使用 Heptabase 管理時間的最佳方法：PARA管理分類以及時間四象限，讓我們更快獲得餘閒

TL;DR

使用 Heptabase 可以有效管理生活，透過 Map、Whiteboard 和 Card 三個層級來組織資訊。Map 像多張桌子，管理各種事項，Whiteboard 是一個桌面，卡片則代表個別事項或概念。運用 PARA 管理系統，將任務分為專案、領域、資源和檔案四類，並透過 Tags 來分類和管理筆記。Journal 進行任務管理，並配合行事曆以顏色標記各類事件，確保重要事項得到優先處理。時間管理的重點在於完成最重要的事情，並保持餘閒，讓自己能靈活應對生活中的變數。每週反思和計畫調整，則有助於持續優化個人目標的實現。

目錄

1. Heptbase層級介紹

• 1.1 Whiteboard

• 1.2 Map

• 1.3 Card

2. PARA 管理系統

• 2.1 Projects (專案)

• 2.2 Areas (領域)

• 2.3 Resources (資源)

• 2.4 Archives (檔案)

3. Tags 系統

• 3.1 索引卡片 (Index)

• 3.2 文獻筆記 (Literature)

• 3.3 靈感筆記 (Fleeting)

• 3.4 永久筆記 (Permanent)

• 3.5 專案筆記 (Project)

4. 配合行事曆使用

• 4.1 Health

• 4.2 Lab

• 4.3 Chores

• 4.4 Vacation

• 4.5 Study

• 4.6 Work

• 4.7 Deep Work

5. 時間四象限管理

• 5.1 第一象限：重要且緊急

• 5.2 第二象限：重要但不緊急

• 5.3 第三象限：緊急但不重要

• 5.4 第四象限：不重要且不緊急

6. Home Whiteboard 的元素

• 6.1 目前計畫管理

• 6.2 未來可能計畫

• 6.3 每日想法捕捉

• 6.4 給自己的 100 個目標

• 6.5 年計畫

• 6.6 12 週計畫

• 6.7 週計畫

7. Journal 的使用

• 7.1 不做清單

• 7.2 一件事清單

8. 實際應用與要點及Journal寫什麼

• 8.1 每日安排

• 8.2 每週反思與下週安排

層級介紹

我們可以從大到小依次介紹每個層級，從 Map 到 Whiteboard，再到 Card。

首先，Whiteboard 就像一個桌面，我們可以在上面放置許多卡片，並且自由地進行組合和排序。

接著是 Map。Map 的功能就像是多張桌子，每張桌子上可以放置不同的桌面，用來管理各種不同的事項。這些桌子之間可以相互連接，形成更大的管理系統。

最後是卡片。我們可以提到卡片盒筆記法。每張卡片代表一件事情或一個概念。雖然在這篇文章中不會深入探討這個方法，但未來會再做詳細說明。卡片盒筆記法特別適合應用在學習過程中。

PARA管理系統

我會利用 PARA 管理系統來管理 Whiteboard 在 Map 裡的位置。這個系統是參考《打造第二大腦》的作者 Tiago Forte 提出的一種資訊管理方法，透過可執行性來對資訊進行分類。

PARA 系統主要分為四個分類：

1. Projects (專案)：

• 包含所有需要在特定時間內完成的任務和目標。每個專案都有明確的開始和結束日期，例如完成一門學業或處理一項工作。可能和原本的領域無關，而且完成後不會再接觸，所以我會將它們歸類在這裡。

2. Areas (領域)：

• 涵蓋需要持續維護和管理的生活或工作方面，這些事項通常沒有明確的截止日期，但需要定期關注和維持。例如，健康、財務、職業發展或家庭管理等。這些事項雖然不緊急，但會持續受到關注。由於 Whiteboard 的範圍更廣，即使有正在運行的專案，我也會將它們放在 Areas 裡面。

