PAYROLL真是人資最難觸碰的領域?| Podcast 人力資源部 您好 EP001

2022/09/21閱讀時間約 9 分鐘
Payroll真是人資最難觸碰的領域嗎?
因緣際會,我的人資職涯幾乎就是從Payroll開始,我本以為這是稀鬆平常的際遇,後來參加聚會和課程後才知道這是一個難以觸碰的神秘領域。一個素人接下Payroll,我遭遇了什麼?讓我慢慢告訴你.......
人力資源部 您好
我是一個將近10年資歷的人資素人,10年之前我的經歷完全跟人資八竿子打不著關係。
我剛到職的時候,發現怎麼人資部的前輩都沒有在座位上,整個部門總是空空蕩蕩的,看來這部門工作應該不是像我想像的一樣枯燥。
身為一個人資素人,可想而知我剛到職的時候什麼都不會,加上部門座位上一個人都沒有,所以我一開始能做的也只有「接電話」。
沒錯,接電話
剛開始這個工作幾乎是佔滿了我全部的工作時間,不是因為我菜連電話都不會接,而是電話真的爆多。
我還以為這個部門還有兼管客服,哪來這麼多電話,後來代接電話一段時間後發現,的確全是客服工作,不過是內部客服,都是同事打來問問題的。
不過沒關係,接電話可是我拿手好戲,想當年在當人資之前,我是做代書助理,老代書出門辦事,山中無老虎,猴子當大王,電話都是我這小代書應付的,更何況我當時稚嫩的聲線和溫柔的語調更能安撫阿姨們急切的心情,我猜當時回頭客可能因為我多了不少
漸漸的我可以感受到為什麼人資部都是空蕩蕩的,原來大家都像是在躲債一樣在躲電話,尤其是算薪資的,明明是負責發薪水的人,但是發完薪水以後就像是欠債千萬一樣跑路,不知道的人還以為他捲款潛逃,大家沒收到薪水呢。
薪資跑路招募接,招募跑路訓練接,訓練跑路,勞健保接,就這樣每個月都在跳蘿蔔蹲抓交替,為了躲電話整個部門能開的外務都全開了,外訓的外訓,校園招募的校園招募,就差勞健保沒有親自跑件去勞保局投保。
沒辦法,出來混的總是要還,一直代接電話也是解決不了問題,避風頭避了半個月,還是要回到座位上的,債主們好像有眼線一樣知道薪資回到座位了,那Call in 電話響的可真是連綿悠長。
「都是電腦算的」喀擦掛了電話,這句話簡單又暴力,相比之下資訊部常常掛在嘴上的「你重開機了嗎?」就顯得非常客氣委婉。
在這資訊化的時代,工作結合電腦的程度在這次經驗完美體現,把鍋給電腦背更是把資訊化發揮的淋漓盡致,我想這是我人資職涯學到的第一件事情。
後來輪到我做薪資了,我當然是坦然面對,正面硬肛,電話來了我都先噓寒問暖,跟我call in 的聽眾先套近一番,聊著聊著他們都忘記要打來幹嘛,就這樣一陣暖心關懷到心理諮商的操作,我也是安然度過了債權人的追殺,美滋滋的過上了一段輕鬆的小日子
雖然說我的服務在同事間傳出了口碑建立了信任,但是很多相同的疑問或錯誤重複出現,看來真相只有一個,電腦不是背鍋可能是甩鍋,難不成他們已經發展出了人工智慧?魔鬼終結者我也是看過的,我怎麼能這樣坐以待斃!
除了正常薪資作業流程外,立馬每天加班手算500員工薪資,最後再和電腦進行比對,不算不要緊一算嚇死你,怎麼有這麼多的出入,之後又在抽絲剝繭逐一比對一切終於水落石出。
的確是錯了,連老闆的薪水都錯了,前手都離職很久了,看來這鍋我背定了,104可以開一開了,至少這段經歷可以寫上一夜手算500人薪資成就get ,
不過錯在哪裡呢?我們待下集之後再做討論吧,在人資界中payroll 一直都是最神秘而且神聖的存在,是很多人資難以碰觸到的領域。
有人說是因為薪資是機密一定要老闆最信任的人。
有人說因為這工作是所有人資流程最後產出所以很複雜難度高。
有人說要很熟悉法令所以門檻高。
我說老闆信任是必然的,但是也不是多麼的獨一無二,除非你是老闆兒子,不然憑什麼他得特別信任你,我說難道payroll 就得他家的人做?
還是一定要經驗老道的人資才可以,我想很多公司payroll 也是財會做,所以跟人資經歷好像也沒什麼正相關。
正所謂職場老手上下其手,有經驗的人知道的竅門更多,五花八門的手法更是讓人防不勝防。
還是因為要熟悉勞動法令還要加上稅務法令,這樣提高了任職門檻,可是我想法令是死的,是個有付出時間就可以收穫的知識,如果這都算門檻那你也太不上進了。
還有一件事情就可以打垮payroll高大上的形象,那就是「薪資外包」,如果可以外包,剛剛說到的門檻都是自命清高了。
我說Payroll 難接觸到不是職位門檻高,而是職位出缺少。
老Payroll沒走哪有缺?
