【資訊量太大時,該怎麼表達比較好?用 MECE 原則分類,讓表達更有邏輯力】

更新於 發佈於 閱讀時間約 2 分鐘

撰寫日期:2023.08.24 作者:FAHAHA|翁順法


當我們要表達的內容項目太多時,資訊就容易變得零散,讓聽眾感覺很混亂。

這時,我們要做的事情是將想法正確分類,在聽眾腦中建立容易理解且一覽全局的框架,讓他們一目瞭然。

實際上怎麼做呢?可以掌握兩個重點:




▋1. 透過「共同特徵」,將內容分成 3~5 類

舉例來說,你想到超商幫朋友買飲料,但他不知道自己要喝什麼,你會怎麼問他呢?

你會問:你要…

① 冰的 / 熱的

② 果汁 / 茶類 / 奶類 / 咖啡 / 汽水 / 酒精…

③ 有糖 / 無糖

這時候你在做的事,就是透過「共同特徵」進行分類,讓聽眾更容易理解。

如果你一個品項、一個品項問,來回確認需求,溝通就會沒有效率。

那為什麼是 3~5 類呢?

主要是因為大腦一次能處理的訊息,大概就是 3~5 項,一旦超過這個量,聽眾的大腦就會開始分心,覺得你說話沒重點。



▋2. 分類要符合 MECE 原則

MECE 原則,是由麥肯錫知名顧問在金字塔原理中所提到的一個概念,用來全面、縝密的解構問題。

分類後的概念需要遵守「不重複、不遺漏」的原則。

出個問題考考你,你馬上就懂。

請問,下列哪一種分類人類的方式,不符合 MECE 原則?

A. 生理男、生理女

B. 1-20歲、21-45歲、46-65歲、65歲以上

C. 幼兒、兒童、青少年、青年、壯年、老年

D. 男人、女人、年輕人

答案是…(D)

恭喜答對!因為男人、女人中,都已經包含年輕人了,這樣就違背了 MECE 原則。

符合 MECE 原則的分類結果,才是真正有邏輯、有效果的分類。



​​

▋總結

當資訊量太多時,分類能夠提供聽眾大腦一個框架,幫助他們更容易全面掌握資訊。

但要注意:分類必須符合 MECE 原則,才能真正有助於分析問題,做到真正有「邏輯」。




若有簡報設計、溝通表達等內訓或個人諮詢的需求,歡迎來信討論。

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