《關鍵十八分鐘》最成功的人如何管理每一天

2022/05/24閱讀時間約 11 分鐘
失去金錢,可以再賺回來;失去朋友,可以修補關係;失去工作,可以再找一份。但失去了時間,就永遠失去了。
生活中有許多的資訊和事項瓜分了我們的時間和注意力,讓生活失去掌控,向被洪流不斷推著走。為避免這種情況,本書分享了如何確立自己的年度目標,然後帶入每天生活中,讓讀者保握時間,朝著目標不斷前進。就像Google map訂定目標後,規劃出從現在自己的位置到達目標的最佳路線。
本書分為四個章節,以循序漸進的方式探討如何規劃與執行計畫。

一. 事前準備:

停下來,放下成見,看清自己及四周,找出自己潛藏的內在。
車子急轉彎會翻車,人要立刻改變方向也一樣,更別說現階段連要去哪都還不知道。在一切開始前我們先放慢腳步甚至停下來,停止埋頭苦幹、停止繁忙的步伐。本章我們先慢下來,做好準備。

停下來

重新審視自己,關注周遭環境,重整思緒、重新聚焦,思考對自己來說什麼是重要的。放下自己內心的成見,用客觀理性的眼光看待自己和周遭,勇於挑戰自己既定的想法,避免被偏誤蒙蔽雙眼。

人有無限可能

工作或許很重要,但不應該是你的全部。思考一下,當你將工作從身上摘掉後,自己還剩下些什麼、有什麼能代表你?若都沒有,那是一件可怕的事情。表示你把一切壓在工作上,就像雞蛋裝在同一個籃子裡。這樣你自然會把工作看得太重,對於工作無法表現的餘刃有餘,對於職涯的起落缺乏應變,過於在意當下的得失。另外適時的身分轉換,接觸不同的事物,能刺激大腦思考、激發創意,結果往往能在工作上有更好的表現。
每個人在平凡的外表下,都有屬於自己獨特的不平凡,就像蘇珊大嬸,在中年婦人不起眼的外表下,竟隱藏了驚人的天籟。不過蘇珊大嬸在成名前也是經過大量的學習和累積才有如此成績,成功並非一朝一夕。找出自身的不平凡並培育它,使其發光發熱是很花時間的,對此我們需要有耐心和時間。

給自己五秒鐘

事件發生時我們很容易陷入:事件->反應->結果的模式中,遇到事件後內心出現反應,然後我們在內心的帶動下做出結果。這樣往往會受到情緒影響,做出令自己後悔或吃虧的決定。我們應該轉換為:事件->結果->反應,事件出現後先停下來,等內心反應退下後,思考自己想要什麼樣的結果,然後再依照想法做出反應。

二. 年度目標:

深入挖掘自己,找尋自己的能力、弱點、獨特之處與熱情所在,以此作為根基,訂定未來方向,寫下年度計畫。
在做好準備後,接下來我們開始為自己找尋內心嚮往的目標。就像Google map要先找到目的地才能最佳的規劃路線,年度目標就像暴風雨中的燈塔,指引我們目標,避免渾渾噩噩的度日。

四大元素

不過能做的事物成千上萬,光看就眼花撩亂,要怎麼從中選出值得追求的事項也是件棘手的事情。作者建議從下列四項元素進行發想:
  1. 發揮能力:魚兒參加賽跑一定會輸,豹子比賽游泳也一定慘敗。要從事能讓自己發揮能力的事業,才能脫穎而出。若世上沒有這種比賽了話就自己發明一個能發揮能力的比賽,在其中稱王。
  2. 擁抱弱點:世上無完人,每個人都有弱點。有時我們不應該隱藏自己的弱點,而是應該思考如何將弱點與事業融合,轉換為助力。
  3. 強調獨特之處:如果只是做與大家相同的事情,那只是增加競爭對手。與眾不同或許會讓自己變得過於顯眼,但也讓自己不淪為非必要的存在。獨特之處只要善加運用,就成為自己的獨特所在。
  4. 追求熱情所在:
  • 渴望:能讓你沉迷其中的事物,往往就是你的熱情所在,也是你可能成功的所在。跟著心走,找尋想做的,而不是應該做的。
  • 堅持:成功的三要素是:(1). 你想要達成。(2). 相信自己可以達成。(3). 享受追求的過程。不管什麼事情都需要持續一段時間才能看到成果,堅持不斷進行,並享受其中過程,更能讓你成功。
  • 放輕鬆:帶著負能量是會驅散走一切,與其帶著恐懼或厭惡做事,不如找出真正想做的事並投入其中,你會展現出積極、正向的光芒,他人會更願意幫你、接納你,自然也更容易成功。找出這事的方法可以參考如下:
    a. 思考自己有興趣或喜歡做的事,然後列出來。
    b. 將事情分為自己做(如閱讀)和與人共同進行(如志工)的。
    c. 自己進行的再細分為可以和他人一起(讀書會)和不行的,然後將不行的去除。
    d. 從留下來的活動中找尋活動積極參與,可以了話擔任領導者。
  • 意義:許多人臨終前最後悔的是沒有做自己和花太多時間在工作上,不是說不要投入工作,而是應該將時間花在自己認為重要的事上。當然,如果那就是工作,自然沒有問題。我們應該問問自己,什麼是自己認為有意義的事或值得追求的事,哪些事是沒意義或不該做的事,然後朝著值得的事物前進,安排好自己的生命和精力。判斷依據不該是客觀證據,而應該是你自己的心。

