那些讓你變成討厭鬼的工作習慣:小事也要cc主管,上報卻不預告同事(中)

2022/09/29閱讀時間約 4 分鐘
上篇我們談的是怎麼跟催同事能達到效果又不會被討厭,這篇我們來談談怎麼跟催高階主管。
先說,高階主管拖欠事情很常發生。
但我不會說高階主管拖欠事情就是理所當然,但因為這在高階中並不少見,並且會找到他們的通常茲事體大,無論是要他點頭才能放行,或是需要盡快告知的critical issue,這些都不能略過他們的意見,所以你退無可退,一定得找到方法。
以下分享幾個跟進高階的要點:
一、你的訴求是否言簡意賅
「不要問問答題,給他選擇題」。在請求高階決策時,給選擇題確實是更好的方法。若是比較複雜的資訊但沒法口頭說明,就把要談的事情摘要整理給他,幫助他快速消化。一兩頁的簡報(executive summary),配合圖表或列點,都好過於一篇洋洋灑灑長達八百字要他自己劃重點的郵件。為加速他的決策,值得你花時間整理一目瞭然的資訊。
而表達的方式(無論口頭或文字)要把握這個順序:
What(你要他做什麼決定)
Why(這件事是怎麼來的)
How(選項分析與你的建議)
切記,高階主管的時間很寶貴且通常沒什麼耐心,先說你的請求(通常開門見山比說故事順敘法更適合於高階溝通),緊接著說請求的原因(事情的緣起,想解決什麼問題),引起關注後才有機會爭取他最大的投入去消化你的提案(Plan ABC,建議哪一種以及為什麼)。
二、你是否預留足夠的「拖延」時間(Lead time)
你沒有看錯,就是得預設他就是會拖。
接觸的機會越少,你越可能過度樂觀的預估取得高階主管意見所需要的時間。頭幾次可能付出慘痛代價,但務必從中理出頭緒。但這沒有標準答案,端看這位高階主管管理幅度(他管得越寬你能擠出的時間就越少)與工作習性(他是資訊決策型還是直覺決策型,前者可能需要更多次的來回),而且也還要看你要他決策的事情有多複雜,複雜度越高,需要抓的lead time就越長。
他的秘書或助理,與他經常互動的其他同事都是你很好的請教對象,讓你少點試誤學習(trial and error)。
三、你是否用他覺得舒服的方式跟進
如果今天跟催的對象是CEO,你有他的手機,找不到人email又不回,能直接打電話催他嗎?答案是「不要貿然這麼做,除非他有此習慣」因為一通突兀的電話過去,你最好能確保他也認為這件事有這麼急。
高階主管可以接受被跟催的方式多有不同,你得做他的秘書或助理之友,多一個幫忙轉達提醒事情的好幫手。若沒有,可以向常與該他們打交道的同事請教,有急事怎麼聯繫比較不會冒犯。
他們可能會跟你說「我幫你跟他敲會議吧,他不喜歡突兀的電話」看來這是一個狀態對了才願意談事情的高階。或是「他不會看郵件的,你直接打他手機看看,他想接就會接」,這是一位喜歡用對話勝過閱讀郵件的高階。抑或「我看你不用再催了,找你主管對他吧」,階級不夠就不太理會對方的高階也大有人在。而我也遇過打電話不接,但用what’s app或手機簡訊就會回的(全日幾乎都在開會的高階),或是回信快速但也不吝質疑期限不合理的(有紀律但也很有個人原則的高階)。
跟催高階主管的基本要點
「提供有結構好消化的資訊,把拖延時間計入lead time,
並採取投其所好的跟進方法」
當你要跟進的對象是自己會報線上的主管時,基本上方法與面對高階主管相似,有資深同仁可以請教那最好,若沒有,就從一次次互動中找出最適作法,包含讀懂主管不耐煩的神情、不悅的口氣等非語言訊息,那個方法就儘量別再用了。
跟催自己的主管絕對不能任性,嘗試一兩次無果就在那生悶氣,殊不知當事情耽擱了,你還是會被問責,屆時總不能雙手一攤「因為你都不回信,所以我delay了」,然後板著臉等主管認錯。大部分主管就算感覺自己理虧也需要下台階,讓他沒面子,你也不會好過,而我相信明智的你,會選擇兼顧跟催目的與主管喜愛的最佳策略。
麥卡沙
麥卡沙
是母親也是憤青,是人力資源工作者更是職場戰地記者。用寫作咀嚼人生、職場與教養的甘與苦。面對真實人生不是盲目的樂觀,而是看清光明與黑暗後,仍始終保持正向、善良與溫暖。
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