3. Resources (資源)：

• 包括所有有用的參考資料和信息，用來支持專案或領域的工作。這些資源可以是書籍、文章、筆記、工具，或任何其他能提供價值的材料。對我來說，目前這一類別主要是閱讀筆記。

4. Archives (檔案)：

• 包括已完成的專案和不再需要經常訪問的資源。這些內容被保存以備將來可能需要，但通常不會在日常工作中使用。

Tags

在管理卡片時，我會使用以下幾種分類的標籤來進行整理：

• 索引卡片 (index)：

• 在讀書筆記或學習筆記中，我常常會將較大的文獻概念拆解成更小的原子化筆記。索引卡片的作用是讓我能夠快速了解這個概念包含的內容。當需要整理某一類別的筆記時，索引卡片也能幫助我清楚地知道這個類別下有哪些資訊。

• 文獻筆記 (literature)：

• 當我在網路上或某篇文章中看到有價值的內容時，我會使用這個標籤來標註它的來源，方便日後參考。

• 靈感筆記 (fleeting or fleeting_big)：

• 在 Journal 部分，我有一個 “Try” 欄位，通常會記錄日常生活中突發的靈感或感悟。這類靈感筆記會被標註並保存到其他對應的 Whiteboard 中，可能是臨時想到的寫作主題、對生活的反思，或是某個計畫執行過程中的感受和想法。

• 永久筆記 (permanent)：

• 這類筆記是已整理完成的文章段落，通常是某個概念的延伸。比如我在撰寫這篇 Tag 系統介紹時，就會將它歸為永久筆記。

• 專案筆記 (project)：

• 這類筆記通常是由多篇永久筆記組合而成的完整文章，例如這篇文章涵蓋了 PARA 管理系統和 Tag 系統，構成了一個大且完整的架構。

配合行事曆使用

如何更有效地管理任務？僅僅依靠日曆來標記任務的截止時間往往不夠理想。大多數日曆只能標記任務的結束時間，例如報告的提交期限，但實際上，報告的完成可能需要多天的時間，而某些任務只能在特定時間內進行，這使得管理更加複雜。

為了解決這個問題，我使用 Heptabase 的 Journal 來進行任務管理，同時利用不同顏色的標記來區分各類事件。

• Health：

涉及健康的事件，例如去健身房、體檢、看醫生等。我認為健康是最重要的，因此用紅色標記來強調這些事件的優先級。

• Lab：

涉及實驗室的事務，如實驗室會議、工作排班、閱讀論文等。這些事件與實驗室的工作相關，通常需要特別關注。

• Chores：

雜事，通常是被別人交代的任務，這些事情通常不會讓我感到愉快，例如繳納電話費、汽機車排氣檢驗等。

• Vacation：

會讓我感到愉快的活動，比如和朋友出門吃飯或是度假，我會將這些事件放在這裡。

• Study：

與學業相關的時間，包括碩士班的上課時間或準備課業的時間。

• Work：

兼職工作的時間，我會用來標記每次的工作安排。

• Deep Work：

這段時間被設置為不可打擾的時間，保護好自己的時間至關重要。用來進行需要高度專注的任務，例如寫作、檢討並且規劃未來的計畫、培養第二專長、養成習慣等。

這邊可以根據個人的需要來刪減分類。

時間四象限管理

時間管理的重點不在於將時間排得多滿，或完成多少事情，而是有沒有完成「應該做的事」。因此，識別哪些事情必須優先處理至關重要。第一目標是完成最重要的事情，之後即使休息一整天也沒關係。

最終的目標是「餘閒」，即擁有選擇時間要做什麼的權利。如果提早完成了必須做的事情，就少了一件「必須做的事」，這樣你就能把注意力從必須做的事情轉移到你真正想做的事情上。

高水平的工作需要時間和創造性，而這些看似無用但實際上必要的活動往往是在你最有餘閒時完成的。

1. 第一象限：重要且緊急

• 這些是必須立即處理的事情。我們希望這些事情在變得緊急之前就能被處理掉。例如，如果週五有一個實驗室的報告，那麼在週一時這份報告屬於重要但不緊急的類別，但到了週四就會變為緊急且重要。因此，根據前面說的目標，我們在時間管理方面要做的就是盡可能在事情變得緊急之前先將它處理掉。