太執著反而誤事

另外也要注意,雖然認真投入很好,但也當心因為過度成迷於眼前事物,忘記了注意四周和目標,導致偏離了方向或與機會擦身而過。專注於熱愛的事物很重要,但時時抬起頭,注意機會和是否朝著目標也一樣重要。

失敗為成功之母

失敗的感覺並不好受,因此我們也容易害怕失敗,但失敗其實並不可怕。失敗來自於我們挑戰不確定或未知的事物,而這些是成功的路上必定遇到的挑戰。逃避挑戰、迴避失敗,只做有把握事情的人等於被對成功。真正厲害的人不是不會失敗,而是會從失敗中不斷再起,將挑戰和經驗做為成長的養分。仔細回想一下,在自身遇到或看到的人生中,許多改變一身的重大事件都是發生在遭遇重大挫折或挑戰的時候,生命就是由一件件意外事件組成,泰然面對生命的起起伏伏,接受生命的變化與波折吧。

量力而為

最後就是依據這些元素和提醒思考屬於你值得前進的目標,然後將這些目標放入你的年度目標中。不過切記不可過於貪心放入太多的目標,時間是有限的,重點不是如何完成所有的事,而是挑出重要和值得的事完成,其他則直接捨棄掉。

三. 每日規劃:

以簡單的方法規劃每日行程,專注在真正重要的事,忽略令人分心的事。
每每年底到年初,網上常看到po文自嘲每年年度目標就是前一年複製貼上的文章。理想很豐滿,現實很骨感,規劃好年度目標後就任其淹沒在柴米油鹽中。為避免這情況作者設計一套如Google路線規劃的方法,讓每一天都是通往目標的過程。

行事曆的重要

我們時常有許多重要的事情要處理,但往往千頭萬緒不知從何開始。這時最好的方法就是靜下來將事情切分成細項,條列清單並逐一執行。清單告訴我們什麼事情是最重要的,安排日程計畫則是要靠行事曆,從年度目標和重要事項中抽出細項,加入每天的行事曆中,做為每天的行動準則並且盡力完成。不過記得再加一項:其他五%(必要瑣事),留些時間給生活必須要做的日常瑣事。至於其他不在清單的事情,就表示不是那麼重要,要盡力避免才是。
另外安排時有幾點要注意:
  1. 一天時間有限,不可能把所有清單中工作完成,所以要依照擁有的時間和各項進度合理安排,避免因無法達成而灰心喪志。
  2. 將最困難和最重要的事情先完成,這樣既能有足夠精力執行,也能確保今天有所作為。
  3. 記得留時間進行回應他人需求、例行公事等5%事務。

放手清單

同時還有另一份很重要的清單,就是放手清單。身處於資訊爆炸的現代,每天不斷有各式各樣的資訊迎面而來,為了避免被這些事物誘惑或奪走專注力,偏離了航線,列出放手清單是有需要的。

三日規則

還有一種情況也常遇到,有些事情一直存放在代辦清單中,每天和他大眼瞪小眼,但一直沒有任何進展。為避免此種情況發生,可給自己訂定三日規則,代辦事項不可停留超過三日,若超過三日則需進行下列四項之一選擇:
  1. 立刻做:立即執行將其處理掉。
  2. 排入行程:若無法立刻完成又很重要,安排一個確切的時間去執行。
  3. 放手:真的不想去做或不足以排入行程,可以選擇放棄。
  4. 有一天/也許:有些是不想執行但又不能放手,可以放入此區,然後每個月找一天瀏覽,刪除不需要的事項。
另外需再準備一份清單叫等待清單,就是等候對方回覆的事項,可以記錄並設定時間提醒自己。

