如何舉辦好一場活動？最詳細步驟全部告訴你

協辦第一次百人活動時，我還記得我很興奮的搭著高鐵，想著竟然可以去其他縣市出差，結果會後會的檢討嚇死我了，第二次百人活動，我前一天晚上做了惡夢，搭著高鐵是帶著要去打仗的心情……

舉辦活動並沒有想像中的那麼簡單，活動事前準備、活動中注意事項及活動後檢討優化，都有很多瑣碎卻重要的步驟，這篇文章要一次分享給你！

活動前

1.開啟專案計畫

・目的：是為了增加品牌知名度還是招募更多使用者，宣傳產品、讓使用者試用產品等。

・參加對象、場次規劃：預計招募的參加對象，以目標客群去定義，身份、年齡或是興趣，接著可以規劃場次，一季或是一年有幾場，是不是分別在不同的地區。

・預估目標：預計有多少人報名，多少人會參加，多少人會試用到產品，或是多少人會購買，購買人數佔參加比率多少。

・預算規劃：基本上花費最多的會是場地、製作物、人事等大項，其他還有運費、交通費、宣傳廣告費等。

・主題設計與流程：針對目的及參加對象去設計活動主題，以及流程，要時時檢視這個活動或簡報內容對參加者的價值是什麼。

・執行時間點：以終為始的方式往前推執行時間點，什麼時候前期準備要完成，什麼時候開始招募等，可以製作甘特圖以便執行。

・宣傳方式與準備：是要線上招募還是實體招募，如果一定時間點沒有到預期人數那要投廣告嗎？

專案計畫以上的幾個大項都想好之後就可以實際開始規劃與執行了。

2.租借場地

先確認想要多少人來參加活動，找尋該地區可容納理想人數的場地，再與該場地確認時間，可以用幾月的平日、週末及預期時段（早上、下午、晚上）去談，跟場地確認物資、停車等等事項，這裡提供場地確認事項excel表給大家參考，確認租借之後請場地提供場地平面圖、實體照，然後就可以簽合約了。

3.物資規劃清單

列出所有活動所需的物資，可以用活動流程來審視所有物資，需不需要製作展架、有沒有要抽獎，有沒有異業合作，異業可以提供任何物資或宣傳物等，列出來之後，確認負責人以及物資目前狀況，這裡也提供excel供參考。

4.報名

如果是線上報名的話可以用google表單或是survey cake。

・報名表：上面要放上哪些內容，活動的介紹、議程表，以及參加誘因，參加者可以得到什麼內容、主講者的經歷，甚至是抽獎獎項等，然後設定參與者填寫基本資料欄位。

・報名時間：多久以前要開始宣傳，招募不夠人要不要投廣告，多少人就報名截止等，報名人數活動前兩週左右需要每天更新，確保自己有處理報名資料的時間，像是刪除重複報名名單、檢查報名資格。

・報名成功提醒：活動當週需要事先寄確認信或是打電話提醒參加者，場地規範或是需不需要帶電腦等活動資訊，也可以請參加者確認會有幾人參加，以便控制參加人數。

5.行前會

・工作內容：將所有工作人員聚集起來，布達注意事項，有哪些工作內容，內場外場的工作分配，負責人是誰，在活動中所扮演的角色是什麼等，過一遍流程及說詞，流程可以做小抄放在名牌後面。

・角色扮演：主持人及工作人員可以做角色扮演，實際演練再彼此給建議，以及做簡報的確認、潤飾。

・活動紀錄：活動花絮的拍照、攝影如何安排，再來就是提醒當天的穿著、集合時間、到場時間、佈置時間等。

6.活動回饋機制

實體活動是收集名單的重要管道，這些資料一定要妥善運用，可以設計活動QA，可以用即時線上問答讓大家可以到上面發問，活動尾聲也可以請他們填寫問卷，實體或是google表單，以利後續分析活動成效，也可以讓後續CRM運用。

活動中

到達場地之後，按照會前會的場地平面圖快速佈置場地，之後讓自己有時間習慣場地，空閒時間在腦海中跑流程，在活動當中難免會發生預料之外的事情，這時候危機處理的能力就很重要，當下先判斷這件事的緊急性，會不會影響到後續活動進行，活動前就要先知道誰是有決定權的人，全場工作人員保持良好的溝通。

活動後

除了收拾場地，也要按排時間檢討當天活動舉辦狀況，提出自己觀察到了什麼並給出建議，提供之後舉辦活動改進，還有算回收的問卷數量，統計活動多少人購買產品等，事先整理物資運回清單，就可以快速打包物資貼上運送資訊。

・名單處理：後續名單回來的處理，如果有訂購產品，就在保證時間處理完畢，還有將問卷做後續分析，做後續改善建議整理，並將名單匯入CRM。

舉辦一個活動需要很多人共同的努力，希望以上的分享有幫助到大家～