2020-02-29|閱讀時間 ‧ 約 7 分鐘

「Excel 防柒六件事」

上次篇《文儀用品五件事》反應好似唔錯,咁我就按計劃寫下應用 Excel 嘅一啲趨吉避凶小貼士。有啲嘢,唔講唔覺,錯咗柒咗先發覺。因為使用 Excel 嘅一啲小問題而畀老闆明小暗寸事少,影響自己喺職場上嘅聲譽事大,你話幾唔抵呢?

一:打印空間 (Print Area) 非定不可

話說我當年仲係新鮮人、小薯仔,奉老闆之命整個表,懶靚咁執晒 Excel spreasheet 嘅界線、字型同顏色,執靚靚之後滿心歡喜 email 畀舊老闆等呃 like ,心情既期待又緊張。
似曾相識呀可?如果你老闆係新派人奉行無紙工作間, Paperless ,就可能相安無事。不過,遇著老派老闆鍾意事無大小都印出嚟喇喎⋯⋯就會好似我當年咁:一係就一張 Spreadhseet 散開六張 A4 紙印出嚟;一係就一張 A4 紙入面個表啲字好似米雕咁細粒。望住舊老闆對住幾張爛紙一臉茫然嘅樣子,真係欲哭無淚。
嗱,唔記得較 Print Area ,咪肉酸囉。
嗱,唔記得較 Print Area ,咪肉酸囉。
點解咁柒?咪就係冇較 Print Area,或者較錯咗囉。經一事、蔡一智,下次 send Spreadsheet 之前記得望清楚,張紙要打直定打橫,每行每列嘅長闊高較返好。話知佢印唔印、印之前又 check 唔 check Print Area 丫。

二:冇 Lock 嘅 Cell 就好似冇拉上嘅褲鏈咁

讓人予取予攜呀。
我舊老闆每次睇完我嘅 Spreadsheet 之後試按 Backspace 或者 Delete 掣。佢梗係唔係想滾搞我啲嘢啦,邊有咁得閒。佢,係特登嘅。
大家都知用得 Excel 少不免有寫 Formula 。但係公事上同人分享個 Spreadsheet 共用,點樣防止自己苦心寫好一段段嘅 If Then Else 唔會消失於無形?
答案就係較返每格嘅格式,係 Lock 定 Unlocked ,以及張 Spreadsheet 本身有冇較 Protection , Lock 咗嘅 Cell 究竟可唔可以揀選,可唔可以加行或減行,之類。
哎,畀你識穿咗我係用 Mac 嘅添。
咁你明白,我舊老闆嘅指定動作係以防有傻仔唔小心唔覺意鏟咗嘢然後仲要騰雞起上嚟 Save 埋個 File 啦?認真用心良苦呀。

三、用錯 Filter 篩錯選

「喂,點解個 Excel 印出嚟啲紀錄唔齊嘅?」 「有咁嘅事?」 「⋯⋯你自己睇下份嘢先。再返嚟搵我。」
交一份唔完整嘅報告畀老闆,同埋塊蕉皮佢踩真係冇乜分別。跣老闆一鑊嘅後果?唔係要我講下嘛?唔想有咁嘅一日,交功課之前望一望最左邊嘅行數,如果啲數字係藍色嘅,咁就睇睇個 Auto-Filter 啦。
一張 Spreadsheet 郁啲就一千幾百行紀錄,要喺入面篩選返相關嘅資料 (例如話某一日嘅交易紀錄) ,Auto-Filter 絕對幫到你。問題係, Filter 可以好多層,你可以選擇幾個條件去篩選 (例:邊日、邊個人、喺邊度) 。而冇手尾嘅人,用完 Filter 係唔會還原嘅。
成也 Filter ,敗也 Filter 呀。
同埋如果開新空白行又唔入嘢,再之後隔咗行先再輸入資料, Auto-Filter 可能唔識撈返空白行以下嘅紀錄,各位留意返。

