「身為時常需要做簡報的你，是否掌握了簡報的關鍵要素呢？」
前陣子閱讀了《BCG問題解決力》這本書，今天要來說明這本書中提及的簡報概念與技巧！
不論你是身為還在讀書的大學生，甚或是出社會的上班族，只要運用BCG顧問在用的簡報表達術，就能將你的簡報想法與脈絡更加具象化與邏輯喔！一、用「投影片」說故事
在BCG的標準當中，一份投影片需要具備「三個基本元素」，即是關鍵訊息(key message)、內容主體(body content)和資料來源(data source)。
（圖片摘自《BCG問題解決力》Ｐ151）
1.關鍵訊息
每張投影片最上方都需要有一個「關鍵訊息」，去當作此張投影片的標題。但是這個標題不是我們一般熟悉的下標題方法（例如：簡介、分析），而是能夠傳達「有策略意義」的訊息。而只要閱讀每一張的標題，就可以充分了解這份投影片的故事。所以為了讓投影片達到最大效益，必須謹記「一張投影片，只出現一個訊息」。
2.內容主體
包含分析圖表或是訪談的相關引言，切記一張投影片的內容主體不是只要放上分析圖表就好了，而是要能夠證明第一點所說的關鍵訊息。
而另外，圖表必須要有「圖表標題、X軸與Y軸」喔！
3.資料來源
不論是一手資料或是二手資料，都需要如實地標註資料來源，讓你的簡報擁有可信度，並且當有人對於簡報有疑慮時，可以知道從哪邊找到你的資料。
二、「好」的投影片
那你會問，一份好的投影片所要的元素有什麼呢？
書中提估三個簡單的原則來檢驗：simple、insightful、pyramidal。
1.simple：用５秒了解你的內容
由於簡報的用意是在幫助你說一個故事，而說故事的背後即是與對方「溝通」，因此越簡單的投影片越好。以下有幾點技巧：
- 一張投影片＝一個關鍵訊息
- 去除所有贅字
- 選擇易懂的圖表
2.insightful：【突破性】＋【針對性】原則
insightful在英文當中翻譯成「有洞察力的、見解深刻的」。
因此放在簡報當中，就相當於以下的公式：
Insight＝觀眾不知道＋符合觀眾需求的＝突破性＋針對性
- 關鍵訊息是否有「So What？」（所以呢？），簡單來說就是事實如何
我們用以下例子來做說明
「ＡＡ國中學生招生人數逐年下滑」→沒有So What？因為這是陳述一個事實。
「由於選修課程品質下降，且教師的流動率高，導致AA國中在這幾年的招生率下滑，所以我們的課程品質與師資管理是決勝的致要關鍵。」→有So What。
- 不要在兩張(或以上)投影片出現重複訊息
3.pyramidal：用金字塔原則檢視簡報邏輯
（資料來源: mckinsey.com）
三、「執行摘要」撰寫秘訣
什麼是執行摘要（Executive summary）？
執行摘要即是投影片的一開始，方便讓聽者，快速瞭解整份報告最精華且最關鍵的重要訊息。
所以，在執行摘要當中需要符合「 SCR+N原則」
- 什麼情境 (Situation)
- 遇到什麼問題 (Complication)
- 你的解決策略 (Resolution)
- 下一步做什麼 (Next)
例如，在本書當中的P163頁的例子
一個月前，我們同意成立團隊來尋求新的商業模式。【情境S】
從XXX研究當中，發現XXX有許多未被滿足的需求【遇到問題C】
（例如１、２…）
團隊針對XXX提出假說【解決策略Ｒ】
（假說１、２…）
下一步，我們希望……【下一步Ｎ】
投影片品質檢測
- 清楚：是否有任何模稜兩可、定義不清楚的字詞
- 簡單：一張投影片＝一個關鍵訊息。是否有多於無用的資訊
- 有力：你的Insight是否有讓人當頭棒喝
- 合理：論述是否前後一致。是否合乎邏輯
- 誠實：事實資料是否正確且能支撐你的論點
- 聽者觀點：是否有其他隊聽者無意義的訊息
最後，幫大家總結製作投影片需要考量的事情
- 聽眾是誰
- 聽眾想知道什麼
- 聽眾關心的是什麼
- 聽眾不喜歡什麼內容
- 簡報的目標
- 簡報的風格
以上就是BCG的簡報秘笈拉！之後還會有更多BCG詳細的內容喔。我們下次見。
