團隊常加班、瞎忙、拖延？主管必學的高效管理策略

作為管理者，你一定遇過這樣的場景，有同事加班到深夜，效率卻始終提不上來。或是同事忙得不可開交，卻永遠抓不到工作的重點。一味追求細節完美，卻耽誤了整體進度。還有新人事事請示，讓你疲於應對。

團隊的低效問題，絕不只是表面現象，管理者的責任，不是親力親為解決所有問題，而是幫助團隊找到突破口，提升效率並完成工作。

這篇文章分享應對四類職場挑戰的實用方法，直擊問題核心，提升效率，徹底改變團隊低效現狀！

一、10分鐘溝通術，解決無效加班問題

週五晚上，辦公室燈光微弱，其他同事早已匆匆下班，小李依然埋頭工作。他的工作量近期暴增，眼看時間逼近10點，作為主管的你，是讓他繼續加班，還是建議他回家？

• 無效溝通法：做到這，先下班吧！

看似關心同事，但這種方式只是延後問題，未能真正解決加班的根本原因。

• 有效溝通法：剩多少，來討論一下吧！

-5分鐘回顧：協助同事理清進度，了解未完成的部分

-5分鐘討論：分析加班原因，是規劃問題？工作量過多？討論解決建議，優化工作模式。

「做到這」與「剩多少」的溝通邏輯對比

「做到這」結果導向的「完成感」

• 溝通邏輯：當小李被指示「做到這就好」，他容易因短暫的完成感而鬆懈，

即使工作尚未完成。

• 效果

短期：壓力減輕，效率難提升

長期：工作積壓，效率下降，問題重複發生

「剩多少」目標導向的「未完成效應」

• 溝通邏輯：聚焦未完成的工作，目標壓力驅使小李更有計劃地完成後續工作。
• 效果

短期：提升行動力與效率

長期：形成良好的工作習慣，雖有壓力但效率穩步提高。

管理啟示：加班是效率問題的警報器，而非解決方案。管理者需要幫助員工找到問題根源，避免疲憊成為常態。

二、結果導向分類法：擺脫瞎忙，實現高效

小張每次提案前忙得焦頭爛額，工作雜亂無章，總是被工作追著跑。主管建議他用「重要性與緊急程度」分類工作。

緊急且重要、不緊急但重要、緊急但不重要、不緊急也不重要

起初這方法確實有效，但後續因拖延導致工作堆積，最終又陷入「塞車狀態」。

主管分享了另一方法「結果導向分類法」，以明確目標（如提升營收或成本控制）為核心，搭配重要性分類一起規劃工作。

工作規劃的雙重策略

• 短期處理：以「重要性與緊急程度」分類解決當前問題。
• 長期規劃：以「結果導向分類法」，專注於高價值任務，避免將時間浪費在低效能工作上。

1.結果大且實現程度高的工作：直接帶來顯著成果，且完成難度不高，例如客戶新提案

2.結果大且實現程度低的工作：回報高，但執行難度大或需較多資源，例如客戶年度比稿

3.結果小且實現程度高的工作：易完成，但成果有限，例如內部每日文件更新

4.結果小且實現程度低的工作：成果有限且性價比低，例如過度美化簡報

管理啟示：努力並非稀缺，但有效努力才有價值。管理者的作用在於引導員工學會聚焦，把時間用在最值得的事情上。

三、追求完美很好，但準時更能贏得信任

今天小陳請假，小文代理他的工作，中午該交的文案，拖到快下班才寄出。

客戶焦急地問，文案為什麼遲交？小文很忙，不熟專案？

我說明，此專案由他們共同負責。雖由小陳主導，但小文參與了每次討論。上午我確認過進度，以為她早已完成。

主管請小文拆解文案撰寫流程，各階段完成的時間。結果發現，小文在文案標題上過於追求完美，不等客戶調整意見，自行反覆修改，導致未能按時交件。

透過肯定建議與結果導向兩個層面與小文溝通，引導她擺脫對無意義完美的執著，聚焦重點，確保按時交稿。

使用「肯定+建議」法

• 溝通邏輯：正向增強理論，減少對方的心理防禦
• 執行方式：標題創意值得肯定，但在時間壓力下，先提交初稿，讓客戶快速反饋，修改才會更準確。

強調「結果影響」的溝通

• 溝通邏輯：目標設定理論，以結果為主
• 執行方式：準時交稿能加速客戶內部過稿，提升整體效率，確保專案結果更理想。

管理啟示：完美不應該成為工作的包袱，管理者需要教會員工在追求品質的同時兼顧時效。

四、新人愛請示？引導他們學會獨立思考

小馬是個認真努力的新人，但因害怕犯錯，他在執行過程中頻繁向主管請示。起初，主管認為這是積極學習的好表現。

時間久了，主管發現他事事都要請示。雖然多問能減少錯誤，但如果每件事都要確認，不僅新人無法獨立成長，恐怕主管遲早會瘋掉。

為了改變這種現狀，主管採用了兩招：問題請示系統與反思引導，幫助小馬擺脫低價值的請示行為，提升解決問題的能力。

透過問題分級、反思非依賴，幫助小馬擺脫低價值請示，進而引導小馬思考自己該怎麼做。

建立「問題請示系統」

將問題分為：

• 立即請示：重大或緊急事項。
• 嘗試解決：有思路但需後續確認。
• 延後討論：影響小、不急迫。

這套系統讓小馬逐漸學會分清輕重緩急，避免無謂請示，處理工作更有條理。

培養「反思而非依賴」的習慣

當小馬請示時，主管不直接給答案，而是反問：

• 「你覺得應該怎麼做？」
• 「有哪些選項可以考慮？」

此方式，讓小馬建立了獨立思考的能力。也減少對主管的依賴。

管理啟示：新人需要依賴，但更需要被培養獨立。管理者的成就，是讓他們從請示者變成解決者。