員工是企業最寶貴的資產，強大有效的員工管理能顯著影響公司日常的運作。然而不是每家公司內部都有能力處理員工管理事務，這也就是為何許多企業選擇將人力資源外包給專業第三方處理。
何謂人力資源委外？
「人力資源委外 (Human Resources Outsourcing)」是指企業聘請第三方公司，來監督其部分或全部人力資源事務。薪資處理、員工福利管理、人才招聘、人力資本管理等都可委外給其他公司負責。
哪些企業需要人力資源委外？
如果你的企業在處理內部人力資源事務時面臨以下挑戰，那麼你可能需要考慮人力資源委外：
- 與其他業務需求相比，你在人力資源事務上花費的時間過多。
- 你的企業面臨責任風險、之前的訴訟與未來訴訟的風險。
- 你沒有足夠預算雇用內部人力資源團隊。
- 人力資源工作事務目前交由其他部門的員工代為處理。
- 內部人力資源人員不足，無法執行與完成招募與員工管理等職務。
如果目前公司規模不足以聘請內部人力資源人員或團隊，也可以考慮將人力資源事務委外。
人力資源委外提供哪些事務功能？
我們來列舉常見的人力資源委外提供的服務功能。
1. 薪資處理
「薪資處理」是最常委外的人力資源功能之一。從員工薪水中計算薪資扣除額，最常令人感到困惑且複雜。薪資扣除包含薪水各種扣除額、薪資稅與福利保費。如果發生錯誤，可能會造成法院和美國國稅局的麻煩。許多公司選擇將這項任務交給薪資專業人員處理，而不是自行處理。
2. 員工福利管理
一個完善的員工福利計劃，包括健康保險、退休計劃等。不但可讓現有員工感到滿意，並且在招聘過程中增加企業的競爭優勢。但福利管理可能相當複雜。因為可能涉及研究不同福利計劃與遵守福利法規等相關工作，許多公司會將員工福利管理委外處理，來減輕自身的工作負擔。
3. 勞動法合規性
企業主必須遵守平等就業機會 (Equal Employment Opportunity, EEO) 法律和工人賠償法規。聘請人力資源合規專家，可以協助你遵守平等就業機會和工人薪資準則。
4. 勞資關係
如果你沒有足夠時間處理員工與管理者之間的衝突，與制定公司政策，你可能需要將勞資關係協調事務外包給第三方人力資源團隊。專業的外部人力資源部門可以調解勞資衝突，並協助修改公司政策，來反映員工關注的問題。人力資源委外公司也可以幫助企業製作員工手冊。
5. 人才聘任
公司希望找到合適的優秀人才，就必須處理招聘作業與面試，可能相當耗力費時。為了減輕人力資源部門的工作負擔，你可以將招聘過程委外給專業的人力資源人員來處理。
6. 績效管理
年度考績評估、薪資談判，以及其他與員工績效相關的會談，是經營企業時必要的管理。一般會由內部團隊來主導這些對話。但你若考量時間或專業不足的情況，可將績效管理事務委外給第三方公司。專業的人力資源公司也可以幫助你確定績效目標，與建議有效的獎懲方案。
7. 背景調查
在招聘員工時，進行背景檢查和推薦人諮詢是一個很好的做法。這些步驟可以幫助你更多了解想要引進企業的人。然而這些過程都相當費時，且需要依賴一些特定管道，所以許多公司會交由第三方來進行背景與推薦人調查。
8. 風險管理
人力資源團隊同時也需要責監督公司中反歧視工作與員工關係，來避免工作場所衝突或訴訟發生的風險。你可將此類風險管理工作外包給人力資源專家，由專業人士來處理。
9. 藥物檢測
員工的身心健康狀態直接影響工作效能與職場的安全。近年來有許多公司交由人力資源或專業公司來處理藥物檢測這項任務。讓專業公司來指導你的員工完成整個檢測流程，將所有樣本送到實驗室進行測試，並將結果回報。如果檢測結果需要採取紀律處分或解僱，你可以交由人力資源公司來執行這些任務。
10. 員工諮詢輔導
員工諮詢輔導是幫的員工獲得心理健康服務的做法。目的在緩解工作壓力的員工援助計劃 (Employee Assistance Programs, EAP)，能讓員工接受短期輔導。第三方人力資源團隊可以代表你來管理 EAP 計劃。
人力資源委外的優缺點
優點包括：
- 節省成本。雖然需要支付委外人力資源服務費用，但可能遠低於一名內部人力資源員工的薪資。另外，人力資源的事務不少，若要聘用整個人力資源專業團隊來完成所有相關事務的成本極高。將人力資源服務委外，既可得到專業服務，成本更可降低。
- 降低福利保費。人力資源公司通常與福利提供商有著密切的關係，通常可以為大型群體爭取更好的福利。他們可能擁有談判更大的籌碼，來替你的公司協商更優惠的福利計劃費率。
- 節省時間。如果你的公司無法負擔內部人事資源的人力，這些工作就可能由其他員工來分擔。第三方人力資源公司能夠讓你的團隊專注處理他們的主要工作職責，進而提升公司的生產力與效率。
缺點包括：
- 可能會感到缺乏人情味。有些員工可能會覺得由外部公司談論績效問題是冷漠無情的。有些公司也認為擁有內部人力資源人員較有人情味，員工的滿意度可能高些。
- 作業更正可能需要較長時間。如果員工發現薪資錯誤，需更正，你必須聯繫人力資源委外公司來儘快處理。因為有可能需要一些時間來確認問題，同時他們也有其他客戶事務要處理，可能無法立即更正。相比之下，內部人力資源團隊就可能能夠立即進行更正。
- 招聘作業帶來的挑戰。第三方無法像公司全職人力資源人員一樣深入地了解你的企業文化。在招聘作業上需要事前做好完整的溝通，利用第三方的專業與資源，來更快找到合適的人才。
無論你是剛創業，還是經營一家龐大企業，經由委外服務可以減輕負擔，並提升運營的效率。你理想的委外方案取決於企業的規模與實際的人力資源需求。簡言之，將某些事務委外給專業第三方人力資源服務，可以節省公司的時間與金錢，同時讓業務有效運轉，維持運營。
(資料來源: Business News Daily)
