【行政管理】從財產標籤看行政流程

初到夜市大學，接收一些前人移轉的財產，也有一些新購置的財產，不久後就拿到了財產標籤。新財產有新財標很正常，但是，舊財產竟然也要貼財標？細看才知道，財標上有一個欄位是保管人，也就意味著有任何人員調離退，他名下的所有財標都要重新印製。當時不以為意，只覺得和動物大學、蚊蚤大學不同而已。可是在這個負責印製財標的單位一段時間，我發現出了大問題！

在動物大學及蚊蚤大學，財標幾乎貼上去就不會異動，也不會再去留意它。但是學校每年都要進行財產盤點，所以十幾年來的大學之旅都是與財標一年一會。然而夜市大學的教職員工約有3200人，若平均一個人有3個財產，一學年有100個人異動(調職、離職、退休)，就得要有100份申請補發財標的行政程序要跑，至少300張財標要印製、分送、重貼，這些都是時間、人力、物力的耗費。

難道動物大學和蚊蚤大學是特例？那麼其他大學的財標又有哪些內容呢？於是請求任職其他大學的好友協助拍攝所屬學校的財標，彙整成一張比較表。從這張比較表來看，有五個欄位資訊是全部學校都有列出的，雖然名稱略有不同，但意義相同。這就意味著，其餘欄位是各校的需求，教育部來訪查並不會要求一定要有這些欄位。值得一提的是，因為科技越來越發達，有近一半的學校財標上面同時有Barcode 或 QR code，經過測試夜市大學的QR code，掃描後可以看到這個財產的完整資訊，內容包含不在財標上顯示的資訊。既然有這樣一個輔助好幫手，為什麼還需要這麼多的資訊在這張標籤上呢？

雖然是一張小小的標籤，但是背後代表的意涵是行政程序。列出不會變動且必要的資訊，貼上後，未來所有的變動僅是電腦系統端的程序，也就意味簡化行政流程。但若列出了會變動的資訊，如保管人、存置地點(不等於保管單位)，也就代表將因為人事的變動須同步更動外顯的資訊，也就是財標，那麼人事異動就不再只是異動人單位內的事，而是牽動學校所有與此異動人有關的事，事情就被搞大了！為了一張財產標籤耗損的行政成本，是一種浪費。

多年的學校行政經驗中發現，很多行政人員真的就是乖乖牌，上頭說什麼就做什麼，或是前人怎麼做就跟著做，沒有自己的想法，更沒有全校性的行政流程改善的想法。蕭規曹隨是打安全牌，但是活在科技日新月異的時代卻還在使用打字機時期的思維來處理行政事務，到底是有多不敢作改變？還是多懶得做改變？難道都不想讓自己成為現代人？難道不想透過現代的科技讓行政事務更便利，讓自己可以更省事，也可以從中獲得更多的成就感嗎？

當然，若要成為有能力透過現代科技讓行政事務越來越便利，也就意味要不斷的與時俱進，不斷的學習新知，最好能多和其他同業交流，一起成長。而要認識同業或是探訪其他學校的資訊，參加同業的研習或組織應該是最好的方法。可惜的是，來到總務處我還沒參加過同業研習與組織，甚至不知道有沒有這樣的研習或組織的存在......對比學務工作時期認識的同業，總務工作真是寂寞....

每件事情都有它的目的，在達成目的的過程中要思考的不應只是單向的目標，應同時思考是否能夠發展出更多方面的收穫，若能連帶給予過程中每個角色更便利的作法，行政工作才能越作越輕鬆，越作越有成就，也才有餘力去發展其它的事務，這樣就能達到行政共好的目標。

經過這麼多年，我得到的心得是.....

但是，看在業界的人(是的，就是我老公)眼裡，把學校行政當事業的人，是個笨蛋！因為你不會因為這樣加薪、升職，只是自己做爽的。

唉！好大的打擊...

但是又不願意妥協去接受原地踏步的日常，只能轉念想：歡喜做、甘願受。