團隊常加班、瞎忙、拖延?主管必學的高效管理策略

更新於 發佈於 閱讀時間約 6 分鐘

作為管理者,你一定遇過這樣的場景,有同事加班到深夜,效率卻始終提不上來。或是同事忙得不可開交,卻永遠抓不到工作的重點。一味追求細節完美,卻耽誤了整體進度。還有新人事事請示,讓你疲於應對。

團隊的低效問題,絕不只是表面現象,管理者的責任,不是親力親為解決所有問題,而是幫助團隊找到突破口,提升效率並完成工作。

這篇文章分享應對四類職場挑戰的實用方法,直擊問題核心,提升效率,徹底改變團隊低效現狀!


一、10分鐘溝通術,解決無效加班問題

週五晚上,辦公室燈光微弱,其他同事早已匆匆下班,小李依然埋頭工作。他的工作量近期暴增,眼看時間逼近10點,作為主管的你,是讓他繼續加班,還是建議他回家?


  • 無效溝通法:做到這,先下班吧!

看似關心同事,但這種方式只是延後問題,未能真正解決加班的根本原因。

  • 有效溝通法:剩多少,來討論一下吧!

-5分鐘回顧:協助同事理清進度,了解未完成的部分

-5分鐘討論:分析加班原因,是規劃問題?工作量過多?討論解決建議,優化工作模式。


「做到這」與「剩多少」的溝通邏輯對比

「做到這」結果導向的「完成感」

  • 溝通邏輯:當小李被指示「做到這就好」,他容易因短暫的完成感而鬆懈,

即使工作尚未完成。

  • 效果

短期:壓力減輕,效率難提升

長期:工作積壓,效率下降,問題重複發生


「剩多少」目標導向的「未完成效應」

  • 溝通邏輯:聚焦未完成的工作,目標壓力驅使小李更有計劃地完成後續工作。
  • 效果

短期:提升行動力與效率

長期:形成良好的工作習慣,雖有壓力但效率穩步提高。

管理啟示:加班是效率問題的警報器,而非解決方案。管理者需要幫助員工找到問題根源,避免疲憊成為常態。


二、結果導向分類法:擺脫瞎忙,實現高效

小張每次提案前忙得焦頭爛額,工作雜亂無章,總是被工作追著跑。主管建議他用「重要性與緊急程度」分類工作。

緊急且重要、不緊急但重要、緊急但不重要、不緊急也不重要

起初這方法確實有效,但後續因拖延導致工作堆積,最終又陷入「塞車狀態」。

主管分享了另一方法「結果導向分類法」,以明確目標(如提升營收或成本控制)為核心,搭配重要性分類一起規劃工作。

工作規劃的雙重策略

  • 短期處理:以「重要性與緊急程度」分類解決當前問題。
  • 長期規劃:以「結果導向分類法」,專注於高價值任務,避免將時間浪費在低效能工作上。


1.結果大且實現程度高的工作:直接帶來顯著成果,且完成難度不高,例如客戶新提案

2.結果大且實現程度低的工作:回報高,但執行難度大或需較多資源,例如客戶年度比稿

3.結果小且實現程度高的工作:易完成,但成果有限,例如內部每日文件更新

4.結果小且實現程度低的工作:成果有限且性價比低,例如過度美化簡報


管理啟示:努力並非稀缺,但有效努力才有價值。管理者的作用在於引導員工學會聚焦,把時間用在最值得的事情上。


三、追求完美很好,但準時更能贏得信任

今天小陳請假,小文代理他的工作,中午該交的文案,拖到快下班才寄出。

客戶焦急地問,文案為什麼遲交?小文很忙,不熟專案?

我說明,此專案由他們共同負責。雖由小陳主導,但小文參與了每次討論。上午我確認過進度,以為她早已完成。

主管請小文拆解文案撰寫流程,各階段完成的時間。結果發現,小文在文案標題上過於追求完美,不等客戶調整意見,自行反覆修改,導致未能按時交件。


透過肯定建議與結果導向兩個層面與小文溝通,引導她擺脫對無意義完美的執著,聚焦重點,確保按時交稿。

使用「肯定+建議」法

  • 溝通邏輯:正向增強理論,減少對方的心理防禦
  • 執行方式:標題創意值得肯定,但在時間壓力下,先提交初稿,讓客戶快速反饋,修改才會更準確。

強調「結果影響」的溝通

  • 溝通邏輯:目標設定理論,以結果為主
  • 執行方式:準時交稿能加速客戶內部過稿,提升整體效率,確保專案結果更理想。


管理啟示:完美不應該成為工作的包袱,管理者需要教會員工在追求品質的同時兼顧時效。


四、新人愛請示?引導他們學會獨立思考

小馬是個認真努力的新人,但因害怕犯錯,他在執行過程中頻繁向主管請示。起初,主管認為這是積極學習的好表現。

時間久了,主管發現他事事都要請示。雖然多問能減少錯誤,但如果每件事都要確認,不僅新人無法獨立成長,恐怕主管遲早會瘋掉。

為了改變這種現狀,主管採用了兩招:問題請示系統與反思引導,幫助小馬擺脫低價值的請示行為,提升解決問題的能力。


透過問題分級、反思非依賴,幫助小馬擺脫低價值請示,進而引導小馬思考自己該怎麼做。

建立「問題請示系統」

將問題分為:

  • 立即請示:重大或緊急事項。
  • 嘗試解決:有思路但需後續確認。
  • 延後討論:影響小、不急迫。

這套系統讓小馬逐漸學會分清輕重緩急,避免無謂請示,處理工作更有條理。

培養「反思而非依賴」的習慣

當小馬請示時,主管不直接給答案,而是反問:

  • 「你覺得應該怎麼做?」
  • 「有哪些選項可以考慮?」

此方式,讓小馬建立了獨立思考的能力。也減少對主管的依賴。

管理啟示:新人需要依賴,但更需要被培養獨立。管理者的成就,是讓他們從請示者變成解決者。
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職場大小事
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