初任接行政就負責「驗書」這個工作，
哇！對我來說，真的一堆疑問，每天都在苦惱怎麼做？
進到教育圈一年多來，我就一直想寫一本老師工作說明書，因為對於我來說，什麼事情都是從頭摸索，雖然有過去的資料也有其他資深老師可以詢問，但自己執行起來真的也是一對問題。
於是，我一直摸索、優化過程。藉由分享，希望可以幫助到像我一樣第一次做行政的人，或是儘管做了很多年，但還是有疑問的人。
代辦事項：
- 確認各版本的學生、教師用書數量、
- 計算各版本的總金額。
- 完成驗收紀錄。
- 交給會計審核。
- 上傳驗書證明至全國圖書系統。
- 傳真驗收單給各廠商。
- 等待收據並完成憑證。
1.確認各版本的學生、教師用書數量：
學校用書：打開校務系統，查看最新學生數量，轉出的、備用的都不要算。
教師用書：打開「全國圖書系統」查看當初訂書單是訂幾本書就知道是多少了！
2.計算各版本的總金額：
因為要算出數量以及價格，所以我將所有資料輸入Excel，利用最基本功能就可以簡單完成加總。分別輸入版本、年級、學生用書數量、學校用書數量以及價格，確認數字正確後，簡簡單單就能將正確算出總額啦～～～
3.完成驗收紀錄：
從公文中可以收到有兩份表格需要完成：「驗收紀錄」、「驗收證明書」。
這兩個表單比較有問題的是日期填寫：
例如：
－填表日期：8/7
－完成履約日期：8/1
－開始驗收日期：8/6
－完成驗收日期：8/6
－履約期限：8/25
＊要注意的是，不管是否真的有總務處或是其他人員協助驗收，都要記得確認驗收日期當天是否驗收人員都有來上班（通常驗收日期在寒暑假）。
4.交給會計審核：
完成「驗收紀錄」、「驗收證明書」並且蓋章後，就可以交給會計審核了！
5.上傳驗書證明至全國圖書系統：
會計審核完後，將檔案掃描為PDF檔案，上傳至「全國圖書系統」。
6.傳真驗收單給各廠商：
在開學沒多久後，廠商會依序寄出驗收單給設備組長。這一次我有使用紙本以及線上連結的驗收方式：
－紙本：
將正確數量及價格填寫完後，寫上發票抬頭、學校統編，傳真回去給廠商。
－線上連結：
廠商有寄連結給我填寫，我覺得這個系統很方便，輸入完資料後，所有數字就會呈現出來，也可以順便確認自己在Excel算的數字是否正確。填寫完按送出就完成啦！
7.等待收據並完成憑證，交給會計：
傳真驗收單給各廠商後，沒多久就會收到收據。接著就可以將收據填寫憑證，將收據黏貼在憑證上，交給會計，驗書的最後一步就完成啦！！！！
小提醒：閩南語是要另外填寫驗書單和憑證的唷～
