黃冠華的「交代事情五步驟」：有效溝通與團隊培養的管理哲學

黃冠華是旭榮集團的執行董事，個性開朗，但他的做事風格卻精確而細膩。許多人初次與他合作後，會發現他在執行專案和帶領團隊時，對於細節和溝通的重視遠超一般人。在管理上，黃冠華強調一套「交代事情五步驟」的流程，這是他認為在授權他人時最有效的方式。

這五步驟的管理模式不僅僅是黃冠華的個人創新，而是來自日本的領導哲學中所提到的深思熟慮的管理技巧。這種方法不只是簡單的工作分配，而是一套系統性流程，透過清晰的指令和反覆確認，確保團隊成員不僅理解任務的內容，更理解其背後的意圖和目標。

「交代事情五步驟」：完整溝通的五個關鍵

黃冠華在分配任務時，遵循以下五個步驟，從一開始的指令說明到最終的建議收集，層層深入地確保團隊成員的理解和執行力。

1. 清楚說明交付的任務
   這是整個過程的起點。黃冠華會仔細講解他所交付的任務，這是他認為主管必須具備的基本能力。這一步不是提出問題，而是確保自己說清楚每個細節，讓團隊成員知道任務的具體內容。
2. 確認任務內容
   在講解後，他會詢問：「剛剛交付的是什麼事情？」透過這個問題，黃冠華可以確保對方聽懂了他所說的話，並且沒有誤解或聽錯。這個確認過程可以避免團隊在執行任務時因為誤解而偏離方向。
3. 確認任務的目的
   接下來，他會問：「你明白我請你做這件事情的目的是什麼嗎？」這一步驟讓團隊成員更清楚任務背後的目標，確保在實際執行時能夠做出符合目標的判斷，並避免因為不清楚目的而做出偏頗的決策。
4. 預測潛在問題與應對計畫
   黃冠華會詢問：「在執行過程中，是否會有意外狀況？若有，你的應對方案是什麼？」這一階段是考量潛在風險的時刻。透過預先思考可能的挑戰，讓團隊成員養成危機應對的習慣，使任務執行更加穩定可靠。
5. 徵詢改進建議
   最後，黃冠華會問：「從你的角度，有沒有什麼建議可以讓事情做得更好？」這一步驟讓團隊成員有參與感，並激勵他們以主人翁的心態執行任務。他鼓勵成員提出自己的見解和建議，讓團隊在執行中不僅是被動完成任務，而是共同優化流程。

這套流程雖然表面上看來較繁瑣，但黃冠華認為，反覆訓練團隊成員，能讓他們在面對相似任務時更加自信和成熟。他相信每次在授權任務的過程中，多次重複提問，可以促進成員的成長，這就是他心目中「教練之道」的核心：通過提問讓團隊成員思考和學習。

精細化管理的優勢與挑戰

相較於許多主管在指派任務後簡單一句「不要讓我說第二遍」，黃冠華的五步驟溝通模式更強調理解和確認，這也顯示出他不僅注重任務的完成，更重視團隊的成長。然而，他也坦承這套流程並非完美無缺。一些同事或許會覺得這樣的步驟太過囉唆，尤其是在對方不想聽或急於執行的情況下。

他形容囉唆的定義就是「當人們不想聽時，還硬要說」，因此，他也會根據不同情境調整講話的方式。黃冠華深知管理沒有完美的模式，每一種方法都存在其利弊，但他認為「交代事情五步驟」的優勢遠大於其缺點。

追求團隊長期成長的管理心法

黃冠華認為，領導的目的不僅是完成當下的任務，更重要的是培養團隊的獨立思考和成長能力。他強調，假如在一個缺乏理解和確認的環境中工作，團隊成員可能會因擔心犯錯而選擇被動執行，而這對長遠發展不利。

他指出，當團隊成員每次被交代任務時都經歷五步驟的訓練，經驗累積後，他們的執行力、預見性和解決問題的能力將逐步增強。這種管理方式促進了團隊的長期成長，使成員不僅具備應對挑戰的能力，更擁有面對新機會的信心。黃冠華認為，好的領導者就是能夠讓團隊成員在他們的指導下變得更聰明、更強大。

「交代事情五步驟」的實踐價值

總結而言，黃冠華的「交代事情五步驟」是一種強調細緻溝通的管理哲學。透過反覆確認、鼓勵預判風險以及徵詢改進建議，他將分派任務轉化為一種增進團隊成員成長的過程。這種管理方法不僅提升了任務執行的成功率，還讓團隊成員在面對挑戰時更加從容和主動。對於黃冠華來說，管理不僅是指令的下達，更是團隊智慧和能力的培養過程。

儘管「交代事情五步驟」可能被視為過於繁瑣，但其長期的價值在於團隊的逐步提升。黃冠華以教練的姿態，透過提問啟發成員，在實踐中讓每位成員都成為更好的執行者。

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