事情處理不佳時,會變成全部都連帶有責任。

這是什麼事呢?

我們大樓是一層二戶,二戶中間有電梯和梯廳,梯廳有經過裝潢,被消防局認定是違建,所以管委會通知我們拆除。

 

這首先要說的是台北市政府的效率

我到職快滿3年,從來沒聽說過有這種事,這次突然說「那是違建」,我就請總務去了解清楚,後來才知道早在2016年的時候就被通知要拆除,大樓管委會還有會議記錄,只是因為這是房東要處理的,不知後來如何,反正就是不了了之。

消防局那裡也不了了之。

我是2019年底到職的,近3年的時間從來都不知道有這件事,然後上週被通知說要拆除,12月會來複查。

六年的時間。整個「查獲」到「執行」,走了六年的時間。

再來,這種事情絕對就是「踼皮球大賽」(因為要花錢)

但我們是承租人,那也不是我們做的裝潢,所以應該是屬於房東和管委會之間的事,只是房東大概不是什麼慈眉善目之士,所以管委會都是儘量避免和房東溝通,都要「假裝找不到房東」,然後要透過我們轉達。

梅小姐是當初負責承辦的人,房租都是由她和房東聯絡的,所以我一開始希望她處理,因為我怕談得不好會影響我們的租約,然後她才告訴我這些歷史故事,並且她馬上親自打電話給管委會及房東,分別清楚表達「這件事是他們要處理的」,然後告訴我們她都打電話了,叫我們「不必也不要介入」。

但我剛說了,「管委會」和「房東」應該是處不好,

明明都有對方的電話和聯絡人姓名,啊會議記錄還要透過我們轉交。

「管委會」拿會議記錄影本來給我們總務珍妮,也說不清楚是要交給誰,珍妮就直接掃瞄給梅小姐,梅小姐一看到就直接mail發出來給珍妮,把我抄進去,語氣看起來很生氣,覺得「已經跟珍妮說不要插手,為什麼還要介入」?

後面就是一連串的溝通/說明/道歉。

看到那封信,心中涼了半截。「我並不是說梅小姐處理不好」,我不是一個「造成別人困擾還在意對方口氣不佳」的人,我只是煩惱珍妮會因此受挫。

今天我就找珍妮來聊一聊這件事的來龍去脈。

珍妮就覺得她很無辜,因為「管委會」拿資料來時她不在,是其它同仁代收的,所以她才會發mail問梅小姐「是不是要協助轉交」。

聽完之後我就大概知道珍妮的問題了。

其實梅小姐最早之前的mail上就有說,她已給雙方電話及連絡人名字,「請管委會直接與房東聯絡」,所以為何要自認好心的當中間「文件的轉達者」呢?

珍妮自己攬了一個「轉達者」的工作在身上,以後他們溝通之間有任何文件都要珍妮「協助轉達或掃瞄給對方」,萬一有天漏轉了、忘了、同仁代收後忘了轉給珍妮,那責任在誰身上?

這本來從頭到尾就【不關公司的事】,結果因為珍妮自以為的好心,讓公司與「將來可能產生的爭議」有關聯。難怪梅小姐會生氣啊~~~

珍妮平常還不會一直把「很忙」掛在嘴上,要是是一位「平日一直在靠夭很忙」的人做了這件事,我可能就會直接唸了,「啊你不是忙得要死嗎?為什麼你還要去做這件"不是主管交辦的事" ?」

有些工作的細節,資淺的人想不遠,可能會覺得是我們這些老人很機車,事實上,「多做一點事」真的不是重點,重點是一旦有問題時「會不會被牽連」。

你為你自己招來不必要的麻煩,這是你活該,自業自得,但若是你為公司招來不必要的麻煩,這就需要好好討論了。你會委屈,覺得自己做得很辛苦,怎麼不被認同,啊那個~~~「自找麻煩」的行為是要怎認同呢?對不對。

珍妮雖然看起來了解我的意思,但心靈可能還是有點受傷,這就是成長的過程囉,要自己學會思考。

像這種事,因為梅小姐在最早就有表達過「請他們自己連絡」,所以有任何要轉交的文件都是「直接拒絕/退回去」,連問都不必問,至於要如何「拒絕」又不傷和氣,就是考驗智慧了。通過了這個考驗、「學會並習慣了如何優雅拒絕」,以後做事很好做der~~~~




🍀2022/11/2 原發佈在其它平台,於2023/10/31遭到不合理對待後,決定將文章遷移至此。

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2024/10/04
學會放下很重要
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