前面已經談了跟催的基本原則,最後這篇我想深入談談:
若你不得不把問題上報(escalation)該留意什麼眉角
這通常發生在事情往不好的地方發展、你跟合作對象發生歧見、或你認為對方沒法有效解決問題時啟用(不單單只是拖延這麼單純的情況)。
大部分情況上報分兩條線,當事人雙方各自往自己的會報線上報。
打個比方,兩個不同班的小朋友在遊戲區玩的動作太大推倒了對方,第一反應是各自跑回教室告訴自己的老師,這十分符合人性直覺。但在職場這麼做不見得適切,職場中的上報需因應事件本身、當事人、與主管三方要素的評估而有不同拿捏。
一般上報流程:
- 員工A與員工B各自往自己的主管上報
- 兩方的主管進行研商,達成共識後交付給員工A與B去執行
而有一種特殊上報流程是這樣:
- 員工A往自己的主管上報
- 員工A “同時往員工B的主管” 上報
- 兩方的主管進行研商,達成共識後交付給員工A與B去執行
為什麼會有員工A直接去找員工B的主管反映問題的情況呢?
通常需要直搗對方黃龍,可能是出於事態緊急,對方因其他要務纏身,故由我方直接找對方的主管尋求解決。但還有一種情況,就是雙方對於事情有顯著的認知差異,例如B認為沒什麼大不了的,而A卻急得像熱鍋上的螞蟻,職場上皇帝不急急死太監的場景並不少見。
遇此情況,我建議要加一個動作在特殊上報流程的第二步驟中,那就是「預告」:
- 員工A往自己的主管上報
- 員工A “先向員工B預告後” 再往員工B的主管上報
- 兩方的主管進行研商,達成共識後交付給員工A與B去執行
避免成為同事眼中討厭鬼的心法:
「積極解決短期問題很好,但須留意兼顧長期關係」,
因為過了這件事,後面還有千千萬萬件事需要繼續合作。
對於別的單位的人跑來跟自己的主管說事,我認為沒有幾個人能說得出「幹得好」「你做的真對」。儘管你志不在告狀,只是就事論事,但程序瑕疵若沒有極高的信任基礎支持,很容易導致合作關係的破壞。
而且以我的實際經驗,當我表達「我想直接找你主管談」時,對方有極高的機率改變風向「不然還是讓我去說好了」或是「我們再努力看看能否有其他替代方案」,也就是說你這個動作有機會刺激對方更積極的作為,畢竟大部分人都不希望給主管辦事不力的觀感。
還有一種情況,你其實想避免對方自己去上報,因為你預期對方很難說清楚你的痛點,或你對這位同事的評估,有很高的機率無法忠實陳述,反而可能導向不利自己的說法。這種時候我會跳脫各自會報,提議「一起去找對方主管,或直接安排會議,拉雙方主管到檯面上來討論」(當然會前還是要對自己的主管前情提要)。
未經斟酌就上報,跟小朋友不開心就告老師沒有太大區別,
成年人的世界不是跌倒了就急著找主管安慰你説「地板壞壞」。
職場中的不和諧、沒有共識,通常不是絕對的對錯,而是雙方觀點分歧或利益衝突所導致,需要運用智慧來解決,而這也是人人都必須修煉的職場人際互動技巧之一。