業務的小技巧：email

之前寫過一些業務的小技巧，今天剛好聽到一個小故事，我的FB好友菜鳥，收到一封合作邀約信，開頭就激怒他了，因為文章開頭就是‘小菜雞‘，菜鳥的OS是，你才是小菜雞，你全x都是小菜雞，一點都不想看接下來的內容了⋯⋯
https://www.facebook.com/profile.php?id=100064496752266&mibextid=LQQJ4d

那我們來聊聊怎麼寫一封email好了，這是從業務的角度來看的，可能有人有不同的看法，也歡迎指教！

第一個要注意的就是對方的名字，還有各國的習慣，名字當然不能打錯啊！有些人不在意，可是有些人很在意喔！我也遇過不小心打錯，對方直接來信糾正你的，而且語氣不是太愉快！所以，千萬不要打錯對方的名字。還有寫信給日本人，記得加上San，雖然隨著地球化的演進，有些日本人已經不在乎這個，但是大部分的日本人寫信給你的時候還是有加San，所以記得寫信給日本人還是加個San比較好。然後不知道對方是女生或男生，就不要亂加Mr.Mrs.這樣的東西， dear某某某就好！

第二個是不要用I am sorry當起手式，  我常常看到新進的同仁，在寫Mail給客人的時候，第一句話就是I‘m sorry，這個習慣可能源自於中文的寫作習慣，‘我很抱歉’，或者‘不好意思’起手式，但是外國人的交往比較直來直往，如果你沒有明確的過失，請不要用I’m sorry開頭，因為這會讓你一開始不論要講什麼事情，就顯得你有錯在先，後續的動作都是為了補救，這很不好！萬一你是要談判價格了，對方會想你都sorry了，有什麼好談？再者，你每一封信都是I’m sorry，等到你真的要說抱歉的時候，你又要用什麼樣的字眼來處理呢？還有客戶也分不清楚到底是真的Sory還是假的 Sorry

第三個，重點是如果你的信件是有夾檔的，我會建議你在信件寄出之前，千萬千萬把你的夾檔打開，把每一個欄位都在掃描一次，尤其是報價的檔案，你要確定夾檔的內容跟你最後一次修改的是一致的！相信大家都有這個經驗，你在編輯的檔案忘記按存檔，然後夾檔寄出，最後才發現寄出的是你修改前的內容。有時候，事情重要，這樣的問題就無傷大雅！但是若是檔案是報價，送出去的是你修改前的報價，而且是你的底價，那就麻煩了！還有一個狀況，你夾檔的時候，因為相關檔名太像了，所以你附檔 是對內溝通的檔案，然後不小心把內部討論報價的檔案寄出去了，這就‘代誌大條’！所以，寄出email之前，千萬要把夾檔打開掃描一次看過內容再出手，事前花點時間，好過事後難以補救！

上面三個小技巧，或許你都知道了，或許你不知道，記得出手前，把你的Mail看一看，夾檔也看一看，減少失誤也是業務的修煉之一，加油！