導入人資管理系統要評估哪些事？

以前要導入一套人資管理的ERP系統，往往因為價格太過高昂、需要MIS協助管理、每年還需要支付一定費用個系統維護更新費，因為HR要說服一般中小企業老闆導入實屬不易；或是導入後沒有用上十年八載寧死不換--但往往系統早就已經不堪後來的需求，反而還需要花費HR大量的時間調整，比沒用系統還累；再不然就是每年編列維護預算給系統商時，會一再被質疑該筆費用真的有需要嗎？不付維護費系統還是可以用不是嗎？

現在回想起來，我剛踏入HR這份工作的門檻時，剛好公司正在導入新的系統，真的是非常幸運的一件事。

這幾年科技變化進步快速，雲端人資管理系統因為入門價格相對便宜、沒有其他硬體添購需求、加上公司管理階層觀念改變，於是導入或使用人資管理系統幾乎是大部分公司的常態了。

我過去在不同的公司，都曾有幸導入與評估不同的人資管理系統，不管是早期跟財務進銷存綁定的單機版、中期獨立自主的web版、到現在百家爭鳴的雲端版，在導入前有哪些評估點要考慮的呢?

一、需求面：使用系統不外乎就是為了節省時間、提高效率、優化工作流程。

1.事先做好內部的需求確認，再跟市面上的系統功能逐一比較，大部份的系統通常很難百分百符合公司的管理規則，但至少先把不合適的系統先篩選掉。

2.確認公司的管理規則是否需要做調整。近年來勞動法令一變再變，但很多企業管理規則卻沿用多年，通常系統商會根據當下的法令開發相關的功能，趁機檢視公司的管理規則、如有需要做調整，其實導入系統是最好的時機。

3.除了管理規則外，還有一項很重要的就是核決流程。因為系統的指令是清楚明確的，邏輯也必須前後一致，加上系統的簽核只能被動等待關卡簽核，所以良好的核決權限設定才能讓系統發揮最大功效，不然整天催簽再催簽、每逢月底HR還要撥時間電話催、甚至人身親催，這不是系統難用，是人太難管理。

二、作業面：這邊我會分成HR、員工、主管三個面向來評估。

1.HR(後台操作者)：導入系統後，HR很多日常例行工作、報表製作都跟系統脫離不了關係，所以在導入前，務必先理解每一個模組的操作流程、細節，跟自己的需求是否相符；某些公司可能會分功能導入系統，選擇的平台是否有擴充功能？如果企業原本就有其他系統（如刷卡鐘、財務系統等等），是否能互相串接？系統配合法令更新的速度？導入顧問是否專業？客服的協助是否到位等等。

HR就是企業內的人資系統專家，所以在請務必確認除了當下的問題外，未來性跟系統商的後續服務也不可忽視。 我記得當年公司在評估更換財務系統時，曾評估過連人資系統也換同 一套，但當時該系統商的業務已拿到財務系統的大訂單，對於我這小 小HR的提問都十分敷衍，在了解該公司的系統其實在人資這塊彈性很小、限制很多後，我還是跟公司建議以較少預算跟原本的人資系統商續約，並以長期合作的互信關係跟廠商爭取到較優惠的價格；在我離職後，資訊主管為了方便管理，主導將系統更換為新的系統商，結果連最簡單的簽核權限調整都要請mis設定，而mis常常已讀不回……，但會被抱怨系統難用的通常都是HR，所以良好的後續服務絕對必要。

2.員工(主要使用者)：員工要的其實很簡單，好理解、好操作就萬事OK。

所以在評估導入系統時，還是要了解一般使用者看到的介面跟操作手續；現在系統其實大多都很注重UI/UX設計，我自己看過的系統幾乎都還算簡單易懂，所以還是要回歸到HR在設計整個使用流程時，是否清楚明瞭。另外我也會讓不同部門、職務的同仁也先試用看看，這樣更能完整的評估整套系統是否適用。

3.主管(權限管理者)：主管通常都是問題最多的一群人(笑)。

我認為導入系統最大的好處之一就是HR有非常好的理由可以跟主管們互動。從主管們反應的問題可以幫助我們了解，原來他們在工作上有哪些痛點需要被解決，雖然這些問題通常跟導入系統無關。

跟一般員工比較不一樣的是，通常主管會需要設定某些權限，而權限這項設定通常跟組織架構、權力關係密不可分，所以HR怎麼思考架構設計、未來可能的變動狀況、系統是否足以承接必要的需求等等，對於HR鍛鍊對於企業內部的權力敏感度非常有幫助。

三、風險面：

1.法令面—如同前面提到，近年勞動相關法令變動非常頻繁，所以在選擇系統時，系統商是否能快速的配合調整，會是滿重要的一環。所以我自己比較偏好系統商能提供專業的人資顧問，這樣在相關的法令調整時，除了比較不用擔心系統外，也多一個諮詢問題的對象。

2.技術面—我個人也會特別了解開發團隊的狀況、相關背景等，畢竟系統就是軟體設計，所以系統商的研發人員如果不能協助解決問題，導入之後勢必會大傷腦筋，畢竟人資專業部分HR還可以自我進修彌補，但我們可不會跳下去自己寫程式。

3.穩定度--這也要分兩方面說，其實就是系統本身穩定度是否足夠？會不會常當掉？申請單常卡住？防呆機制有沒有做好等等，至於怎麼在還沒導入時就知道系統穩不穩呢？其實Google或是在一些人資社群提出，很多人非常樂於分享使用心得，徵才要做背調，導入系統也一定要喔。

另外一部分就是廠商背景啦，畢竟系統導入後我們還是希望能夠長期使用，上面提到的功能更新、顧問服務等等，其實都需要系統商的支持，所以如果系統商本身基礎不穩，萬一導入沒多久之後就宣告停止開發，身為主導專案的HR應該是非常無語問蒼天……。

以上是我自己在評估導入人資管理系統時的一些小心得，其實導入系統很好玩也很有收穫，如果有機會，建議大家好好把握，相信對HR的職涯會有非常大的幫助。