11226.減少行政成本的領取感謝狀建議
近期新聞報導，有些人犯罪後會捐錢給民間團體，或參與民間團體的活動領取感謝狀，以證明本性良善向法官爭取輕判；我在民間社福團體工作時，常遇到民眾捐錢、捐物後想領取感謝狀，經過進一步確認，民眾真正想領取的是收據。
雖依各民間團體內部作業模式，感謝狀類型會有些差異，但感謝狀跟捐錢、捐物、義賣收據的不同在於，還包括協助辦活動、擔任來賓或講師、榮譽表揚。
由於感謝狀記載的身分資訊，大多只有當事個人或單位名稱，原則不能用來報帳、辦理稅務優惠，因此實務上會有人在捐錢後，希望以親友或神明的名義領取感謝狀，再以本名領取收據以辦理稅務優惠。
為節省民間團體製作感謝狀的行政成本，建議這樣做：
一、確認領取感謝狀或收據，尊重民間團體開立權限：捐錢或捐物後，如有報帳、申請稅務優惠需求，應領取收據，而不是感謝狀。
紙本感謝狀需用特殊紙張印製，並需護貝或裱框，相關耗材的價錢不低，因此部分民間團體為節省行政成本，如捐錢金額或捐物價值不高，則鼓勵領取收據，或改領取感謝狀電子檔。
二、提早提供正確資料申請：印製及寄送感謝狀需要時間，建議提早提供正確名稱、事由、希望開立日期，並確認感謝狀是紙本或電子檔。另外也需先確認感謝狀的文案，像是要不要記載捐錢金額，以節省工作人員的作業時間及心力，確保內容正確。
三、希望舉辦頒發感謝狀儀式，須先提早通知：部分民間團體因人力、場地空間限制，還需遵守專業法規及倫理，保護服務對象隱私，需事先安排頒發場地及流程、出席對象，更要提早申請以預留準備時間。
只要做到這些，有助減少民間團體的行政成本，讓民間團體能專心投入資源、時間、心力在核心的使命工作。
※附註：
1.媒體發表版本：
https://ginchang.wordpress.com/2024/06/04/11226/
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