神速時短 14｜如何打造高效率的短時間會議？

你心目中高效率時間短的會議是怎麼樣的呢？

神速時短的第71頁提到了這種會議的五個關鍵特徵。

第一，會議必須有一份明確的議程表。

議程表列明了會議的每一個階段：誰、何時發言，

這樣大家都能針對自己的部分做好準備，

避免了無謂的等待與拖延。

第二，選擇參會者也至關重要。

盡量只邀請與會議議題直接相關的人員，

避免無關人員的參與，不僅節省了時間，

也讓討論更加深入和有針對性。

第三點則是事前準備。

良好的會前準備包括對會議內容有充分的認知和資料整理，

這樣每位參與者都能對討論的主題有基本的了解和準備，

提高會議的品質和效率。

第四個特徵是嚴格的時間管理。

為會議設定明確的時間限制，

使參會者清楚會議將花費的時間，

從而在心理上做好集中討論的準備，

確保會議能夠迅速且高效地進行。

第五，會議結束後的紀錄和跟進措施同樣重要。

會後要對討論內容進行簡要總結，

並明確下一步的行動計劃。

這種持續的紀錄和進度更新，

不僅有助於鞏固會議成果，

還能確保團隊在後續工作中持續進步和發展。