更新於 2021/09/08閱讀時間約 3 分鐘

跨的不只是部門,還有人心

    一個闖入朋友午茶時光的客戶緊急來電,讓我趕忙打了幾個電話與其他部門主管快速討論,並且約定翌日早上要開會最近一步的執行細節討論。跨部門協作是職場上經常遇到的狀況,到底要怎麼樣在跨部門協作時,能夠讓其他部門願意配合,這是很多人面對的兩難,畢竟跨部門協作跨的不只是部門,還有人心。
    難得和友人享受悠閒的午茶時光,就在接近結束的時刻,國外客戶來電讓我不得不起身接聽,短短幾分鐘的談話,卻讓我的大腦飛快地運轉,回到座位上,結束了美好相聚時刻。
    我鮮少在下班後還打擾同事,但客戶跟我們有時差,這個客戶也難得要求我馬上回覆他,結束幾個通話後,客戶的問題仍舊懸在我心頭,腦海中開始想著明早該如何跟兩位主管討論,同時閃過許多以前跨部門處理客戶問題的畫面。
    跨部門協作必要時要懂借力使力,但你得知道有什麼力可以借!
    跨部門溝通時,必須適當借助團隊成員的力量時,但先決條件是,你是否真的知道每個人有什麼樣的能力可以借?你是否了解每個人在團隊中的角色與影響力?
    C向B主管協助處理客訴,但B主管卻認定這是客戶本身的問題,所以不同意按客戶要求退貨,但C認為就算不同意退貨,也應該要提出緩衝之計,而非跟客戶硬碰硬僵持,C陷入進退兩難的局面,突然想起資深的A前輩,向來很有辦法說服B主管,於是C馬上求助並借用A前輩的影響力,果然讓B主管願意妥協與接受,在達成目標的路上,C透過平常的觀察與關係,成功了攔下A前輩這個順風車。
    創造參與感:把我變成我們,我的事就成為我們的事。
    L忙得焦頭爛額的策劃公司的活動,需要每個部門配合,但每個部門的同仁都給L軟釘子碰,每個人都說:「我們沒空弄這個啦!那是你們部門的事。」L想著這樣下去鐵定弄不出好的結果,L突然想這次公司活動宣傳用的廣告稿,廣告公司三個設計都不錯,很難選擇,何不乾脆讓全體同仁來票選廣告稿,為了刺激大家參與票選,所以L設計從得票數最高的票中抽出一位同仁,可以獨得獎金一千元。雖然這獎金不高,但就像買彩卷一樣,創造出人人有機會的氛圍。
    票選活動一公告,在獎金的吸引下讓大家熱烈討論起廣告稿,加上L故意製造時間的緊迫感,當天下班票選完畢,隔天早上公布結果,並請副總抽出幸運得主。票選活動熱烈結束,但L卻用一千元讓全部同仁有參與感,把「我的事變成我們的事」,果然在尋求各部門協助時,大家的態度就軟化了。
    每個人都需要存在感來證明價值,是你完整了我。
    A因為年度績效優異,打破公司紀錄,所以在尾牙上受到公司表揚,A在說得獎感言時,特別提到能夠成功接到這個大案子,是因為哪些部門全力協助的關係,其實這樣的場面話大家聽多了,也就沒什麼特別,不過A公開點名個部門協助的人名,還是讓這些同仁聽了心裡很高興,但真正打動這些人的,是A在最後說:「是你們完整了我,因為沒有你們的支持,我的訂單就沒有任何意義。」這句話讓同仁們突然感受到自己存在的重要性,彷彿在台下為A熱烈鼓掌的掌聲,其實是給自己的。
    團隊中,不是每個人都有機會站上舞台,但如果沒有幕後人員,也不會成就幕前的精彩,所以每個人都需要存在感來肯定自己的價值。
    跨部門協作是職場上一定會遇到的狀況,要如何讓其他部門願意配合,就要在許多溝通細節上用心,因為要跨的不只是部門,要跨越的還有人心。
    #海邊小鎮的工作日誌之跨部門篇
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