【人事&行政管理】從出勤規定看大學行政管理
閱讀時間約 5 分鐘
夜市大學一天打卡三次到底是什麼樣的概念？對比蚊蚤從成立至今未曾實施打卡制度，即使前幾年開始有勞動部檢查這回事，還是堅持不改此規則，管理者的思維又是什麼？
剛到動物大學，那是一個要用職工證感應刷卡機的年代。
每天上班時間是8:00到17:00，中午12:00-13:30休息(不用刷卡)。早上刷卡時間可彈性到8:30(都算是八點上班)，超過8:30就算遲到要請事假。下午從4:45分開始刷退(都算5點下班)，方便大家搭校車離校。
當然，若干年後科技進步，加上配合學生跨校修課的規定，出勤規定都改了，現在改成什麼樣子，我也不清楚了。
去蚊蚤大學，我是這樣被告知的....
每天上班時間是8:00到17:00，中午12:00-13:00休息。自創校以來，學校沒有簽到退的制度，出勤管理授權各主管，人事室只負責登錄請假事務。為什麼不用打卡呢？因為修女擔心職員工為了簽到加快車程，容易出交通意外，所以不要求簽到退。
若干年前似乎開始有了勞動部檢查這件事情，人事室思考是否要開始進行簽到退？最後仍決議：勞保人員需【紙筆】書面記錄出勤時間備查。公保人員仍維持原作法。用紙筆紀錄，真的是為了備查，因為沒有人真的在上下班時間書寫，而是隨興寫。如此可以滿足勞動部的要求，又不違修女的初衷。
一開始根本聽不懂夜市大學出勤紀錄規定
前幾天人資處發了一個公告提醒暑假上班模式結束，要恢復學期間的上班模式，重點的一句話是這樣子的...
本校正常工時為08:00至17:30，彈性上、下班時間為1小時。中午休息時間為12:00至13:30(不列計工時)，每日工時應滿足八小時。超過09:00後刷卡即為遲到，應辦理請假手續。
這一段話造成人資處電話接不完，因為這段話跟之前施行的狀況意思截然不同！沒想到人資處承辦人回應：還是維持以往的模式，只是很難用文字表達出來。
連人資處都很難用文字表達，就可以知道我第一天到職為何聽得霧煞煞了！那時辦公室同仁告訴我出勤記錄規定時，我根本聽不懂(因為數字感差，不會計算)，當時只得到一個結論：我想要17:30下班，就得要在8:30前、12:55-13:00(指定區間)、17:30三個時間點刷卡。經過一兩個月後，我終於明白遊戲規則其實是這樣的...
每天應刷卡3次，刷卡時間應落在8:00-9:00、12:55-13:00(自由選擇是否刷卡，刷卡表示休息1小時；不刷卡表示休息1.5小時。若在13:00至13:30之間刷卡，列為彈性休息時間)、17:00-18:30三個區間，每日上班時數應足8小時。
也就是說，夜市大學每個人上班時間都不一樣，實質全校共同上班時間為：9:00-12:00、13:30-17:00，總計6.5小時。
從三種出勤規定看行政管理
從擔任蚊蚤大學唯一的行政會議職工代表，我發現各一級主管多數很本位，也或許多數一級主管都是老師兼任，能管理好自己業管的部分就不錯了，哪還有餘力再去了解其他單位的業務，進而思考可以如何的配合、共好？！然而從夜市大學出勤規定裡，我看到了一些行政上的問題。
電費虛耗
全校同進同出的上班方式，除非加班，否則電費支出就是那共同上班的八小時(扣掉各校不同長度的休息時間)。但是不同上班時間，電費支出就是從第一分鐘到最後一分鐘可以打卡的時間。以夜市大學為例，電費支出是8:00-12:00、13:00-18:30，總計9.5小時。或許有人會說，可是人少的時候用的電不會那麼多？冷氣時間有管制呀！？
但是想想，一個辦公室一個人來上班，還是得開全部的燈；全部人來上班，開的也是全部的燈。雖說全校冷氣開放時間是9:00-17:00，但是，因為不同上班時間，每個單位都覺得自己的業務有其特殊性而要求提早及延後冷氣開放，那麼，全辦公室一個人上班還是冷氣全開，這不是虛耗電費嗎？
行政聯繫
全校同進同出意味從上班時間開始，就可以開始校內業務往來。但是不同上班時間，不知道對方幾點上下班，所以自動避開彈性上下班時間的業務聯繫，也就意味著，能夠召開會議、能夠舉辦研習等活動的時間自動排在全校上班交集時段。相對的，難有集中的會議日、或是會議室的利用時間縮短了，因而需要設置更多的會議室。
此外，每每辦公室有一部分的人下班了，一部分的人還在上班，代接電話告知對方，當事人已經下班，還會受到對方的揶揄 "這麼好命，可以這麼早下班！"
雖說全校都知道彈性上班區間，但是，聽到這樣的話，還是會很不舒服。因為不知道彼此的上班時間，所以我自動避開彈性上班區間。但是並非全校的人都會這麼做，因此衍生單位之間彼此的誤會，認為某某單位業務輕鬆、人力太多，所以每次打電話都不在。接下來，可能就是縮編該單位的人力...
也許是來夜市大學不久，不清楚此制度的淵源與演進，但是一年多來強烈地感受到非同進同出的上班模式實在不是很好，尤其連中午休息時間還有1小時或1.5小時每日自由選的彈性...這種看似開放的制度，我反而覺得難以管理人與事，尤其單位主管也搞不清楚每個下屬的出勤時間落在哪個區間....哪個主管會知道下屬每天彈性上下班時間？！這樣的彈性出勤方式對行政管理有加分嗎？
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