活動的意外、始末與感觸

在蓉城的朋友近日接了個公家機關的小活動，想不到遇到了些「狀況」，讓他心情略有失落與遺憾。

因為同是一個行業屬性之內，因此在聊起這個話題時，分外的有感觸與同理心。

先來試著重新描述一下事情的始末：

一個公家機關選了個場地，舉辦一場活動。活動內容並不複雜，也就是幾個簽約、幾個宣示一類的，搭配一些演出的內容。相當然爾，參與者也就是政府部門的官員們。這活動因為內容涉及的層級較高，因此有一些區裡面的官員也一起出席，等於是站站台、剪剪綵之類的。

朋友負責整個項目的籌劃與內容安排，因為總節目時間也不過兩小時左右，所以他也就一人身兼多職，既上台演出，也在控台操作設備，還同時管理整個流程。總共兩三個節目，對他來說也不算是複雜。

就在整個活動開始到一半，進到其中一個有樂器演奏與外國舞者表演的環節時，此時應該上台的四位外籍舞者忽然「消失」了。

司儀並不知道台下發生的情況，於是照著原本的手稿念出接下來的環節與表演者，全場一陣尷尬與靜默，此時朋友趕緊就讓台上的外籍樂手直接開始表演，否則這持續數分鐘的尷尬，簡直是可以想像的那種「度秒如年」呀！

此環節，各個出錢的代表、場地的代表，紛紛到控台跟朋友「質問」一下情況。儘管現場是找了藉口解釋，但朋友肯定還是受了很大的「壓力」。

那麼，到底發生了什麼事情？

如同前述所提到，現場活動因為有政府相關官員到場，且層級不低，因此會有一定程度的「安全防護」措施。也就是有穿著制服的執勤警察在現場巡察監視，避免風險發生。

而出問題的這個節目外籍表演者們，因為演出前幾天在另一個地方發生了有巡察的警員將未持有工作簽證相關問題的外籍人士帶離現場進行調查後，讓他們全部如同驚弓之鳥一般，於是當天在現場一看到有穿著制服的執勤警察，馬上敏感的嚇到躲起來，無論現場再怎麼電話聯繫與派人尋找，都遍尋不著。

按照這樣事後的描述看起來，肯定大家都覺得一定是外籍人士們過度反應了。但在現場儘管朋友跟其經紀人再怎麼解釋，說明活動早已經過完整的合法報備與審核，且現場的執行員警也都是主要在進行重要官員的安全防護戒備，不可能臨時脫離任務進行完全不相關的非必要工作！但即使這樣，還是在節目要開始之前，所有外籍舞者就這麼人間蒸發了。

事後，朋友當然很沮喪，儘管嘴上說起來一派輕鬆，但事實上還是能感受到其失望與難受情緒。

進行現場活動，大大小小意外原本就是常態，能一個又一個解決克服，有時候也是現場活動的一種獨特魅力之一。不過這說起來輕鬆，事實上每個不同的團隊在面對問題的解決方式還是會有不同的 style。舉自己的經驗來說，過度深思熟慮的個性，總是會讓每一個可能發生的，不太可能發生的，幾乎是不可能的微小概率事件...等通通都在腦海中一次又一次的自己模擬，並先想想發生時的解決方法。同時，也一次又一次的整理看著 Run Down，並讓團隊也能跟著一起想看看哪裡可能有疏漏，哪裡更應該加強準備防護，哪裡可以補強。

這樣的結果，其實完全有可能會讓團隊與公司都因為過度準備付出許多不必要的成本。但在自己創業過程中，總覺得這些基本觀念的訓練還是對新進小伙伴充滿各種優點，讓他們學著養成正確的習慣，並且逐漸跟團隊有著一樣的共識後，未來在所有處理的業務上，就都可以更放心大膽的交付給每一位團隊成員去解決了。

而朋友呢？用餐過程中一邊跟大家訴說現場情況，一邊等外送的紅酒到了後，默默的灌了幾大杯，可能想說早點忘了這些事情，或者，至少過個失憶的夜晚吧？