你有沒有遇過這種情況：會議開始後，主講人花了 20 分鐘從頭講解背景，大家卻還是摸不著頭緒？會議效率的高低，往往在開會前就已經決定。作為 PM 或會議主持人，準備工作做得好，不僅能讓討論更聚焦，還能大幅縮短會議時間。
那麼，會議前該做什麼才能讓每次會議直奔重點？
關鍵在於：訂好會議討論範圍與內容，並提前發給與會者，讓大家帶著準備進場，而不是在會議中從零開始。
🧠 會議前的核心準備
1. 訂好討論範圍與議程
- 會議不是隨興聊天，而是有目的的行動。開會前先問自己：這場會要解決什麼問題？達成什麼目標？然後把討論範圍寫下來，例如「確定新功能上線時間表」或「解決預算分配爭議」。明確範圍，才能避免跑題。
2. 準備具體內容並簡化
- 別指望與會者在會議中現場消化一堆資料。把背景資訊、數據或選項整理成簡潔的文件——最多不超過兩頁。例如，列出「問題、現狀、可能的解決方案」，讓大家一看就懂。重點不是多，而是精。
3. 提前發給與會者
- 會議前至少 24 小時（或根據緊急程度調整），把議程和資料寄出去，並簡單說明：「請預先閱讀，會議中直接討論。」這樣與會者有時間思考，甚至提前回饋意見。準備好的參與者，才是高效會議的基礎。
🚀 實際執行方法
- 預設討論時間分配 ⏱
訂好議程後，為每個議題分配時間，並在會議前簡短說明目的與範圍。例如：「這次會議目標是敲定新功能上線計劃，範圍包括時程與分工——10 分鐘討論時程問題，15 分鐘確認分工。」這樣的說明能讓與會者清楚會議焦點，避免某個話題拖太久。提前規劃時間與目的，讓討論更有條理。 - 避免「會議中才講解」的陷阱 ❌
如果你一開始就花時間投影簡報、慢慢解釋背景，不僅浪費時間，還容易讓與會者走神。會議是用來討論和決策的，不是上課。 把基礎資訊提前給出去，開會時直接進入重點。 - 確認參與者收到資料 ✅
發出去後，可以在會議前一天簡單確認：「大家有沒有看過資料？有什麼初步想法？」這能確保沒人掉隊，也能讓討論更有深度。
結語
會議前的準備，決定了會議的成敗。訂好討論範圍、整理內容並提前分享，讓與會者帶著想法進場，你會發現會議時間變短、成果卻更多。
從下一次會議開始，試著把準備做足——你的團隊會感受到效率的差異。讓我們繼續打造高效會議文化，把時間花在真正重要的事上！
