00129.官方單位工作快速上手教學2-公文夾的顏色

2020/08/03閱讀時間約 2 分鐘
圖示:台灣官方原內政部社會司的紅色「最速件」公文夾,書套有設計袋口以便插入字條,圖片來源為張居隱:https://www.shutterstock.com/zh/image-photo/1770198851

剛到台灣官方單位工作的你,知道不同顏色的公文夾,代表什麼意思嗎?要如何讓長官從桌上的一大疊公文,找出你的公文優先辦理?

依台灣官方的《文書處理手冊》規定,公文夾原則分成紅色、藍色、白色、黃色,我在台灣官方單位工作時,負責公文管理業務,對此發明有趣口訣:

一、紅色為「最速件」:常夾帶像是民眾申訴、議員關心這類處理期限短的公文,要確保在期限前辦完,不然民眾會抗議,或得罪議員而更忙,甚至因此拉低考績而沒工作,比火燒屁股紅通通而燒燙傷還慘。

二、藍色為「速件」:公文再不趕緊於期限前辦完,會影響考績,到時就會藍色憂鬱。

三、白色為「普通件」:這種公文雖處理期限較長,但仍需找時間處理不可擺爛,不然長官打考績時,會認為你很白爛。

四、黃色為「機密件」:常夾帶含底價、評選委員資料的標案公文,價值不輸黃金,或夾帶含個人隱私資料的公文,詐騙集團很愛盜賣而需保密。

至於要如何從一大疊公文,找出你要的公文?其實部分單位的公文夾書套,會設計袋口插入字條,可插入便條紙標記是哪個案件,需會辦流程、希望在什麼時候前辦完;如沒有也沒關係,可寫在便利貼貼在公文夾封面。

而我認為繁體華文筆劃多,並響應台灣官方推動的雙語政策,有時改用英文標記,引起公文登記人員注意,方便追蹤公文會辦進度。

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