掌握活動關鍵零件 - 工具表的使用推薦

組裝模型需要有許多的零件，籌辦活動也需要許多要件，這些要件將在『活動期程』中一一塗裝上色。

一日講堂活動

時間：2022年1月28日 星期五 9:00-17:00

• 前期（企劃期）：擬定預計的活動形式、日期、預計KPI、辦理地點、邀約名單，最重要的就是主題方向及活動經費羅列，同時讓你依據規劃的進度修正工作表。
• 籌備期：邀約講師、預定辦理地點、簡章擬定、活動主視覺設計等，大致完成前半期之後將會開始同步進行宣傳，你可能會透過社群媒體（Facebook/Line社群/Accupass/官方網站）或是透過公文及宣傳文宣、報章雜誌等方式進行；宣傳期接近尾聲、籌備期也進入尾聲時，除了發送活動通知及工作手冊製作外，更要進一步地準備『活動當天』需要的工具。
  活動當天需要的不外乎就是從一開始到結束，每個橋段會需要的物品，依據活動狀況做調整，可能會先從報到清單、A4立板、文具箱、名牌繩、名牌，依照純講堂活動來說偶爾可能會搭配當日議程及講者介紹的活動手冊，當然爾近期政府強力推動無紙化政策，逐漸以電子形式呈現，改以提供相應之QRcode；進入場地後的座位貼、桌牌、紙筆、筆電（講師用）、活動簡報、背景音樂、簡報筆、活動回饋單、便當茶點等等。
  這個階段涵蓋非常多的事務，其實可以再把它拆解成更細的階段，但本身習慣利用工作中的零碎時間完成相關準備，因此仍舊將它合併在同個階段，上面提及的也只是大致的內容，之後可能會再利用單一篇幅來談談活動『當天』究竟有哪些注意事項跟事前的準備。
• 執行期（活動當日）：這個階段的行動清單，我會羅列當日事項，而所需備齊的文件雖重複羅列，但理應於籌備期或活動前一天完成，這部分只是做到重複確認的用途；活動簡報、活動音樂、講師領據、講師簡報、簽到表、主視覺橫幅、活動手冊（實體或電子）、文具箱、活動總檔案之USB、聯繫總表（含便當廠商等）、筆電、線材、活動回饋單等。
• 結案期：進入到這個階段，恭喜你活動快要結束，你快要從膽戰心驚的過程中結束，再進入下一場的膽戰心驚。這個階段開始，你有行政和財務兩大面向的事務要處理。
  行政：分析活動回饋單，依據需求做結案報告或數據紀錄；掃描或建立出席名單資訊；活動資訊的歸檔並建立供他人使用的活動流程SOP（或個人使用的）；整理活動剪影；寄送活動感謝信及剪影給講師紀念（依公司規定）；活動結案報告製作。
  財務：完成所有需請款之領據、發票；計算總活動之花費並與原先預算進行核對（如果出入很大，建議可以先羅列原因供長官檢視）；如果情況允許，我會再與會計確認以往帳務的出帳狀況，必要時刻你可能會需要請他加快處理。