當企業採取遠距工作模式時,需要評估的4大重點!

2022/09/02閱讀時間約 3 分鐘
許多企業為了因應疫情,選擇讓員工採取遠距工作,根據萬寶華人事顧問公司調查,僅有 26%的雇主同意在未來繼續採取遠距工作的模式,有67%的雇主則要求員工恢復正常上班。但根據微軟調查,有高達73%的員工希望在疫情後,仍繼續維持彈性的工作模式,且在未來求職時也會將是否可在家工作視為重要的評估條件,因此企業需要更正視遠距工作對於公司營運的重要性。
圖片來源:Freepik

採取遠距工作時,企業需評估的4大重點

1.資訊安全

在疫情的影響下,加速企業的數位轉型,同時也面臨因遠距工作而衍伸出的資安問題。電子郵件、假冒應用程式、惡意網址等,都是常遭受攻擊管道。遠距工作期間,家裡成為臨時的辦公空間,需連接網路的設備大幅提升,就連家庭所使用的路由器也可能成為駭客的攻擊對象之一。
為避免企業帳號、密碼無法有效控管,或是資料庫中的機敏文件遭到竊取、員工透過個人即時通訊軟體溝通時,造成資料外洩等情形發生,企業必須在執行遠距工作前,規劃完善的安全防護措施,並教育內部所有員工對於資訊安全的相關知識,並安裝防毒軟體、不使用公共空間提供的免費WiFi,才能避免讓遠距工作成為資安破口。

2.團隊溝通協作

當企業採取遠距工作模式時,最有感的改變就是彼此間的溝通方式,少了面對面的交流,取而代之的是文字訊息、語音通話、視訊通話等溝通管道,因此擁有穩定、安全的溝通工具就成為需要評估的項目之一。
現在有許多免費即時通訊軟體都能夠提供這些服務,滿足大多數用戶的需求,但如果企業想提高員工進行遠距工作時的效率及體驗,就得評估這項溝通工具,是否可在雲端中提供另外的協作空間,並能和通訊軟體本身進行串聯。

3.工作進度管理

對於企業來說,疫情期間若有員工確診就已經會造成生產力的下降,在無法和下屬待在同一個空間工作的情況下,管理者們更會擔心員工是否可維持正常產出。
企業可採用合適的辦公工具,協助執行工作進度管理,常見的辦公工具像是線上打卡、工作日誌、行事曆、公佈欄、電子簽核、KPI績效考核系統等,養成員工隨時回報工作進度的好習慣,也幫助主管能夠掌握下屬的工作狀況。

4.文件數位化

公司儲存及管理資料的方式,將會影響員工在遠距工作時的效率。企業可評估內部的文件資料是否可採數位化的方式存放於線上,並透過帳號授權存取的權限,可利於員工快速取得所需資料,也能夠確保文件資料的安全。
另外將紙本的簽核流程數位化,也可節省人工處理時間,即使員工在家工作,也可通過系統於線上處理請假、請款、簽呈、用印申請等作業。

Lale辦公團隊協作工具,協助企業處理遠距工作大小事

Lale辦公是最適合遠距工作的平台,提供跨平台、多裝置,當企業採取遠距工作模式時,團隊可透過即時文字訊息、語音通話以及視訊會議等管道進行討論,相較一般免費通訊軟體更具安全性,可有效協助提升溝通效率、縮短團隊之間的距離。
Lale辦公更結合多種雲端辦公應用工具,不僅能進行文件管理及線上簽核,將文件數位化,還提供工作日誌及專案管理、出缺勤紀錄,幫助企業控管所有員工的工作進度及考核工作表現,即使處於遠距工作模式,仍可維持團隊的生產力,達到企業與員工雙贏的局面。
瞭解Lale辦公-專為團隊協作打造的平台:https://www.lale.im/service/lale_work.html
原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結
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