遠端工作的課題:以節省時間成本為主去做事,不要丟思考作業給別人

更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘

兩年前剛換到遠端工作時,因為轉換初期的不適應,還沒找到自己的工作節奏,導致第一個月都在焦慮中度過,不知道何時該休息。是讀了室友推薦的《遠距工作這樣做》後開始好轉。


這次重讀後,整理了書中以及自己實測經驗後對我很受用的3個觀點。如果你也是剛轉到遠端工作者,希望這篇能幫助到你。


顛覆工作習慣:有問題不能隨口就丟


因為說話的機會太珍貴了,我們更應該在每次提問前,
先把問題拆解清楚,才不會浪費彼此的時間。
—Xdite


以前在辦公室隨口就丟的問句,換到遠端工作反而會浪費數倍的時間成本!


舉例來說過去在辦公室工作,因為同事之間的距離很近,可以馬上丟出無腦的句子,如「OO問你一件事喔!這個主題你有沒有什麼方向?」

「顏色上你覺得黃色好嗎?」


在當下因為距離夠近,同事轉個頭就可以看著我螢幕然後連結問題回答,也不會意識到哪裡不對。


但切換成遠端工作模式,這樣的溝通就會變得很吃力,還可能導致對方抓狂,變成別人不喜歡的炸彈製造者。


因為對方跟我不在同個空間,單純簡單的片段問句,對方根本毫無頭緒。


不完整的問句,會耗費對方更多時間跟我做來回確認,更會因為這個突如其來的打岔而中斷他原本工作的思緒,甚至有可能他根本還沒開工就要被「其他工作」打擾。


最好的方式應該在每次提問前,先自己把問題拆解清楚,促使自己深入思考「如何問」」與「期望得到何種結果」,說不定在拆解的過程就已經獲得答案。



如果拆解後仍認為有需要提問…

在《遠距工作這樣做》中就有提到3個問問題前可以先怎麼做:


  1. 問之前,先思考自己想得到什麼?
  2. 將開放式問題改成「有限的多選題」(也就是,避免丟思考作業給對方!)
  3. 必要時盡量將問題的答案,用手段限制成你想要的結果


雖然第三個建議對我來說只能適用在特定情境,而且還必須有技巧的不讓對方知道。


但是,總體而言,這樣子的方法就是在協助我「將打擾同事的時間,降到最低」。


我們都不希望工作節奏被毫無頭緒的鳥事所中斷,所以在每次有問題要問之前也應該站在對方的角度,好好釐清:


這個問題是否「真的有需要問」嗎?

「怎麼問」才能最節省對方的時間?



主動設計任務清單:有功勞、不過勞


自己主動設定每日的工作任務,而不是等待主管指派:要幹嘛。


在《遠距工作這樣做》中建議的方式是每日這樣問自己後再設定目標:


(1)我昨天做了什麼?

(2)昨天遇到什麼困難?

(3)今天想請別人幫我處理什麼困難?

(4)我認為今天最重要的任務是什麼?

(5)確認完畢後,再開始接受別人對我的請求。


我個人的實際做法是,將這些自我問答從「日」改成「週」。


使用電腦玩物站長分享的每週目標清單,一週設定3大目標,再拆成最小單位分配到每日工作任務中。


在每周的最後一天晚上或是周一開工前,我會先檢視:


  • 上週有什麼任務還沒做完?
  • 新的一週預計想完成的大目標有哪3項?
  • 主管有沒有交辦什麼緊急任務,需要一併安排?


之後再根據急迫程度、目標大小,以及所需的工時長度去安排每日的任務清單。


這個方式我使用至今已經快3年了,每天上班第一件事就是先在工作群組裡發出今日「moring brief」,報告今天大概的工作內容。


好處是:

  • 能自己掌握主導權
  • 清楚表明工作時間
  • 工作結束有充實感


因為我認為創作型的工作都相對燒腦,如果每天起床都要想今天大目標是什麼,很耗精力,等於每天還沒開始就先浪費掉三分之一的精神在這些前置作業。


可能工作到周四就會變回:主管說幹嘛就幹嘛,我不想動腦了。


因此若是只需要利用一天1小時甚至不到的時間,先安排好每日任務,相當於是將主導權掌握在自己手中,將自己一天的精神90%投入「工作任務的本身」。


再者,主動報告也能讓主管、同事知道你何時工作,有哪些時段最好不要打擾你。


而且因為先報告了今日要做什麼,若是主管認為有哪些任務可以不用,或是有更急迫的事,也可以立即調整,避免做白工。


每天結束後,只要根據本週大目標進行隔天的任務調整、確認主管交辦事項,就能為自己省下部分精力,不過於疲憊。


最重要的是,看著因完成而刪減的工作任務,就能為自己創造「有功勞」的成就感。


原來自己今天一日也幹了不少事呢~


享受自己的工作節奏:客製生產力時間


遠距是個很難能可貴的工作機會,
可以自己客製自己生產力環境與時間使用。


若要問遠端工作的這幾年,帶給我最大的好處是什麼?


確實就如同《遠距工作這樣做》的作者Xdite所說:可以自己客製自己生產力環境與時間使用。


沒有人逼你在不想動腦時工作、在你不想說話的時候被打擾 。


雖然現實並非100%如此,偶而還是會有突發狀況…不過,這樣的工作模式確實能讓一個人更好地根據一天的精神力狀況,來安排生產力時間。


例如我思緒最清晰的時間是上午8-11點左右,這時間就適合做發想。

而通常在從事發想型的任務時,我還會搭配番茄鐘來掌管工作與休息的時間分配。



以我工作項目之一的腳本策畫為例,

我目前的步調是利用幾天收集好差不多的資訊後,再啟動番茄鐘:


  • 第1顆番茄鐘,收斂資訊(定義核心主軸)
  • 第2顆番茄鐘,擴充內容(造情境/找故事,以真實度提高說服力)
  • 第3顆番茄鐘,檢視重點(解決方案的精準性與內容流暢度)


雖然看起來約莫兩到三個小時可以完成,但其實在前面發想與定位主軸,還有最後收尾(第三顆番茄鐘)-進行第二次過目做優化的時候,才是最花時間,也是蕃茄鐘最難拿捏的時候。


因此有時,我也會將最後一步刻意安排到隔天進行。


原因是創作過程時常會遇上想法太多無法收斂,或是為了讓腳本貼切客群不斷修改修飾文字,導致越後期精力越少,開始頭腦發脹陷進去鑽牛角尖的地步。


那麼將檢視的最後一步留到隔天的好處

不只能維持效率,還能讓自己從腳本裡抽離,冷靜後再以一個精力充沛的狀態出發。



而且在心態上,也會因為既然都能客製自己生產力環境與時間使用了, 就不好再找任何「因為什麼什麼而造成工作低效」的藉口,


反倒是個促使自己進步的動力呢。




以上,就是我這2年多來遠端工作如何安排生產力時間的經驗,希望你會喜歡~

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Linda的人生儲藏室
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人生很長,腦容量很小。因此決定在能紀錄的時候多紀錄些回憶~ 還沒確切想好到底該經營什麼,所以什麼都放一點:一些職場工作的事,人生學習的事,之後可能也會放些結婚後、當媽媽後三代同堂相處的事。
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