組裝模型需要有許多的零件，籌辦活動也需要許多要件，這些要件將在『活動期程』中一一塗裝上色。
一場好的活動需要有明確的日期、時間、地點、主題、議程等資訊，但這次要帶大家討論的不是這些『對外資訊』零件，而是作為一個工作者，在完成這場活動，屬於你自己的『工作零件』。
進入職場開始至今一年多，實質辦理的活動專案約莫四、五個，小則幾小時的講堂、大則好幾天的競賽提案營隊，漸漸地在辦理活動時，我都會製作屬於自己的Excel工具表，幫助自己羅列在整趟的專案過程要執行的工作項目及其Deadline，並透過工作狀況進行滾動式修正；這篇文章將從個人的慣性方式去做分享，大家可以按照自己期望的方式建立屬於自己的工作備忘錄，如果是期許得到更專業的內容，可能就要請有需求的人自行尋求資源。
「一個專案再大，要解決的仍只是他的優先順序及行動清單」依這個概念，我會先從時間下手，你可以依據自己希望切割的時間單位做區分，再將行動清單一一羅列，以下將依一日性講堂活動為案例進行分享。
一日講堂活動
時間：2022年1月28日 星期五 9:00-17:00
先假設上述日期時間，讓我們能大致準確的擬定時間單位，你可以從11月、12月、1月去做工作時間分配，也可以用自己喜好的方式去做區分，我多使用前期、籌備期、執行期、結案期為慣用方式進行區分。
- 前期（企劃期）：擬定預計的活動形式、日期、預計KPI、辦理地點、邀約名單，最重要的就是主題方向及活動經費羅列，同時讓你依據規劃的進度修正工作表。
- 籌備期：邀約講師、預定辦理地點、簡章擬定、活動主視覺設計等，大致完成前半期之後將會開始同步進行宣傳，你可能會透過社群媒體（Facebook/Line社群/Accupass/官方網站）或是透過公文及宣傳文宣、報章雜誌等方式進行；宣傳期接近尾聲、籌備期也進入尾聲時，除了發送活動通知及工作手冊製作外，更要進一步地準備『活動當天』需要的工具。
活動當天需要的不外乎就是從一開始到結束，每個橋段會需要的物品，依據活動狀況做調整，可能會先從報到清單、A4立板、文具箱、名牌繩、名牌，依照純講堂活動來說偶爾可能會搭配當日議程及講者介紹的活動手冊，當然爾近期政府強力推動無紙化政策，逐漸以電子形式呈現，改以提供相應之QRcode；進入場地後的座位貼、桌牌、紙筆、筆電（講師用）、活動簡報、背景音樂、簡報筆、活動回饋單、便當茶點等等。
這個階段涵蓋非常多的事務，其實可以再把它拆解成更細的階段，但本身習慣利用工作中的零碎時間完成相關準備，因此仍舊將它合併在同個階段，上面提及的也只是大致的內容，之後可能會再利用單一篇幅來談談活動『當天』究竟有哪些注意事項跟事前的準備。 - 執行期（活動當日）：這個階段的行動清單，我會羅列當日事項，而所需備齊的文件雖重複羅列，但理應於籌備期或活動前一天完成，這部分只是做到重複確認的用途；活動簡報、活動音樂、講師領據、講師簡報、簽到表、主視覺橫幅、活動手冊（實體或電子）、文具箱、活動總檔案之USB、聯繫總表（含便當廠商等）、筆電、線材、活動回饋單等。
- 結案期：進入到這個階段，恭喜你活動快要結束，你快要從膽戰心驚的過程中結束，再進入下一場的膽戰心驚。這個階段開始，你有行政和財務兩大面向的事務要處理。
行政：分析活動回饋單，依據需求做結案報告或數據紀錄；掃描或建立出席名單資訊；活動資訊的歸檔並建立供他人使用的活動流程SOP（或個人使用的）；整理活動剪影；寄送活動感謝信及剪影給講師紀念（依公司規定）；活動結案報告製作。
財務：完成所有需請款之領據、發票；計算總活動之花費並與原先預算進行核對（如果出入很大，建議可以先羅列原因供長官檢視）；如果情況允許，我會再與會計確認以往帳務的出帳狀況，必要時刻你可能會需要請他加快處理。
活動企劃事實上也很需要專案管理的能力，如果你有幸自己獨立進行案子，那麼你將針對它進行時間及預算的管理，這篇文章僅分享辦理活動時，為求資訊的清晰及進度的管理，自己慣於使用的工具表，可以依據自身的習慣去找到更適合自己的方式，但不難看出，做活動也很需要細心並時常檢視自己的進度，才能避免漏東漏西及一直加班的情況，當然活動前的那段時間，仍然是逃不出加班的魔掌，但相信我有一個好的工具表將能幫助你降低風險。
上述提及各期需要完成的行動清單可能不夠完善，依據活動的差異自然也有所不同，但秉持這篇文章想傳達的核心想法，「一個專案再大，要解決的仍只是他的優先順序及行動清單」，將活動零件拆解，透過時間的劃分羅列零件（行動清單），藉由時間的推進及行動，將零件一一組裝，組成一場活動。
＊踏入專案企劃領域一年多的職場半新鮮人，近期因轉換產業跑道而決定透過文字開始分享自身心得經歷，讓對此領域有興趣卻和我一樣『非專業』的人，能有一個管道來認識它，雖然是不專業分享，但還是希望大家以鼓勵代替拍打，也會分享自己在不同領域上的學習心得及淺見，偶爾搭配簡易日文學習教學。
