想像一下：會議即將開始，你信心滿滿地走進會議室，結果發現客戶沒收到邀請，投影機也罷工了。 這些小疏忽可能讓一場精心準備的會議瞬間崩盤。作為 PM 或會議主持人，會前的最後確認就像一張檢查清單，幫你堵住漏洞，確保一切順利進行。
那麼，開會前該檢查什麼，才能讓會議無往不利？📋 這份開會前確認清單幫你一次搞定，從關鍵人物到設備細節，確保萬無一失！
🧠 開會前確認清單
開會前 24 小時：確認參與者
- 與會人員參與：確認關鍵人物是否出席，例如決策者、負責人或外部客戶。如果有關鍵人物無法參加，及早調整或重新安排。關鍵人物不到場，會議等於白開。
開會前 20 分鐘：檢查線上與線下環境
- 線上會議，確認虛擬環境：登入 Google Meet、Zoom 或 Teams，測試會議連結是否穩定。檢查攝影機、麥克風和耳機是否正常，確保畫面清晰、聲音清楚。提前開啟會議室，確認無其他干擾（如背景噪音）。線上環境出錯，會議瞬間斷線。
- 線下會議，確認場地與設備：檢查會議室是否預訂，桌椅是否足夠，環境是否整潔。提前進場測試投影機、螢幕、HDMI 線或無線連接，順便確認麥克風和音響效果。如果是外部場地，核對地址和聯絡人。場地或設備出包，會議直接卡關。
🚀 其他執行細節
- 提前聯繫高階主管的秘書
許多高階主管的行程繁忙，會議前 24 小時可以聯繫他們的秘書，確認是否與會。例 如，打電話或發郵件問：「林總明天能參加下午的會議嗎？」這樣能確保關鍵決策者到場，避免臨時缺席。秘書是你的最佳盟友，善用他們的協助。 - 備妥備用方案
準備好備用設備（例如筆電 HDMI 轉接頭）或紙本資料，以防技術故障。線上會議也備好手機熱點，避免網路斷線。有備無患，才能冷靜應對。 - 檢查會議資料格式
確認簡報或文件的格式相容（例如 PDF 或 Google Slides），並儲存在雲端，防止檔案打不開。資料出錯，準備全白費。 - 確認會議時間與時區
尤其是跨國或跨區會議，確認每個與會者的時區，例如「台北時間上午 10 點，等於東京 11 點」。時區搞錯，會議直接泡湯。
🌟 結語
會前確認清單是你打造高效會議的秘密武器，從關鍵人物到細節檢查，每一步都在為成功鋪路。💪 現在就列出你的第一份清單，應用在下場會議——讓每一次討論都順暢無阻，成為團隊信賴的會議高手！
