先用這個故事當開頭 砍樹與磨斧頭
有一位年輕樵夫與老樵夫,一起受雇一件委託,要在五天內砍100顆的樹,這五天,年輕樵夫早出晚歸,中間幾乎不休息才勉強達成一天20顆的量,但看老樵夫就是固定每天8小時,中間還可以休息一下,輕易達成一天的量,年輕樵夫百思不解,明明自己工作時間長,體力也比較好,為什麼砍的速度還會落後,於是就去請教了老樵夫,老樵夫說:年輕人,我在砍樹的時候,大約有20%的時間在磨斧頭!
年輕人說:我砍樹都來不及了,哪有時間來磨斧頭!
故事到這裡就結束了 你看懂了嗎 從中悟出甚麼
1.當你是一位年輕主管,除了拚盡業務,還要培育新人,年輕主管說,我跑業務都來不及了,哪有時間培育新人,就因為你沒時間培育新人,所以你要自己跑業務,你沒有去磨斧頭
2.當你是一位新創業的老闆,每天接業務、報價、生產、打包、送貨,別人問為何不多請員工,年輕老闆說,我每天都在忙生意,哪有空去教員工,就是因為你一直沒教員工,所以你自己要忙生意,你沒有去磨斧頭
3.當你是一位專案經理,除了執行專案工作,還要分配工作給底下三位副專案工程師,你嫌棄它們不懂不會,只丟最簡單的工作給他們,難的都自己扛,每天工作的要死要活,老闆問說明年有誰可以扶正來自己包辦一個專案,你說目前其他人都不成熟,專案經理還是只有我能接,就是因為你一直在忙工作,沒有把較難的工作分攤下去也沒有教,那些副專案對難的不懂也不會,只能做簡單的,當然沒辦法當專案經理,因為你沒有去磨斧頭。(你會說這人是故意,不會,因為專案經理有人扛,你就會去承擔兩個以上專案,或是升上去當主管,公司不會允許你一直當專案經理,絕對不會,因為有一次執行兩個專案的人,三個專案的人,有負責全部專案的主管,公司不會允許你一直停留在同一個位置或位階,因為你停止進步了...)
重要不緊急的工作要多做,
最重要的是教員工、培育員工,是重要不緊急,但你不培育就一是一直沒辦法幫你分擔
把每天工作成果寫成日報是重要不緊急,你不寫,等一個月後要來交工作成果,要來彙整想都想不起,要花更多時間回憶尋找。
每周整理計畫支出明細是重要不緊急,但等你一個月後要整理,一大堆單據少了,對不起來或想不起來為何有這筆支出,你同樣要花更多時間去整理。
投標後的簡報或是計畫結束的成果報告歸檔是重要不緊急,有幾頁是講公司介紹、或講執行流程,或講競爭優勢團隊實績,不整理,下一次投標找不到或是換人做,就重新再來,結果發現花了一堆時間,公司早就有這個資源。
公司工具、資產要歸檔、索引文件、SOP要建立是重要不緊急,等要歸檔,才發現早買了一堆相同東西,或是找不到這個東西,借出去一直沒還,公司浪費一堆錢或是發現有人再偷衛生紙...索引文件或是SOP沒建立,發現同樣資料一直在找、同樣錯誤一直再犯,該提醒沒提醒,不斷內耗浪費時間金錢。
忙工作跑業務,是緊急又重要,忙完這個接下去忙緊急不重要的,所以一直沒去做重要不緊急,等到有空又只想休息,這個觀念簡單卻大多數人都忽略。
不然你問問你自己,你這一周或是過去一月,你做了哪些該是重要不緊急的事情..