四:亂咁 Hide ,實 Hi Hi

「Hi Hi 」一詞出自香港某論壇嘅懷舊模式 (粗口過濾 mode) 。意思可以自行查閱,如果你真係唔知嘅話。
記得有一次,舊老闆喺度研究份報告啲數字係點計出嚟嘅。但係佢 R 爆頭都搵唔到源頭粒數所在嘅 Worksheet ,一怒之下捉個同事嚟問,先知同事精甩邊,將原始數據 Raw Data 收起咗,又將中間換算嘅 Column Hide 埋,收到好似老豆當年床下底啲鹹書咁。
綠色嗰一橫一直就係匿埋咗嘅 Hi Hi ⋯⋯
嗰一日,舊老闆嘅面口真係好難睇。嗰個同事名副其實, Hi Hi 了。
退一萬步講,人係需要起稿嘅,而草稿係唔適宜見人嘅,所以無論隱藏 Rows 、 Columns 甚至 Worksheets 都係人之常情。咁有心而為之嘅作者當然可以善用呢個功能,但係為人為己,需知道工作上調職、 Job Rotation 嘅安排時有發生, Hide 嘢之前留低線索,無論係一張說明書定係頁末一句備註,都係功德無量。

五: C Drive cross reference 係咩玩法 ?

香港嘅電視劇集發明咗 C Drive 上網,香港嘅用家有時都會聰明到寫 Excel Formula 指住其他 File 嘅其他 Cell ,指到去咗 Local Hard Disk ,即係傳說之中嘅 C Drive 。咁玩法照計應該唔係有心嘅,可能純粹係當初開 File 嗰陣,一開波就喺 C Drive 開咗,之後搬上 Common Drive 又唔記得改返條 Link ,變成獨家村 Excel ,啲數冇得更新。自己同一部門嘅同事都尚且睇唔到,莫講話其他部門或者公司以外嘅讀者喇。
我嘅手勢係,除非好有必要數據連帶公式一併送出,否則多數都係另存一個 Values Only 嘅檔案先好畀人。呢個世界又有幾多人好似我同我舊老闆咁,鍾意走去研究人哋啲 Formula 點寫丫⋯⋯
硬碟上網大法
「 硬碟上網大法」,又名「 C Drive上網大法」、「 C Drive貼圖大法」,原指 瀏覽本地網頁(Local Page)的行為,亦即是 離線瀏覽,後被引申為網絡術語,用來批評電視劇集內出現假裝 上網的破綻及 恥笑缺乏上網知識而錯誤將電腦內圖片路徑直接貼上 互聯網的 網民 。 瀏覽本地網頁是指直接將存放在硬盤的網頁開啟,開啟時只會顯示儲存 網頁的本機地址而非 互聯網通用的地址,網頁中的圖片路徑變成本機路徑。這種做法無須連上 互聯網,效果與網上瀏覽網頁相同,故多被用於製作網頁、離線瀏覽等方面,如網頁製作者在自己的電腦製作網頁,預演效果;有人將網絡上的網頁保存到自己的硬盤中再打開。由於C Drive(C:\)是大部份 網民 的硬盤預設代號,故被戲稱為「C Drive上網大法」。 網絡上的圖片必須先行上載到 網絡空間、 網頁寄存公司或自行架設網絡伺服器,才能進行分享,但由於部份 網民的電腦知識不夠豐富,用自己的電腦開啟圖片,以為其他人都可以用同樣的方式開啟瀏覽,在沒有上載圖片到 網絡空間的情況下,直接將圖片位於自己電腦內的硬盤路徑複製然後發佈,於是出來的效果卻是 圖片無法顯示,因而被其他 網民瘋狂 恥笑 ,這種做法便是「C Drive貼圖大法」。 另外,部份時裝電視劇集在有大量 互聯網相關的劇情中露出很多破綻,例如地址欄為「C:\」、「D:\」等開頭,而非「http://」開頭;用 Internet Explorer上網的話,右下角應為「Internet」,而非「My Computer」等等,製作單位以為可以蒙騙觀眾,但卻被 網民識破,成為網民的 恥笑目標,運用此法的劇集便被標籤為 膠劇。而 無綫電視更將此法運用到電視劇集內的 Live Chart Room(相當於現實中的 MSN Messenger或 Skype)、手機短訊等方面。