【簡報設計專欄：釐清簡報設計的三大迷思，避免無效努力、無效溝通】
更新於 發佈於 閱讀時間約 1 分鐘
撰寫日期：2022.08.15 作者：FAHAHA｜翁順法
大多數人應該和我一樣，是大學時期才開始接觸簡報。以前國小、國中、高中的時候，其實也需要上台說話，但那時候並沒有使用投影片。
不知道大家有沒有仔細想過一件事：為什麼要花時間做投影片呢？投影片的目的到底是什麼？
我想請你先暫停，自己思考一下，因為這很重要。
了解目的，才能掌握重點。任何學習和工作都是如此。
想完了嗎？好，那要跟你分享我的答案了：製作投影片的目的，是為了加速溝通的效率。
這其實很合理。投影片多了視覺的輔助，比如：圖示、圖片、圖表、表格…等等，應該要能夠幫助講者更容易講述複雜、抽象的概念，和聽眾有效率的溝通。
但是你會發現，很多人在花了大量時間做投影片後，並沒有讓聽眾更容易懂，反而讓聽眾困惑，心中暗自碎念：「我還不如自己看資料就好」。
投影片明明就應該加速溝通的效率啊，為什麼讓聽眾更不懂，也讓講者很挫折呢？
就過去的教學經驗，我認為是因為很多簡報製作者在學習和製作投影片的過程，沒有搞清楚投影片的「目的」到底是什麼，而有一些錯誤迷思，導致無效的努力。
這一篇文章，大家分享我觀察到的簡報設計三個迷思。
避開三個迷思，才能讓簡報有效溝通，不再浪費自己和聽眾的寶貴時間。
準備好了嗎？那我們開始吧！
一、簡報設計迷思一：誤把設計當裝飾
簡報設計最常見的迷思，就是把「設計」投影片當成「裝飾」投影片。
這個迷思會發生，就在於沒有釐清簡報設計的目的：達成有效的溝通。
很多人在做簡報時，仍然是帶著製作文件的思考模式。他們把段落的資料，拆成條列式，直接放入投影片中，就認為這樣比較好懂了。
接著，他們就開啟了「美工」模式。（這是他們認為 PowerPoint 和 Word 不一樣的地方）
純文字投影片「太單調」了？那就先加上個背景模板，讓畫面看起來豐富一點。
投影片看起來「太無聊」了？那就再加上一張可愛的動物圖片，感覺比較吸睛。
什麼？聽眾「聽到睡著」嗎？那一定是不夠生動，加上動畫吧，讓文字活起來。
投影片看起來「太無聊」了？那就再加上一張可愛的動物圖片，感覺比較吸睛。
什麼？聽眾「聽到睡著」嗎？那一定是不夠生動，加上動畫吧，讓文字活起來。
就這樣，一張純白的投影片被畫成了大花臉。
聽眾原本要看懂、理解內容已經很累了，結果現在視覺上又干擾分心，就索性放棄不聽了。
這個問題會產生，就在於簡報者犯了「把設計當裝飾」的迷思，而忽略了這些「裝飾」並無法更有效的溝通。
因此，在執行每個設計手段時，可以先問自己：「我做這件事，有助於聽眾更理解我的意思嗎？」如果不行，就不要浪費時間和精力了。
二、簡報設計迷思二：誤當自己賈伯斯
這裡的「賈伯斯」，是「大圖滿版型簡報」的代稱。
由於賈伯斯當時在蘋果發表會意氣風發的演說，讓大家對於這種極簡又吸睛的簡報設計風格為之著迷。
一張圖搭配一句話，成為流行一時的設計風格。
當時我剛在接觸簡報時，也大受這類型的簡報風格影響。
甚至當時還聽過一些法則，告訴我們：投影片越好代表字越少、一張投影片不能超過13個字、內容要簡單到連阿嬤都看得懂（祖母法則）…。
這類「賈伯斯式」的迷思，其實就是「字數」的迷思。因為當時大家受夠了只是把文字複製貼上的簡報，因此才大力推崇這種由講者主導，簡報只是說故事背景的潮流。
但，這類簡報最大的問題，就是職場現實中適用性並不高。
你想像一下，假如你是某公司的管理階層，日理萬機，請底下員工報告公司業務近況讓你快速了解，結果員工每張投影片都這種大圖滿版，然後跟你說故事，你會不會很焦躁？
換個角度，這類型的簡報對於講者來說，也是極大的考驗。首先，因爲講者必須記憶大量的內容，只能看著一張圖、一句話，就要知道要講什麼；再來，這完全考驗講者的演繹能力，因為聽眾對於內容的理解完全仰賴講者的表現。
如果是難得且重要的大型演講，或許能用這類型的簡報呈現，但若是例行性的職場簡報，這類「賈伯斯式」的簡報，對於講者和聽眾來說，都不太實用。
三、簡報設計迷思三：誤把簡報當講義
簡報設計的第三個迷思，是「誤把簡報當講義」。也就是說，簡報者把所有要講的內容都貼到投影片之中，頂多變成條列式，然後加上一點顏色變化。
這類型的迷思會出現，有兩種可能：第一，講者並沒有好好消化內容，所以就全部照放；第二，講者擔心會漏講一些資訊，因此全部放上去比較保險。
如果你屬於第二種，那這裡要跟你分享一個重要的觀念：投影片的目的不在於「完整」呈現資訊，而是讓聽眾用最短的時間，快速掌握重點。
如果簡報者只是毫無差別地將資訊放上去，然後照唸，就失去了簡報者的價值。還不如讓聽眾自行閱讀，再向講者提問就好，這樣反而是比較有效的溝通。
要知道，講義和投影片的「目的」是不相同的。講義是為了完善資訊，投影片是為了快速理解。
如果你的問題是：「這樣不就等於要做課程或演講的檔案，還要另外做講義的檔案嗎？」
我認為，最好的方式確實這樣。我自己的作法，是把講義用簡單的文字呈現，沒有裝飾，並留下一些空白處讓聽眾根據自己的需求補充。
另外，你也可以思考看看：真的需要講義才能學習嗎、講義的目的是什麼、講義和課程簡報相同真的能夠相輔相成，達成有效溝通嗎…？
或許，你會找到最適當的解決方法。
總結
這篇文章，我們談了簡報設計的三個迷思，分別是：誤把設計當裝飾、誤當自己賈伯斯、誤把簡報當講義。
這三個迷思的產生，是因為我們多數人在學習及製作投影片的過程沒有意識到：投影片最重要的目的，是加速講者和聽眾溝通的效率。
如果你的努力無法提升溝通效率，那就是無效的努力，甚至是負向的努力，比不做還糟糕。
設計每張投影片時，鼓勵大家從「目的」思考，找出真正的重點，才能有效努力、有效溝通。
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嗨，我是順法，是一名簡報培訓講師，主講 : 視覺溝通、內容策略、上台表達等簡報技巧。超過 100 場以上的授課實戰經驗。希望透過公開班、讀書會、寫作，推廣大眾簡報能力的養成。有任何培訓需求，歡迎與我聯繫。信箱：fahahatalk@gmail.com
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