十八分鐘法則

有了工作清單和行事曆後最重要的就是確實執行,為此我們需要個簡單、有效的方法讓注意力集中在目標上。這方法作者稱為十八分鐘法則
  • 上班前五分鐘,安排、確認當天工作日程
  • 每小時花一分鐘,深呼吸、複習行事曆,重新聚焦。
  • 下班前五分鐘,檢討今天工作狀態,是否有完成目標,過得如何?學到什麼?與同事相處如何?

四. 避免分心:

執行,將計畫轉為現實,往往是最困難的一步。
掌握驅動力、掌握界線、掌握自己。
現在有了美好的目標和完整的規劃,但接下來才是最難的部分:執行。執行過程中時常會因他人或自己造成的分心,發生中斷或偏離的狀況。也可能因為自己的內在逃避或怠惰的想法,選擇做不重要但簡單的事。這階段將探討如何集中在執行上。

降低門檻

讓事項更容易進行,首要就是降低進行的門檻,不要對自己的意志力有太高的期望。打造一個容易工作的環境,先從環境開始做起,讓自己更容易專注在工作中。萬事起頭難,開頭往往是最困難的,如果遇到不想做,就告訴自己只做五分鐘,專注眼前不要想太多,有時是我們自己把事情想得太困難了,實際執行時往往撐過前面就一切順暢了。

別在最脆弱時刻放棄

人在內在虛弱或環境不佳時,往往容易想放棄,像肚子餓時想放棄節食、上一天班後不想運動。這種時候更應該貫徹行動,不能在脆弱時候決定放棄,應該啟動驅動力,專注眼下階段、不做他想,結果往往撐過前頭,後面就開始漸入佳境。人在脆弱的時候會感到不安、自我質疑,容易做出逃避的決定,為了不讓自己後悔,不能在這時做下決定。可以在狀態良好時檢討,考慮放棄與否,這樣就算放棄也是在理性評估思考後的決定。

掌控情緒

雖然我們有安排日程表,但可能會突然多了許多事情近來或發生意外導致拖延等,讓我們因時間不夠或忙亂而感到焦慮,變得暴躁易怒、目光狹隘,讓人感到難以親近,結果反而釀成更多的意外。為防止這種情緒破壞一切,可以利用手錶或手機設定每小時嗶一聲,提醒自己停下來,深呼吸並回想自己是什麼樣的人,重新梳理自己。
工作上會遇到各式各樣的鳥事,有些能笑笑帶過,有些會帶給你負面情緒,讓你糾結其中,妨礙工作。這時該做的不是告訴自己不要想,根據白熊理論這是沒用的。而是要腦袋放空,靜下心來傾聽,就像蔡康永說的讓自己像河流裡的石頭,而情緒就是河水,看著他從身旁留過。然後用正面思維看待事情,或是乾脆做其他事讓自己分心,不再沉溺其中。分心在我們專心時是最大敵人,但當希望避免某事或轉移情緒時卻是我們的最佳幫手。

留白的美好

我們為了提高效率、不浪費時間,時常會把事情排得滿滿的不留空隙,但結果往往是讓自己過得匆忙混亂,可能因為未注意或準備不周產生了更多問題。所以最好是能在每件事間安排十分鐘左右緩衝,給自己調整情緒和事前準備時間,這樣可以更投入下一件事項。

五. 結論:

作者以有邏輯、漸進的方式提供了一套簡單、易執行的方法,讓我們重新拿回人生的掌控權,避免在吵雜、紛亂的生活中迷失了方向。雖然這本書是在2013年出版,距離現在有些時間了,但裡面提到了觀念還是相當的適合現代。十八分鐘法則,簡單、實用,沒有太多規矩和模式,可以輕鬆、快速在生活中實用。同時書中不斷強調,不是快速完成所有的事,而是著重完成重要的事,其他則盡量避免的概念,能避免過於緊繃和無法達成的挫敗感,更充裕的到達自己的目標。
這是本適合初出社會的新鮮人或被生活和工作壓得喘不過氣的上班族,擺脫迷茫焦慮和盲目忙碌,重新審視、找回自我,朝著心中目標前進的書。
Jimmy
Jimmy
留言0
查看全部
發表第一個留言支持創作者!