【如何在不打開簡報軟體前，就先把簡報做好】——比頁面「好看」更重要的是，你先想清楚了什麼

打開簡報軟體以前，我先講一個場景，

不是美觀的開場，而是你真正在職場上常遇到的那種。

你抓了昨天做的提案初稿，今天早上把它複製到簡報裡。

然後一頁一頁開始貼內容、加標題、調字體。

最後還問同事：「這樣看起來專業嗎？」

結果開會那天，你花了 20 分鐘講了 15 頁投影片。

主管點頭、看手機、滑平板。

結尾時一句「資料很完整，我們再看看」就結束了。

你整整準備了 3 小時，結果沒有一個實質推動。

如果你看完心裡有點刺痛，

恭喜，這不是說你「不會做簡報」，

而是你還在做「不對的簡報準備流程」。

真正好的簡報，不是先做投影片，

而是「先想清楚簡報的靈魂」，

把簡報在心裡完成 70%，再回到螢幕上做頁面。

這一篇，我會一步一步帶你做：不打開簡報軟體，也能把一場簡報「先設計好」。

▌為什麼不要一開始就打開簡報軟體？

很多人習慣一打開 PowerPoint，就開始做內容，

但這一步很容易誤導你。

你會先想「我要放什麼」，

而不是想「我要讓對方做什麼」。

這兩件事看起來像一回事，

但本質上它們是兩條不同的路。

當你先想「要放什麼」時，你很容易會陷入：

• • 我把背景講完了嗎？
  • 我把這個圖說清楚了沒？
  • 這樣能不能看起來專業？

但主管在會議上關心的是另一件事，

他想知道：聽完這一場簡報後，我要做什麼？

這樣的差異非常微妙，

卻會決定整個簡報的命運，

所以，先不要急著把內容填進畫面。

簡報不是呈現你知道什麼，

而是「讓對方做出決策或承擔行動」。

▌第一步：先問一句關鍵問題

在還沒做投影片之前，

請先問自己一件事：

這場簡報結束後，

我希望他做出什麼「具體行為」？

不是「理解」或「知道」，

而是真的採取或付出一個行動（action）。

例如說

• 主管同意下一階段預算
• 專案組成員重新調整時間表
• 跨部門同意配合資源
• 上級正式簽署合約

如果你現在回答不出來，

那你就還沒準備好做這份簡報。

這時，先別碰投影片軟體工具，

先把這一句話寫出來。

▌第二步：在紙上先寫下「一句話大綱」

不用頁數，不用圖表，也不用字體設計。

只要一句大綱，三個方向：

1. 1. 核心議題：要解決的問題是什麼？（痛點、需求）
   2. 為什麼現在要討論？（為什麼重要、急迫？）
   3. 我們下一步要怎麼做？（具體行動）

不是「應該知道什麼」而是「要做什麼」。

試著把它寫成「今天我希望你們做的三件事是…」

不要寫成「下面是今天簡報的 Agenda…」

那只是投影片大綱，而不是簡報設計。

這一步完成之後，

你就已經把簡報的骨架建立起來了。

▌第三步：在紙上畫出簡報的「思考線路」

很多人會把簡報當成「頁面問題」，

但真正關鍵的是：你的簡報要帶對方走一條什麼樣的思考線路？

這裡我常用一個最簡單的畫法：

在紙張左邊寫出對方現在的疑問（現況、問題）

在紙張右邊寫出你希望他做的選擇（行動、結果）

例如說：

「這件事情真的重要嗎？」→ 我希望他知道：現在不行動，明年很難爭取新專案

「風險太大了吧？」→ 我希望他知道：我們已經控制哪些風險

「為什麼投入要提早？」→ 我希望他知道：現在是成本最低、最需要投入的時候

當你能在紙上一條一條把這些問題串起來，

你其實就在「設計簡報的說服路徑」。

這步做完，

投影片只是最後把思考「呈現出來」的工具。

▌第四步：決定「不講什麼」

這一步非常反直覺，但卻是專業簡報的核心。

不少人簡報不好看，是因為「講太多」。

先嘗試回答下面這三個問題：

哪些內容我不講也沒關係？

例如：

• • 不講全部技術細節
  • 不講完全版本的歷史脈絡
  • 不講每一個例外情況

為什麼可以不講？

因為它們不影響最終的決策。

不需要犧牲核心思考路徑，

而花太多時間去解釋一大堆小細節。

簡單來說，

就是不要用自己覺得「重要」的順序來講，

而要用「對方需要知道、對方想知道什麼」的順序來講。

這一步會幫你把注意力從「內容本身」，

轉回「對方的腦袋在想什麼」。

▌第五步：現在再打開簡報軟體

當你完成上面四件事之後，

你再打開 PowerPoint / Keynote / Slides 等工具，

你會發現這時候做投影片變得非常輕鬆。

這時候的你，只需要：

• 用最精簡的一句話呈現每一個關鍵節點
• 把結論放在最前面
• 每個頁面只有一個核心訊息
• 不要用華麗的設計補內容本身的不足

你真正要做的，不是「把所有內容塞進去」，

而是把你在紙上整理好的思考路線「呈現出來」。

當你站在台上講，

你不需要依賴投影片才能講，

你是用投影片去支持你的邏輯。

▌簡報真正的對象是對方的大腦與決策情境

你不會因為「頁面多」，而變得有影響力

職場上很煩的不是被明確拒絕，

而是你覺得明明自己很努力、講得很完整，

結果對方沒動、沒答應、沒回應。

那不是因為你不懂 PowerPoint，

而是因為你還沒處理好下面這件事：

→ 簡報真正的對象不是投影片，而是對方的大腦與決策情境。

你先準備的是投影片，結果對方準備的是決策，

這兩件不同的事情需要不同準備方法。

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