《BCG問題解決力》摘要:簡報秘笈

更新於 2023/07/22閱讀時間約 3 分鐘

「身為時常需要做簡報的你,是否掌握了簡報的關鍵要素呢?」

前陣子閱讀了《BCG問題解決力》這本書,今天要來說明這本書中提及的簡報概念與技巧!

不論你是身為還在讀書的大學生,甚或是出社會的上班族,只要運用BCG顧問在用的簡報表達術,就能將你的簡報想法與脈絡更加具象化與邏輯喔!

一、用「投影片」說故事

在BCG的標準當中,一份投影片需要具備「三個基本元素」,即是關鍵訊息(key message)、內容主體(body content)和資料來源(data source)

(圖片摘自《BCG問題解決力》P151)

(圖片摘自《BCG問題解決力》P151)

1.關鍵訊息

每張投影片最上方都需要有一個「關鍵訊息」,去當作此張投影片的標題。但是這個標題不是我們一般熟悉的下標題方法(例如:簡介、分析),而是能夠傳達「有策略意義」的訊息。而只要閱讀每一張的標題,就可以充分了解這份投影片的故事。所以為了讓投影片達到最大效益,必須謹記「一張投影片,只出現一個訊息」

2.內容主體

包含分析圖表或是訪談的相關引言,切記一張投影片的內容主體不是只要放上分析圖表就好了,而是要能夠證明第一點所說的關鍵訊息。

而另外,圖表必須要有「圖表標題、X軸與Y軸」喔!

3.資料來源

不論是一手資料或是二手資料,都需要如實地標註資料來源,讓你的簡報擁有可信度,並且當有人對於簡報有疑慮時,可以知道從哪邊找到你的資料。

二、「好」的投影片

那你會問,一份好的投影片所要的元素有什麼呢?

書中提估三個簡單的原則來檢驗:simple、insightful、pyramidal

1.simple:用5秒了解你的內容

由於簡報的用意是在幫助你說一個故事,而說故事的背後即是與對方「溝通」,因此越簡單的投影片越好。以下有幾點技巧:

  • 一張投影片=一個關鍵訊息
  • 去除所有贅字
  • 選擇易懂的圖表

2.insightful:【突破性】+【針對性】原則

insightful在英文當中翻譯成「有洞察力的、見解深刻的」。

因此放在簡報當中,就相當於以下的公式:

Insight=觀眾不知道+符合觀眾需求的=突破性+針對性

  • 關鍵訊息是否有「So What?」(所以呢?),簡單來說就是事實如何

我們用以下例子來做說明

「AA國中學生招生人數逐年下滑」→沒有So What?因為這是陳述一個事實。

「由於選修課程品質下降,且教師的流動率高,導致AA國中在這幾年的招生率下滑,所以我們的課程品質與師資管理是決勝的致要關鍵。」→有So What。

  • 不要在兩張(或以上)投影片出現重複訊息

3.pyramidal:用金字塔原則檢視簡報邏輯

(資料來源: mckinsey.com)

(資料來源: mckinsey.com)

三、「執行摘要」撰寫秘訣

什麼是執行摘要(Executive summary)?

執行摘要即是投影片的一開始,方便讓聽者,快速瞭解整份報告最精華且最關鍵的重要訊息。

所以,在執行摘要當中需要符合「 SCR+N原則

  • 什麼情境 (Situation)
  • 遇到什麼問題 (Complication)
  • 你的解決策略 (Resolution)
  • 下一步做什麼 (Next)

例如,在本書當中的P163頁的例子

一個月前,我們同意成立團隊來尋求新的商業模式。【情境S】
從XXX研究當中,發現XXX有許多未被滿足的需求【遇到問題C】
(例如1、2…)
團隊針對XXX提出假說【解決策略R】
(假說1、2…)
下一步,我們希望……【下一步N】

投影片品質檢測

  • 清楚:是否有任何模稜兩可、定義不清楚的字詞
  • 簡單:一張投影片=一個關鍵訊息。是否有多於無用的資訊
  • 有力:你的Insight是否有讓人當頭棒喝
  • 合理:論述是否前後一致。是否合乎邏輯
  • 誠實:事實資料是否正確且能支撐你的論點
  • 聽者觀點:是否有其他隊聽者無意義的訊息

最後,幫大家總結製作投影片需要考量的事情

  • 聽眾是誰
  • 聽眾想知道什麼
  • 聽眾關心的是什麼
  • 聽眾不喜歡什麼內容
  • 簡報的目標
  • 簡報的風格

以上就是BCG的簡報秘笈拉!之後還會有更多BCG詳細的內容喔。我們下次見。

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哈囉!我是冠彰,大家都叫我袋鼠。 從高中開始到現在不斷走在教育的道路上,意識到教育、社會與全球是息息相關,然而有太多結構性問題讓我感到困擾與煩憂。未來將成為#社會助人教育NPO工作者,期待在教育、社會、以負責、毅力與省思的方式,讓自己成為「助人的永續人才」道路前進。
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