7個超有用的人生工具:SWOT、PDCA、6W2H、SMART、WBS、時間管理、二八原則

2020/01/14閱讀時間約 3 分鐘
每個人的一天都是24小時,要怎麼有效分配手上資源,以及做好時間管理,才能讓自己事半功倍?
這裡哈利熊提供你7個超有用人生工具,讓你在因應不同情況時,可以選用最適合地分析方法,輕鬆增加辦事的效能與效率!
7個超有用的人生工具
在商業管理學中有許多歷久不衰的概念與分析工具,這些概念與工具不只是能應用在商業決策上,對於個人的職涯發展與人生規劃也有相當的借鑑意義。
這裡哈利熊整理了7個這樣超有用的人生工具!

1. SWOT分析法

SWOT原則
Strengths:優勢
Weaknesses:劣勢
Opportunities:機會
Threats:威脅
啟示:幫助你清晰的掌握全局,幫助你了解自己在資源方面的優劣勢,把握環境所提供的機會,防範可能存在的風險與挑戰。

2. PDCA循環規則

PDCA循環原則
Plan:制定目標與計畫
Do:任務展開、組織實施
Check:對過程中的關鍵點和最終結果進行檢查
Action:糾正偏差,對成果標準化,並確定新的目標,制定下一輪計畫
啟示:每一項工作,都是一個PDCA循環,都需要計畫、實施、檢查結果、並進一步進行改進,進入下一個循環。一份成功的計畫是許多周詳規劃的結果,也唯有經過不斷的改進,才能完善自己的人生。

3. 6W2H法

6W2H法
What:工作的內容和達成的目標?
Why:做這項工作的原因 ?
Who:參加這項工作的具體人員,以及負責人 ?
When:在什麼時間、什麼時間段進行工作 ?
Where:工作發生的地點 ?
Which:哪一種方法或途徑 ?
How:用什麼方法進行 ?
How Much:需要多少成本?
啟示:每一項工作都應該遵循6W2H法,有助於我們思路條理化。在規劃任務,做報告的時後也應該應用6W2H法。

4. SMART原則

SMART原則
Specific:具體的
Measurable:可測量的
Attainable:可達成的
Time Based:有截止期限的
啟示:制定目標需要符合SMART原則,有利於員工更明確高效的工作,更為未來的績效考核制定了目標和考核標準,使考核更加科學化、規範化,保證考核的公開、公平與公正。

5. 時間管理:重要與緊急

時間管理法
A. 重要且緊急:緊急狀況、迫切的問題、期限完成的工作、你不做其他人也不能做
B. 重要不緊急:準備工作、預防措施、價值觀的澄清、計畫、人際關係的建立、增進自己的能力
C. 緊急不重要:造成干擾的事、電話、信件、報告、會議、迫在眉睫的急事
D. 不重要不緊急:忙碌瑣碎的事、廣告函件、逃避性活動、等待時間
啟示:對事情的處理要有前瞻性,重要的事情應該要先做。

6. WBS任務分解法

WBS任務分解法

WBS即是Work Breakdown Structure。

WBS分解:目標→任務→工作→日常活動

WBS分解原則:
將主體目標逐漸細化分解,最底層的任務活動可直接分派到個人去完成。每個任務應該要求分解到不能再細分為止。
WBS分解方法:
至上而下與至下而上的充分溝通,一對一個別交流、小組討論。
啟示:將目標分解,從樹根到樹葉,一目瞭然,才能統整全局,安排人力和財力資源,把握項目的進度。

7. 80/20法則

二八原則

巴特列定律:「總結果的80%是由總消耗時間中的20%形成的。」

事情的準則是建立在〝重要的少數與瑣碎的多數〞的原則基礎上。
舉例說明:
  • 80%的銷售量是來自20%的顧客
  • 80%的電話是來自20%的朋友
  • 80%的總產量來自20%的產品
  • 80%的財富集中在20%的人手中
啟示:做任何事情要想到二八原則,把資源用在最重要、最緊迫的事情上。
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