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今天才剛進公司就一團亂！長官丟了新任務，客戶突然說要提早來，接電話的同時，忽然Line跳出新客戶詢問遊學方案，她一邊接電話一邊回訊息，欸...等等，我剛剛客戶資料整理到哪？喔天啊...怎麼會這樣？邱美女崩潰內心吶喊：「怎麼又被事情追著跑！」
你是不是也常常想專心處理一件事，但一下子被打斷、一下子又忽然想起該做什麼事情、一下又跳去做其他業務，到最後卻發現自己什麼進度都沒完成？好像一直被工作追著跑，總覺得自己好沒效率，一整天下來明明很忙卻感覺一事無成，這次讓我們透過4簡單的時間管理技巧，一起幫邱美女找回有效的工作節奏，如何重整時間排序，規劃有效的工作節奏吧！
⏳ 方法一：艾森豪矩陣 Eisenhower Matrix
愛森豪矩陣是一種經典的時間管理和任務規劃工具，主要是透過區分工作任務的「重要性」和「緊急性」將工作分為四類象限：「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」與「不重要不緊急」。藉由將工作分類至四個象限後，就能幫助你釐清哪些事情該立即處理，哪些能晚點再處理。
讓我們以邱美女的工作項目來舉例吧！像是今天工作上發生了以下事項：
1.客戶臨時說要來諮詢遊學事宜
2.長官臨時交派任務
3.整理客戶名單
4.有新顧客傳訊息想了解遊學資訊
5.協助同事接待客戶
6.轉貼網路消息給同事
好的，那這些任務該怎麼放入艾森豪矩陣中分類呢？
像是1.跟2.屬於臨時性的工作，但又很重要，當然就是優先放入「重要+緊急」的象限囉!而3.跟4.雖然重要，但因為沒有當下要馬上處理的急迫性，就會放入「重要+不緊急」的象限裡，可以先做完重要且緊急的事項後，再來慢慢處理。把工作一件件擺放到相對應的象限，就會知道事情的輕重緩急，執行上自然不會覺得一團亂，效率也跟著大幅提升囉！
📅 方法二：時間箱 Time Boxing
相信大家都依稀記得小時候上學時都有課表吧？比如8:00~8:50是數學課；12:00~13:00午休時間；14:00~16:00社團活動等，時間箱的概念就類似於以前的課表，把一天的時間預先安排切成不同方塊，像排課表一樣安排每項工作所需要的時間，只是差別在於時間箱的時長可依據個人需求進行調整，可以是以1小時為單位規劃，當然也可以以2小時、3小時、一個下午，或整天為單位喔(比如:今天星期六我就是要爛在沙發上看netflix一整天!!!)。
那把時間固定下來的時間箱，又有什麼好處呢？一來是可以將工作項目切割小單位進行，以降低實行難度；二來則是提醒自己在這個規定的時間箱內應該要完成工作項目是什麼，避免分心或被打擾，而除了工作之外，在下班後的生活更是需要這個時間箱來幫助自己達成斜槓工作跟生活的平衡啊!
以長姐我為例，下班時間實在有太多想做的事情了!又想看書增進自我，也得抓時間運動，還要花時間做影片，可偏偏有時候不小心畫圖畫太爽就忘記時間，或臨時跟朋友約吃晚餐，然後就沒運動了(QQ)，這時候若是先把一週的時間箱事先規劃好，比如固定在週二跟週四19:00~21:00安排運動，就能在固定時間內保持專心，並且避免被其他事物打亂自己的步調。
這邊也順便推薦一本書給各位：《6區塊黃金比例時間分配法：三步驟「視覺化」時間價值，正事不荒廢更有小確幸，活出自己想要的人生 》，書裡作者則是建議將一天分成6個時間箱區塊去執行，大家也可以參考他的方式喔!
🧘 方法三：減法行程＋排進休閒
你是不是也常跟長姐一樣，除了要處理斜槓工作內容以外，又想額外學剪輯、又想畫插圖、又想學法文、又想跑馬拉松、又想去學瑜珈...，什麼都好想嘗試看看，但每項都學不精又覺得好像沒什麼成長？
現代人的生活充滿太多誘惑，又有許多方便的管道去學習或享樂，但大家時常忘記一天的時間都是固定只有24小時的，當你其中8個小時在睡覺，睡醒後的8~9個小時再上班，扣掉午休、零碎時間，下班後實際也只剩下約4~5小時可以運用，但是「什麼都想做，一定什麼都做不好」，長姐回頭看那段日子的自己，真心覺得好浪費人生哈哈哈哈，也因此體悟出減法行程超級重要，那生活中又該怎麼減呢？
首先大家要先有認知「資源有限，慾望無窮」這句話，縱使有再多想做的事情，但當你認清時間就是有限，因此減法行程應該是：
「放過自己，只挑選做最想做的/最必要做的那1-2件事就好」
並簡化每日例行性事務，如此一來，便能專心在所選擇的項目上發揮更大的專注力以及加深學習的深度。
這邊也可以推薦一本書《少，但是更好》，就是專門在談生活上如何做到「專準主義」(essentialism)，有興趣的人也適合去閱讀參考作者的方式喔!
另外，絕對不能一週七天的行事曆只充滿工作或學習！身體與大腦都會累垮的。建議要把玩樂或休息也「排入行程」中，而且，千萬不要在該休息的時候腦中想著工作，長久下來，在沒有真正休息的狀態下學習或工作效率都會大幅降低，大家可以跟長姐一樣，固定一週挑一個晚上，什麼活動都不排，單純好好跟另一伴吃晚餐、陪伴對方，在好好的充電過後，生活才會有餘裕與動力繼續前進。
🍅 方法四：番茄鐘 Pomodoro Technique
如果你是屬於很容易分心的人，那很推薦可以試試看使用番茄鐘。傳統定義上的番茄鐘工作法，是將工作時間切成25分鐘一組，專注完成一項任務後休息5分鐘。你看！只需要專心25分鐘就好，是不是聽起來很簡單？這個方法也是被證實能減少拖延與過度疲勞，提升專注力。
不過你可能會想問，每次只能設定25分鐘嗎？No~no~當然不是囉!大家其實都可以根據自己的需求去調整需要的專注長度，例如想在平日養成閱讀習慣，但又總覺得自己沒時間？那就設定10分鐘的番茄鍾讓自己專心閱讀就好;但如果需要長時間的作業，例如剪輯影片或繪圖，像長姐我平時就會設定50分鐘的長度，除了保持專注力以外，另一方面也是提醒自己盡量要在設定的時間內完成工作項目，才不會完美主義者上身花過多的時間在同項目上。
這邊就提供給大家我們使用過的手機番茄鐘app參考(ios系統為例)，都是可以自由設定專注時間的喔，另外像app裡多也有包含一些任務排序、打勾清單等內容，同時也可以設定當番茄鐘啟動之後自動將手機屏幕上鎖，讓你想滑手機都無法(攤手)，變相強迫你專心。
告別被追著跑的壓力，做回自己時間的主人
上天給世人最公平的一件事情就是：每個人的時間都是一樣多的，為什麼有人每天都被時間追著跑而感到好煩躁？但有人卻能輕鬆優雅駕馭很多事情呢？懂得安排生活或工作中事情的優先次序，正視並好好運用你的時間，你會發現，事情雖然還是很多，但你不再容易感到焦慮或沮喪，因為主控權又回到你手上啦。
從今天起，選一個你最有感的方法開始試試看吧！
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