2. 第二象限：重要但不緊急

• 大部分的時間應該花在這裡，通常這是一個「預先排定的計畫」，可能沒有明確的截止日期或距離還有一段時間，亦或是習慣養成的過程。例如，我想要準備 TOEIC 考試，因此我想要養成每天花 20 分鐘背單字的習慣，我會為它設置一個重複的 To-do list。

3. 第三象限：緊急但不重要

• 這類事情可能是臨時的電話、電子郵件，或臨時的吃飯邀約，這些事情對自己影響較小，可以選擇參加或不參加，並且通常可在休息時間進行。

4. 第四象限：不重要且不緊急

• 這類事情可能是工作時檢查電子郵件、瀏覽網路熱點等行為，這些活動會讓自己感覺忙碌，但實際上對產值沒有任何幫助，因此這些應該是前面提到的「不要做的事情」。

Home Whiteboard 的元素

Home Whiteboard是管理時間的主要頁面，在 Home Whiteboard 中，我會將其內容分為以下三個主要作用：

1. 目前計畫管理：

• 用來追蹤當前專案或任務的進度，確保一切按計畫進行。

2. 未來可能計畫：

• 記錄未來可能執行的計畫，這些計畫可以是長期目標或尚未確定的任務。

3. 每日想法捕捉：

• 用來隨時記錄日常生活中的靈感或想法，這些記錄可能會成為未來計畫的雛形。

為了達成這些目標，我會分別利用以下的這些卡片做管理：

給自己的 100 個目標

這個分類的目的是讓自己隨時記錄想要實現的目標，無論是學習一個新技能、學習樂器、考取執照、參加活動，還是對未來的人生規劃。這些目標可以是大是小，也可以是生活中的習慣養成。我自己就寫下了不少目標，例如學習日文、學習樂器、打工換宿的計畫、以及未來的實習安排等，未來打算可能會將這邊做整理，改成需要花時間去執行的和只需要短時間就可以達成的，這樣更方便知道自己想嘗試什麼，並且在上面紀錄自己想要持續專精，可以做下去的事件、放棄一些自己不感興趣的事情。

年計畫

從 100 個目標中挑選目前可以執行的計畫，或者針對今年會經歷的事件進行計畫。這些目標大致可分為兩類：一類是必須完成的人生排程，不完成可能會帶來重大影響，例如必須達成的專案、排定日期的演討會報告或論文等。另一類是自己想要學習的興趣或第二專業取向目標，例如學習吉他、攝影或寫作。

設定計畫目標時，最重要的是讓目標明確並且可以量化。例如，我寫作的目標是希望在一年內增加 100 個 followers。

12 週計畫

12 週計畫是短期目標的執行方案，雖然不一定要固定為 12 週，也可以根據自己的需要進行調整，例如將其改為六個月的計畫。如果一個重要的計畫需要半年才能完成，就可以改成六個月的方式。

這種計畫主要有兩個作用：一是制定實際的目標，二是能夠快速地復盤並調整年度計畫。在制定實際目標時，我會偏向「內在的指標」，例如我要求自己至少每兩週發表一次文章，這個次數是我可以控制的，所以稱為內在指標。

此外，12 週計畫還可以幫助快速調整年度計畫。如果在嘗試過幾個月後發現某些目標不再有興趣，或者有更重要的事情需要處理，那麼就可以放棄一些優先度較低的事件。

週計畫

週計畫是 12 週計畫的延續，通過詳細安排每週的任務來實現短期目標。在這個部分，我會紀錄自己的習慣是否被充分養成，並增加一個「最重要的事件」欄位，每週最應該完成的事情必須優先處理。

