企二代的難題-數位轉型篇
閱讀時間約 5 分鐘
面臨急速變化的年代-後疫情時代、數位時代、ESG時代
接班的企二代該如何延續企業榮景並找出面對新年代的衝擊之對策?
《客戶要求越來越嚴苛-生產履歷透明化》
企二代要面臨的問題眾多! 其他的先不說，先來討論最急迫且棘手的要求-“生產履歷透明化”吧!
事實上，“生產履歷透明化”是數位轉型其中一個部分的呈現結果。
阿奇是材料加工工廠第二代，剛剛承接爸爸的事業第一年，剛接手就遇到這輩子第一次聽到的「肺炎疫情」橫掃整個世界，簡直是天將降大任於斯人也阿!
由於疫情全球蔓延，國外的客戶無法像以往一樣每隔一段時間來台參觀工廠做例行性訪廠，因此漸漸有越來越多客戶要求生產相關資料回報，也就是俗稱的《生產履歷》。就像員工在家工作，老闆看不到你在身邊工作就更會要求你的工作回報越細越好。
許多傳統產業一時無法適應這樣的改變，只能動員全公司的人臨時抱佛腳在短時間內加班把資料做好交付。但是平時都沒有將生產過程仔細記錄下來或是將資料數位化的公司臨時生出來的資料，很快就被抓出了破綻，然後報告越做越多，惡性循環‧‧‧。客戶的眉頭也越皺越深。
阿奇的公司也面臨一樣的問題，他聽到隔壁的A公司說，他們也被迫交出生產履歷資料，聽說將生產資料數位化就可以處理這樣的事情，因此最近花了兩百多萬建置系統。甚麼?兩百多萬?阿奇吃驚的大叫! 建置系統的成本要這麼高啊?他真的有相對的高效益嗎?
阿奇問了好多朋友，找到了一位有經驗的顧問諮詢了心中的疑問。顧問給了他一些觀點與建議:
《系統只是一個工具，重點是客戶在乎的是甚麼?可以用手中的現有工具做出客戶需求的資料嗎?》
- 問題1: 系統廠商眾多，相關的套裝軟體也琳瑯滿目，找了許多廠商來做系統或產品介紹也聽不懂許多技術相關術語而無從判斷該如何選擇。
- 問題2: 若是客製化專用系統，動輒上百萬，之後每年的維護費還要25%左右。一次性花這麼大筆錢到底會不會像丟到海裡呢?
- 問題3: 我們需要的功能到底有哪些?恐怕連我們公司自己也不知道!
- 問題4: 系統建置之後，使用習慣重新學習會不會引起內部員工的反感?
- 問題5:付出成本與效益成比例嗎?
- 先別管系統商或軟體商提供的功能了， 因為他們也不知道我們的需求! 軟體只是供我們使用的工具，先問問我們自己想要增加那些功能以及改善哪些問題吧!
- 釐清我們自己需求之後，就可以知道哪些可以功能可以保留哪些可以剃除，接著就能把需要的軟體種類縮小搜尋範圍。
- 我們不需要了解系統功能，我們只需要了解自己需要甚麼。
- 在系統建置之前，最重要的前置作業就是讓員工參與。把大家的意見拿出來討論，達成共識之後就可以規劃好工作時間表讓大家按部就班前進。
- 付出成本與效益的計算，除了金錢之外， 還要把時間成本、節省的材料成本、人力成本、是否會丟失客戶訂單的潛在成本以及是否能爭取到訂單的潛在收益一起計算進去。
與顧問討論之後，阿奇豁然開朗，也認真地為自己的公司做了一份生產履歷數位化的計畫。阿奇是這麼做的:
【集結公司相關單位使用者一同討論他們面臨的問題以及需要的解決方法】
【將需求表列整理再一次與大家確認是否與認知的相同來達成共識】
【把需求系統化歸類之後，看看現有的系統是否就可以解決?若無法解決，則可以找尋系統廠商或軟體廠商來做規劃】
最後，阿奇與公司同仁共同做了決定:
- 將購買材料資訊從鼎新系統匯出到excel表格中，透過excel巨集功能計算出購買材料的最小公倍數，節省了過多材料購買的開支更能在excel表中看到購買材料與到貨時間，精準地控管了材料交期提升效率。
- 生產過程中，在各站別加購平板電腦加入公司內網，清楚記錄各站別生產完成時間點，並用excel巨集功能製作戰情室看板，讓阿奇以及其他高層主管清楚掌握現在的狀況及時修正生產步驟及提供支援。
- 生產良率紀錄: 在最後驗收時將驗收報告改成平板紀錄至excel報表，將來可以分析良率的消長並找出背後原因獲得改善。
這一次，阿奇的接班解決了第一個危機，他滿足了:
- 〈客戶需求〉: 生產材料備貨彈性度以及充分度透明度，生產流程清楚記錄且商品可追溯，提升產品生產效率品質以及交貨期穩定不延遲。
- 〈公司成本最小化〉: 由於清楚了解現階段自身需求，不會去購買不需要的功能而節省了許多不必要的開銷。阿奇加購了平板的費用以及excel巨集使用教育訓練費用，比之前的預期可能花銷費用少了許多。當然未來當公司業務拓展之後，就可以把更多賺來的利潤用來加購更完整的系統軟體建置上。
- 〈凝聚員工向心力〉:由於數位化是由大家共同參與，有共同的目標，數位化執行是大家一起努力所產出的結果，每個人都雀躍萬分也更熱情的參與計畫呢!
阿奇的表現讓剛卸任的大老闆爸爸很是滿意! 原來數位化不是一個大跳躍，而是依自己公司的狀況按部就班地向前邁進呢!後生可畏!後生可畏!
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