做Payroll 在企業中的確大多有個崇高的地位,有著清白和信任的表徵,怎麼能不貪戀這職位
加上要從一家公司到另一家公司當Payroll的話幾乎一切得從頭。
每家公司薪資策略、結構,政策不同,這才是轉職門檻,縱使你學富五車,面對打掉重練這檻真的很難跨過,要跳出自己的舒適圈談何容易,所以我就這麼的做了10年。
你以爲都是同一家系統廠商就可以游刃有餘嗎?
很抱歉就我的經驗來說,薪資系統通常導入後都是被閹割到不成人形,然後再客製到體無完膚,所以如果一套系統導入10家公司那幾乎變成10套系統,這10套還有BETA版,1.0版,2.0版
內容豐富到系統工程師寫不出來,然後專案管理師幫忙熬夜手算薪資的頂著先。
其實Payroll很簡單,社會保險以及稅務的部分法令有明確的規定,而薪資加減項也應該在勞動契約或管理辦法中定義的很清楚,這些都是死板板的東西,只是怎麼把文縐縐的文字轉成數學而已,所以要嘛文學拿手或是數學數學很強,其中一個厲害這工作應該可以得心應手
而人力資源管理的知識這更是人資人員要不斷精進的課題,日新月異的管理理論,世代更迭的管理技巧,不管在人資的那個領域都是要時時勤修才有日日進益。
所以我覺得真正的難的是薪資作業流程和系統的學習。
就像剛剛說的每家公司系統都不盡相同,同樣的資訊公司,同樣的人資系統,在一陣客製串接等騷操作後,每個系統都活出了他們的精彩,硬生生的像是兩個媽生的。
雖然系統是死的,但是意外是活的,你從來不知道系統錯誤什麼時候發生,更糟糕的是你還不知道發生在哪裡?
你把手上的作業流程重複重複再重複的操作,但是這次就是結轉不過去算不出來,明天就要發薪了,不禁讓人想著說「不知道辦公室在8樓夠不夠高……」
除非是職務輪調或晉升,不然進入一家新公司,或是轉任一個Payroll職位能夠有的交接時間並不多,能夠快速掌握一家公司的薪資系統和薪酬的管理流程我覺得這才是最重要的能力。
首先要對系統架構要有一定的概念。
要從熟悉EHR這樣的知識,到能夠快速盤點和剖析一家公司系統的技能。
我會採取內外、遠近、關鍵去盤點系統流程和錯誤經驗
第一、先了解人資有什麼系統,再廣泛一點了解公司有什麼系統?最後和外部有沒有對接。
EIP、ERP、BPM 甚至看起來不相關的CRM或是POS,這些系統怎麼串接,人資系統會用到那些資料,這都要你有概念才能夠迅速架構出來的。
打個比方,看似不相干的CRM 系統會不會有客戶滿意度資料,而這個資料又會不會作為績效考核內容拋轉到人資系統,這樣的話有沒有可能其他部門維護錯誤而造成績效考核結果出不來,進而績效獎金算不出來。
而有些公司ERP會和廠商對接,彼此資料交換拋轉週期為何?什麼時候結轉才會是最正確的資料,不影響業績獎金細算。
第二、依照週期遠近盤點系統流程,要定期維護的資料有什麼,有什麼參數會影響別的作業流程。
例如到職作業人事資料維護內容有什麼?職位職級參數會不會影響薪資上下限,造成主檔無法輸入。
又或者年度報稅作業有什麼,會不會每月薪資結算資料造成年度報稅錯誤狀況。
第三關鍵事件,例如勞退新舊制,一例一休,特休結算等一些關鍵的勞動法令變更事件,通常法令變革後,系統需要一段時間才能完善,這段期間就會延伸出很多EXCEL 維護或是其他暫時性的流程,有些公司系統沒有簽訂版本更新合約,那這些關鍵事件就是系統走鐘的開始,會延伸出很多EXCEL,或是很多手動的操作,更別提老前輩們的傳統手藝紙本作業,根本就是文化遺產等級了。
再來就是流程的內外遠近關鍵盤點,人力資源部內部個領域合作的流程有什麼,和公司其他部門合作的流程再有什麼,甚至和外部合作的流程有什麼。
例如年度報稅和財會怎麼配合?每月薪資作業流程怎麼串接到會計和出納?
有沒有每季或每年甚至得更長的週期,勞工退休準備金提交流程等
最早提到的法令還有相關管理知識這個只是入門門票,加上徵信結果良好,就會大大增加取得這個職務的機會,但是要活下來就是看面試中能不能在有限線索評估作業狀況,在交接時能不能快速熟稔剛剛提到的流程了。
如果我分享的遭遇你都沒有遇過,那請你好好的珍惜你的工作。
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在做HR之前我完全不知道公司有這個職位 我以為我只是轉職從一個助理變成另一個助理 沒想因緣際會就在這領域打滾十年 從素人菜雞到薪資福利 從金融海嘯到新冠病疫 這段職業生涯是不斷對話所構成 不論是過去和員工、同事、同行以及師長對話 還是現在用文字跟讀者對話 每段對話都是滋養我的寶貴經歷
人資生涯是由不斷對話構成, 每段對話都是滋養我的寶貴經歷, 這裡沒有OKR、沒有平衡計分卡、沒有職能地圖, 沒有高尚的管理理論,只有接地氣的職場經驗 經歷過勞退新舊制轉換嗎? 認為22K真是老闆的福音嗎? 體驗過一例一休法令反覆變革嗎? 永遠都遇到慣老闆嗎? 希望藉由文字紀錄職場故事, 期待利用寫作開啟對話交流。
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