此外，我也會標記休息時段，避免將所有時間塞滿行程，因為這樣最終只會導致任務無法完成。

Journal

TRY

有時候生活中會有一些突然的啟發，或者在外界看到不錯的靈感，亦或是臨時想到某些計畫，這時我會將這些想法簡單地記錄在 Journal 的 TRY 部分，並在每週檢討時再將這些資料整合到適當的位置。

不做清單

使用否定句來保護自己的時間，並通過肯定句來指導自己應該做什麼。實際上，完成一件事情往往是藉由不做其他許多事情達成的。

一件事清單

這個清單中只列出今天最重要的事情。今天的第一個目標就是完成這件事，即使今天只做完這一件事，也已經完成了最重要的任務，這樣可以大幅降低因未完成任務而自暴自棄的情況。

實際應用與要點

在實際應用中，周計畫和journal通常是最常使用的介面之一。每週開始時，我會在最上方寫下提醒自己要注意的事項。例如，我不希望自己浪費時間滑手機，因此我會寫上提醒自己在打開手機之前要先做什麼。此外，我還會放上一個記錄每週營養素攝取的表格，以及安排給自己的休息時段，每週至少會有一天是不排任何事情或專門做讓自己開心的活動。

接下來，我會找出這一週最重要的事情，通常至少有一項，但不會超過三項，避免因目標過多而導致無法完成。

接著，我會從12周計畫中選擇幾項內容，將它們納入本週計畫中執行。

還有一個部分是 Problem 和 Plan。如果在執行計畫時發現問題，我會將其記錄在 Problem 中，然後在 Plan 中制定解決方案。此外，Plan 還包括下週預計要進行的內容。

Journal 的部分

每天晚上，我會完成以下幾個步驟：

1. 明日排程/行事曆檢查：再次確認明天的時間和日期安排，確保一切都井然有序。我會檢查明天要做的事情，確保這些事情都是重要的，同時也避免將行事曆排得過滿，保持彈性時間是持續高效工作的關鍵。
   此外，空閒時間讓我能夠停下來審視自己，避免陷入「瞎忙」的狀態。這樣可以減少因為不知道要做什麼而感到手忙腳亂的情況。過去我曾多次因為時間錯誤而帶來困擾，所以現在每次看到行事曆的時間，我都會回去找原始資料再確認一次。
2. 確認明天吃什麼：這個步驟對我控制飲食非常重要。如果我在肚子餓時才決定要吃什麼，往往會攝取比預期更多的熱量。因此，提前計劃好食物對於熱量控制至關重要。
3. 今日反思與檢討：檢查今天做了什麼、沒做什麼，並寫下反省。這有助於我持續改進和優化自己的行動計畫。

最後，根據每週安排和行事曆，扣除必須做的事情（如上課、工作）後，我會安排那些重要但不緊急的事項，並儘可能在固定的時間內完成這些任務。，其他事情則會排在後面，利用前面說到的四象限分類擺放。

每週反思與下週安排

每週日晚上，我會回顧本週的目標是否達成，並將可以量化的指標記錄在12周計畫中。這樣可以看出自己是在進步還是退步。如果有退步，可能是因為時間安排不當，或者是受到太多外部干擾。我會分析原因，然後對下週的計畫進行總量調整。我認為最理想的狀態是努力達到80%的目標，保留一點彈性，這樣既不會讓自己過於壓力太重，也能保持持續前進的動力。我不會強求自己完成所有事情，但我期望至少能完成80%。

後記

實際上，我認為最重要的事情是保持身體健康，這是最典型的「重要但不緊急」的事件。無論是睡眠、運動、飲食，還是心理健康，這些都應該被優先處理。在過去半年的時間管理中，我發現如果精神不濟或身體有病痛，這些因素很容易導致計畫拖延或放棄。因此，給自己足夠的休息時間至關重要。我自己很容易因壓力或心情不好而暴飲暴食，導致昏昏欲睡，最終什麼事情都做不好，陷入惡性循環。因此，保持良好的身體和心理健康是有效管理時間的基礎。