零售百貨業平行溝通的日常

公司組織龐大的話，除了花時間做自己專業技能的事，還會花時間在跑流程和平行溝通上面，完成一個任務真的需要好多人的協助，比如說百人員工的零售百貨業，若我們要辦一個活動，真的有好多溝通的事要做，這邊來分享一下內部我所知道的部分。

活動辦在哪個場地，都是一年前就跨部門溝通分配好的，檔期你進場幾天我撤場幾天都會算得精準，畢竟活動主要吸引來客數再搭配業績，而物販活動就是用業績講話，一整年有一整年要追的數字，平日假日可以累積的數字都是錙銖必較，去年有搭到什麼連假或話題讓成績亮眼，開心一秒後轉身都成為隔年的業障。
但時事、話題總是瞬息萬變，天曉得去年有疫情今年有天竺鼠車車，除了已經規劃好的事，大家也很常為了很多突發的機會、資源做更多更多的協調溝通工作

用水用電和廠商入館的管制等都有相關單位在管理，商場是一個龐大的建築物，有很多事項都會有窗口審核把關，外部廠商入館進撤場要送名單管制、用電要申請、大型吊車施工要附上很多相關文件、藝人保姆車要下碼頭也需要先給車號等等。

活動場域怎麼規劃、會擺放什麼東西，有場地管理單位會審核，用意是確保客人的動線有被預留、或是鄰近的活動不會相互干擾；商場內要擺vp點做品牌意象的陳列也有相關單位會審核，只能在限定的長寬高裡擺設道具等。

我常看企劃同事跟法務大人對合約對到地老天荒，公司有公司的立場、授權商或廠商有自己的權益要維護，一字一句都要再三確認，等到合約內容都達到共識後，還需要跑用印的流程，這是相當謹慎且耗時的工作。

不管是快閃店需要工讀生還是大型節日需要動員內部的人來協助活動，都是要提前思考規劃和提出申請的，再由人資單位依照需求、依部門人數比例去落名單，比如說春節活動，大家都休假返鄉過節時，我們就是那些需要堅守崗位的人；或是週年慶是百貨人潮洶湧的時刻，客服工作量大爆炸到需要”畫雞丸”(叫支援的台語)，若你去換來店禮想說這些人怎麼沒有穿客服的制服，不要懷疑，那都是百貨公司的內部人員。
題外話：如果你是一位逢年過節不喜歡被親戚語錄打擾的人，歡迎找那種人家休假你上班的工作，相信你會很慶幸你能用正當理由閃掉哦：）

發新聞稿或發記者會需要跟公關部門對接，資源有限所以扣打只會留給年度大型活動或是重要檔期使用，該提供的圖、文有些都需要先自備好，所以後來我才理解為什麼Ａ新聞跟Ｂ新聞照片都一樣，不要懷疑那都是主辦單位提供的。
使用社群媒體曝光會需要跟小編群溝通討論和預定時程，所以品牌就算有在商場設櫃，但如果你的素材真的還好的話，是排隊也上不了的，畢竟小編要對粉絲負責，不能每天都狂PO廢文給他們看，那個觸及率跟互動率是小編的指標之一。

雖然上面看起來好像大家都各司其職，有好多事情都被管，但其實也有很多三不管地帶，或是一堆講錢傷感情的溝通，也是蠻有趣的。