許多企業為了因應疫情，選擇讓員工採取遠距工作，根據萬寶華人事顧問公司調查，僅有 26%的雇主同意在未來繼續採取遠距工作的模式，有67%的雇主則要求員工恢復正常上班。但根據微軟調查，有高達73%的員工希望在疫情後，仍繼續維持彈性的工作模式，且在未來求職時也會將是否可在家工作視為重要的評估條件，因此企業需要更正視遠距工作對於公司營運的重要性。
採取遠距工作時，企業需評估的4大重點
1.資訊安全
在疫情的影響下，加速企業的數位轉型，同時也面臨因遠距工作而衍伸出的資安問題。電子郵件、假冒應用程式、惡意網址等，都是常遭受攻擊管道。遠距工作期間，家裡成為臨時的辦公空間，需連接網路的設備大幅提升，就連家庭所使用的路由器也可能成為駭客的攻擊對象之一。為避免企業帳號、密碼無法有效控管，或是資料庫中的機敏文件遭到竊取、員工透過個人即時通訊軟體溝通時，造成資料外洩等情形發生，企業必須在執行遠距工作前，規劃完善的安全防護措施，並教育內部所有員工對於資訊安全的相關知識，並安裝防毒軟體、不使用公共空間提供的免費WiFi，才能避免讓遠距工作成為資安破口。
2.團隊溝通協作
當企業採取遠距工作模式時，最有感的改變就是彼此間的溝通方式，少了面對面的交流，取而代之的是文字訊息、語音通話、視訊通話等溝通管道，因此擁有穩定、安全的溝通工具就成為需要評估的項目之一。
現在有許多免費即時通訊軟體都能夠提供這些服務，滿足大多數用戶的需求，但如果企業想提高員工進行遠距工作時的效率及體驗，就得評估這項溝通工具，是否可在雲端中提供另外的協作空間，並能和通訊軟體本身進行串聯。
3.工作進度管理
對於企業來說，疫情期間若有員工確診就已經會造成生產力的下降，在無法和下屬待在同一個空間工作的情況下，管理者們更會擔心員工是否可維持正常產出。
企業可採用合適的辦公工具，協助執行工作進度管理，常見的辦公工具像是線上打卡、工作日誌、行事曆、公佈欄、電子簽核、KPI績效考核系統等，養成員工隨時回報工作進度的好習慣，也幫助主管能夠掌握下屬的工作狀況。
4.文件數位化
公司儲存及管理資料的方式，將會影響員工在遠距工作時的效率。企業可評估內部的文件資料是否可採數位化的方式存放於線上，並透過帳號授權存取的權限，可利於員工快速取得所需資料，也能夠確保文件資料的安全。
另外將紙本的簽核流程數位化，也可節省人工處理時間，即使員工在家工作，也可通過系統於線上處理請假、請款、簽呈、用印申請等作業。
Lale辦公團隊協作工具，協助企業處理遠距工作大小事
Lale辦公是最適合遠距工作的平台，提供跨平台、多裝置，當企業採取遠距工作模式時，團隊可透過即時文字訊息、語音通話以及視訊會議等管道進行討論，相較一般免費通訊軟體更具安全性，可有效協助提升溝通效率、縮短團隊之間的距離。
Lale辦公更結合多種雲端辦公應用工具，不僅能進行文件管理及線上簽核，將文件數位化，還提供工作日誌及專案管理、出缺勤紀錄，幫助企業控管所有員工的工作進度及考核工作表現，即使處於遠距工作模式，仍可維持團隊的生產力，達到企業與員工雙贏的局面。
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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。
