講座場地的挑選方式｜活動企劃第三篇

一、交通

（一）位置易達性

1. 捷運：以台北車站為中心，大概在哪個捷運站、距離捷運站要走多久，這些資訊都要明確寫在活動頁面，因此也必須實際走過，才不會大家以為在捷運站附近，結果又走了很遠才抵達，造成多數人遲到，因此在活動頁面，我通常都會寫【地點： XX （捷運 OO 站，走路 7 分鐘）】，更好的是放一張 Google 地圖，從捷運出來的走法。
2. 公車：除了捷運，若該場地位在大馬路旁邊，也可以記錄哪些公車路線會經過，讓參加者可以多一個選項，有些人的出發位置搭公車反而比搭捷運更為方便。

（二）停車方便性

距離捷運站越近，通常較難有停車位，因此若是離捷運站很遠的，更要思考附近是否有機車格或停車場，雖然這項不是必要，但若有消費者問到，至少可以回答得出來。（可紀錄在常見問題集）

二、設備

（一）投影

1. 投影方式：有些會用投影幕，有些則是 LED 電視牆，要確認如何開啟跟關閉，有些場地的投影機不是固定在天花板，需要每次使用都重新架設在人群中，因此在安排座位也要協調空間。
2. 簡報筆：有些場地會提供簡報筆，但主辦單位也要攜帶一支以防場地方的故障。
3. 連接線：大部分都會有 HDMI 線，同時要確認是否有 Mac 轉接頭，有時是主辦單位的電腦都可以用 HDMI，但講者希望用他的電腦投影，結果他的電腦是 Mac 需要轉接頭，就會當下一陣慌亂，

（二）音響

1. 有音響：確認音響位置，測試前後位置聽得感覺，多大聲後排才能聽到？以及哪個位置可能會爆音？麥克風是否有備用電池？如何調音量？
2. 無音響：有些場地沒有麥克風設備，也要確認是否後排會聽不到，或是要自己額外帶小音箱。

（三）桌椅

1. 數量：最重要的是確認最多可以做到幾人，需計算有桌子跟沒桌子的情況，避免現場有人沒位置坐。
2. 高腳椅：有些講座有長時間對談時間，會需要擺放高腳椅讓主持人與講者坐著，或是有些講者也會希望坐著講。
3. 動線：排桌椅時也要確認講者上下台要怎麼走、有錄影機的話要放哪，避免把走道都塞住。

（四）其他需求

1. 插座數量：若是會需要參加者攜帶筆電，則要看插座數量夠不夠，或是場地方有沒有延長線可借用
2. WIFI：是否穩定？若要播 Youtube 影片會不會卡？是否可供所有參加者使用？（有些場地的WIFI 只給主辦單位，不給參加者用）
3. 廁所、飲水機、垃圾桶：確定數量跟位置，這部分通常不會寫在官網。
4. 消防設備：這也是比較不會注意到，但也可以確認是否有滅火器。
5. 光線：是否亮度充足或昏暗，如是聽講活動要避免在黃光的場地，如是偏向分桌聊天則可適情況挑選。

三、服務

（一）接洽流程

確保租借場地是順的，避免明明有預約，結果活動前一週發現場地沒被登記到。

（二）匯款、合約時程

確定如何叫做「訂成功」，大部分都會以「簽約完 & 匯款完」才算租借成功；如果都是訂定還沒匯款，有些場地會優先給有匯款的單位。

（三）餐食

講座場地若選在咖啡店的空間，要確認是否都要低消（基本消費），以及是否有餐飲折扣等。

（四）其他規範

1. 提前、延後：如果是借用 18:00–22:00，是否可提前 17:30 場佈都要詢問清楚，以及上一時段是否有人借用？若超時到 22:30 的超時費用？有些會很嚴格，有些則是稍微彈性。
2. 飲食：是否可帶自己餐食進去？垃圾如何處理？
3. 場復：大部分場地都會要求活動完要場復到原位，借用前也都要詢問清楚。

四、預算

（一）場地費用

在台北，我觀察到的一般價位是「人數 x 100 」，假設 50 人的場地，價格大約 5,000 元上下，假設 100 人，大約 10,000 元上下，但當然會有再高、或是便宜，端看場地提供的服務或設備品質。

（二）長期合作

若在某幾個場地合作上良好，則可開始考慮長期合作，例如每月固定一場在這裡，價格上也可能可以談到折扣。 假設某個系列講座大約都 30–50 人，就可以跟 50 人場地談長期合作，但前提也是這個場地單位認為 #活動屬性 是相符的。

（三）備案

借場地永遠要有備案，透過上述的篩選條件 & 價格列出清單，萬一這個時段借不到第一選項，那第二選項是哪個？

▍總結