因此「C Drive上網大法」就被 網民引申,來批評及 恥笑 該些時裝電視劇集粗製濫造。 只要有網民打算向其他網民展示存在自己電腦硬盤內的相片,然而沒有將相片上載到 網絡空間而直接輸入圖片的位置路徑,於是帖子出來時 圖片無法顯示,其他網民在檢查過圖片的路徑後就可以 恥笑 他是使用「C Drive貼圖大法」。 或者有電視劇集,在含有 上網的劇情中使用了離線瀏覽, 網民 都會恥笑劇集為「C Drive上網大法」。 《珠光寶氣》其中一集,出現「C Drive上網睇鹹片大法」的穿崩鏡頭,畫面中網頁的網址為「 C:\珠光寶氣\Wetube\wetube.htm」,遭部分 高登 會員恥笑。 在2009年8月19日播出的第7集《絕代商驕》,期間出現過一次「C drive上網大法」的情景。雖然 無綫 今次不再重犯之前劇集中網址內寫著「C drive」的錯誤,但卻不記得右下角狀態列中仍然顯示著「我的電腦」位置。 於《學警狙擊》第21集提及到鍾立文( 吳卓羲飾)及江悠悠( 江若琳飾)描寫王子的小公主網誌之橋段,再度出現「C drive上網大法」的情景。有關的小公主網誌,網址竟然是「 file:///C:/Documents%20and%20Settings/User/桌面/學警狙擊/小公主blog/小公主21集20a.htm 」。 於《隔離七日情》中的有關情節,雖然電腦內的位址被隱藏,但右下角狀態列中仍然顯示著「我的電腦」位置。 於《花花世界花家姐》中所瀏覽有關犀利骨的 網站 ,竟是用「我的電腦」開啟。 於《潛行狙擊》中的有關情節,瀏覽器當中的狀態列為「 file:///C:/Documents%20and%20Settings/DELL/桌面/blog/旅遊BLOG.HTM」和「我的電腦」,網址列為一個無效的網址「 www.jodie@jodie.com 」。 於《法證先鋒III》中的有關情節,瀏覽器當中的網址列為「 file:///C:/Documents%20and%20Settings/Owner/桌面/DrFung/HKERC.htm」,和香港電子科研學會Hong Kong Electronics Research Society的正確縮寫HKERS不符,而狀態列為「 file:///C:/Documents%20and%20Settings/Owner/桌面/DrFung/DrFung.htm 」。 於《缺宅男女》中的「大浪網」畫面中,右下角出現「我的電腦」四字。

六:用 VLOOKUP 唔用 $ ,何必呢?

介紹返, VLOOKUP 嘅格式係 “ =VLOOKUP( [你要搵嘅對象], [你搜索嘅範圍], [你個對象再隔幾多條街 (column)], [FALSE (一模一樣) / TRUE (差唔多都殺)])”
咁最易出事嘅位喺邊度呀?係你搜索嘅範圍呀。好多人慣咗手勢用 Mouse 拉個範圍出嚟,咁個範圍就變咗 A1:G99 。然後下一步好多人又會將條 Formula 拉落去其他格仔度,然後啲搜尋結果就走晒樣鬧晒 Error 。因為,你搜尋嘅範圍已經變咗做 A2:G100 或者 B1:H99 之類。
有咩預防方法? F4 。唔係周渝民言承旭朱孝天吳建豪呀,係喺你寫公式嘅時候 highlight 咗個範圍,㩒 F4 令個範圍變成 $A$1:$G$99 ,咁樣就鎖死咗條公式,你點拉佢都指住呢個範圍。當然,再㩒多次 F4 就變成 A$1:G$99 ,鎖定行數;再㩒 F4 又變成 $A1:$G99 ,鎖定列數。點樣應用就睇你需要啦。
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