神速時短 14|如何打造高效率的短時間會議?

閱讀時間約 1 分鐘

你心目中高效率時間短的會議是怎麼樣的呢?


神速時短的第71頁提到了這種會議的五個關鍵特徵。


第一,會議必須有一份明確的議程表。


議程表列明了會議的每一個階段:誰、何時發言,


這樣大家都能針對自己的部分做好準備,


避免了無謂的等待與拖延。


第二,選擇參會者也至關重要。


盡量只邀請與會議議題直接相關的人員,


避免無關人員的參與,不僅節省了時間,


也讓討論更加深入和有針對性。


第三點則是事前準備。


良好的會前準備包括對會議內容有充分的認知和資料整理,


這樣每位參與者都能對討論的主題有基本的了解和準備,


提高會議的品質和效率。


第四個特徵是嚴格的時間管理。


為會議設定明確的時間限制,


使參會者清楚會議將花費的時間,


從而在心理上做好集中討論的準備,


確保會議能夠迅速且高效地進行。


第五,會議結束後的紀錄和跟進措施同樣重要。


會後要對討論內容進行簡要總結,


並明確下一步的行動計劃。


這種持續的紀錄和進度更新,


不僅有助於鞏固會議成果,


還能確保團隊在後續工作中持續進步和發展。

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