《OTPR敏捷工作法》讀書心得：提升工作效率的四把利劍
閱讀時間約 6 分鐘
為什麼要使用OTPR
書中在一開始提出一個問題：為何多數人無法為自己的績效負責？
主要因為這四個原因：
- 價值誤區：
輸入不等於輸出，做的事情缺乏價值 - 目標誤區：
因為錯誤的目標，而無法產生價值 - 分工誤區：
分工不明確、成果過度依賴他人 - 高能低效：
能力強的人被安排太多雜務，無法創造太多價值
OTPR敏捷工作法透過OKR避免目標誤區、透過時間管理避免高能低效、透過專案管理避免價值和分工誤區。使用OTPR，能讓自己掌控自己的績效、創造更高的價值。
什麼是OTPR
OTPR敏捷工作法由四種工作方法組成：
- O： OKR(Object and Key Results)，目標管理
- T： Time Management，時間管理
- P： Project Management，專案管理
- R： Retrospective，回顧與復盤
其中，OTPR工作法以行事曆作為核心，透過行事曆進行計畫、紀錄，這樣的好處是有數據可供回顧。
讀到這裡，我發覺自己在周末回顧時做不了什麼的原因，很可能就是因為沒有在行事曆紀錄活動，於是就不知道當時做了什麼，導致無法進行回顧。
並且，作者也警告，不要因為情況可能變化就不做計畫：
計畫會不斷改變，但是只要事情沒有變化，就能透過計畫預期結果。所以，在遭遇變化時，應該不斷修正計畫、預期結果，而非不做計畫。
－游舒帆《OTPR敏捷工作法》
所以，OTPR工作法就是透過擬定清晰的目標、排出優先順序、設計可行的計畫、持續檢討而提高效率，從而達到「敏捷」的工作方式。
如何進行OTPR
行事曆
在開始之前，先將行事曆分類成下列幾種：
- 營運行事曆：公司例行或重要的活動（對學生來說可能是學校課表）
- 協同性活動：需要和他人一起完成的行程
- 個人計畫：所有個人生活與工作的計畫
- 變更行事曆：因為突發狀況而改變的行程
- Re-plan：因為變更行事曆的事項而調整的工作項目
依照重要順序把前三個排好，然後模擬計畫、提早選擇時間衝突的行程，再排除時程、資源、執行的不確定性：盡可能提早確定任務的狀態、行程的時間，以避免突發狀況。
當執行時遇到突發狀況，需要更改計畫時，就將當時實際做的事情也紀錄上去。
在回顧時，就可以分類突發狀況：
- 緊急狀況：難以拒絕的重要事件
- 插單工作：可以自己選擇做或不做的事情
- 規劃或執行缺失：自己規劃或執行不當造成計畫
- 自發性任務變更：因為目標改變、任務調整等因素，而改變計畫
並在之後回顧、檢討。
OKR
OKR就是訂下目標(Objective)，再設定關鍵結果(Key Results)，用來衡量目標的完成程度。這麼做的好處在於不容易產生錯誤的激勵機制，造成反效果，同時也有更好的方法可以衡量自己的成果。
在訂下目標前，要先理解兩件事。
首先，生活中的各個領域都應該訂下目標，而且可以大致分成八類，並且目標彼此會相互影響，所以不能只偏重其中幾項。
其次，定下的目標要符合SMART原則，也就是清晰、可衡量、可達成、相關、有時間限制。關於分類和訂目標更深入的知識，可以參考這篇《最棒的一年》讀書心得：最棒的一年，從訂目標開始。
在設定目標後，就要思考要使用什麼作為關鍵結果，關鍵結果可以是數字或特定的結果，重點是要可以客觀的衡量，以及結果是否真的可以代表完成目標。
接著，使用OTPR的T提出計畫、安排任務的優先順序。
Time Management
在訂下目標後，就可以開始排序目標的重要性，排序的原則是：當兩個目標衝突時，該捨棄哪個。但是，每個領域都應該至少維持基本的水平，不讓其中一個領域對其他領域造成負面影響。
接著，為了達成目標提出可行的計畫，再列出計畫需要的資源、執行的順序、能帶來的效益。在比較之後，決定哪些事情先做、哪些事情先擱置。
關於時間管理的另一件事情就是排定任務的優先順序。將任務依照重要性和急迫性化成二維矩陣，並提前安排重要但不緊急的任務、避免或是盡快解決不重要但緊急的任務。
同時，在回顧時盤點自己修正任務的原因，了解自己的原則，再依照它排定任務的優先順序。假如只要有人約吃飯，你就會取消運動的行程，這就代表社交的重要性對你而言高於運動。
Project Management
在專案管理的章節，書中分別提到了五個重要原則和執行計畫的技巧。
五個重要原則分別是：
- 定義交付產出：思考做完這件事後，應該產出什麼成果，以弄清事情為何而做
- 工作量估算：可以藉由拆解工作、標準化流程、找專家和團隊估算提高準確度
- 六小時原則：在八小時的上班時間安排六小時的工作、留兩小時緩衝
- 不開會原則：如果不開會就能解決問題，就不要開會
- 留時間給自己：保留時間思考或處理來不及處理的事情
在執行計畫時，要盡可能根據計畫行動，並且適當的處理變更。而面對變更時，要盡量避免變更帶來的衝擊，並且理解到變更一定會發生。
在執行完計畫後，就可以使用回顧與復盤，透過持續檢討提升自己的效率與計畫。
Retrospective
作者用Retrospective表示回顧與復盤。
- 回顧是讓我們反思這段時間的每件事、做得好與不好的地方。
- 復盤則是思考如果當初做了其他選擇，會有什麼結果。
藉著這兩件事，可以讓自己找出解決事情更好的方法、了解自己做事情的原則。
而回顧則可以分成日回顧和周回顧兩種，每日回顧可以記錄自己當天的回顧與復盤，為了讓自己能隔天就修正自己的行動；周回顧則處理以周為單位的事情，或是短時間內看不出問題的事情。
其中一個有效的工具是自我提問，透過不斷自我提問，可以讓自己更了解自己行動背後的動機和原則。釐清自己的行為為什麼和計畫有落差，並且應用自己的發現、做出更好的計劃。
從哪裡開始
OTPR工作法有很多技巧可以應用，以至於讓人不知道該如何下手。我認為，開始的第一步應該是先使用行事曆預先計畫、並紀錄自己當時實際的行動。之後，再逐步使用OTPR的其中一種方法。
不論是要先使用T更有效的安排任務、用P更有效的執行、用O更準確地朝目標前進，或是用R不斷改進自己，它們都可以讓自己更能掌控自己的績效、創造更高的價值。
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