公司沒有行銷公關部門，或是平常並未致力於媒體公關的維繫作業，臨時想舉辦記者會該從哪裡開始？記者會流程如何規劃，以及有哪些該注意的事項？隨著記者會的結束，如何延續話題讓記者會持續發揮更大效益？以上這些問題就讓我們今天為你一一解答，並和您分享舉辦一場成功記者會該有的關鍵流程。
為什麼需要舉辦記者會？如何規劃流程？
舉辦記者會能夠為企業在短時間內創造高效益的曝光，無論是新產品發表、提升企業形象、舉辦活動等需求，舉辦一場成功的記者會將能達到大量的媒體曝光。記者會是企業發佈消息比較正式的活動形式，最主要的目的是「維繫好利害關係人」，可使企業與記者達到良好的雙向溝通，並藉由記者媒體向大眾傳達最新的訊息，以達到宣傳企業形象、品牌行銷等目標。
記者會流程規劃：行銷公關必知的5大重點！
場地的規劃與時間的安排都是記者會前置作業重要的一環。確認活動規模是小型茶敘抑或是大型的上市發表會，再決定邀請多少媒體前來參加；確認活動規模後，挑選合適的空間及設備，並提供舒適的拍攝環境，將能提升記者的採訪意願。在日期的安排上，則要留意是否會和其他重大事件或節慶撞期；並配合記者的日程活動時間，可使記者出席更踴躍。
1. 決定明確的議題
舉辦記者會首先須提出明確的記者會主題，無論是上市發表或企業發佈重大訊息，都須擬定有足夠新聞點的主題，或提供具備新聞價值的話題，藉由活動亮點吸引記者媒體前來採訪，才能實質發揮記者會的宣傳曝光之效。
2. 場地規劃&安排時間
場地的規劃與時間的安排都是記者會前置作業重要的一環。確認活動規模是小型茶敘抑或是大型的上市發表會，再決定邀請多少媒體前來參加；確認活動規模後，挑選合適的空間及設備，並提供舒適的拍攝環境，將能提升記者的採訪意願。在日期的安排上，則要留意是否會和其他重大事件或節慶撞期；並配合記者的日程活動時間，可使記者出席更踴躍。
3. 現場活動的進行與管控
現場應依照原訂的流程規劃，掌握好時間及順序讓記者會得以順利進行。為避免突發狀況，記者會前最好安排彩排，並預先練習如何回應負面提問；在記者會當中，也要具備有隨機應變的能力，最後須保留Q&A時間，藉由提問讓記者獲取想要的新聞點，並達到正確的訊息傳遞。
4. 媒體的報導與露出
記者會結束後，應打鐵趁熱盡快將當天活動的照片及會後新聞稿準備好，發給所有有出席及未出席的媒體記者。而新聞稿的內容須有本次記者會所要傳達的完整訊息、企業理念、或產品服務等介紹，新聞稿中不忘提供有新聞價值、讓閱聽大眾感興趣的內容。
5. 輿情監測
應持續追蹤電視、報紙、網路是否有露出相關新聞，以及報導後所要宣達曝光的事項，是否有達到預期的效益。
記者會3大注意事項，讓活動流程更順暢！
成功的記者會除了需要規劃流程外，也要留意以下3點注意事項，才能讓記者會進行更加順利、成效更加分！
❖ 主題內容須保持一致性
從一開始的記者會邀約、到記者會進行、以及會後新聞稿的發佈，都應傳遞正確的訊息，不可突然偏離主題，導致焦點模糊。
❖ 規劃可持續延伸的話題
透過記者會活動可產生短暫的曝光效應，如何讓話題得以持續延燒，讓記者會後仍能維持熱度？在事前應盡可能地規劃完整且有系統的記者會主題，會後透過線上資源的整合，為記者會話題爭取更大的曝光效益。
❖ 讓記者發揮媒體影響力
成功的記者會能讓記者願意幫助企業傳遞訊息、宣傳產品服務內容或企業理念。因此，平時除了應與媒體維持良好的關係外，在規劃記者會活動時，應提供詳實的活動資料、規劃舒適的採訪環境，讓記者在參與活動時備感禮遇，也能提升記者的出席意願。
成功的記者會流程案例
2019年由亞典行銷於台北晶華酒店所舉辦的「糖尿病年鑑報告記者會」，在記者會中邀請多位醫師專家呼籲國人正視糖尿病危機，並透過媒體的宣導成功讓大家認識糖尿病居家照護的注意事項 。
資料來源： https://www.edenfront.com.tw/knowledge/pressconference/
這裡是亞典行銷，你在找公關知識嗎？
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