如何準備英文簡報的 6 個步驟

很久沒發文了，最近的工作時間嚴重失衡，幾乎都被客戶的報告給佔滿了，因為是Ａ級客戶所以大家都不敢怠慢，就怕在會議上頓呆或被問倒。所以每週正式會議前都會安排預演的會前會，於是兩組客戶就得安排四場了。萬一客戶臨時有狀況還會收到加開指示，一週光是開會的時間至少十幾個小時，還不包含搜集資料與準備報告的時間。之所以每次客戶報告都花這麼多時間的原因是客戶聽不懂中文，公司的規定是：「只要會議上在場有一位與會者聽不懂中文，該場報告，包含所有的簡報、口頭報告與 Q&A 都得用英文」。加上自己也剛剛接手專案不久也比較小心一點，決定照 SOP 一步一步做好。幾次玩下來慢慢抓到跟外國客戶溝通的眉角。

要做好「自己的」簡報。我們每個人的口語表達程度不一，事先準備一份簡報作為輔助，在正式上台報告也能有很好的提示作用，前提是這份報告是自己寫的、自己親手整理過的你才會有深刻的印象。那為什麼做簡報不從中文版開始呢？因為簡報的本質是看圖說故事，文字作為輔助數量不多，中英文版製作的時間相去不遠，所以直接切入英文版，還可以省下一道寫中文版的時間。

資料準備好後，就進入打草稿階段，開始構思要講哪些話來構成這份報告。如何把每張投影片要表達的內容講清楚，包含投影片之間的轉場台詞要把它們寫下來。這個步驟會來回很多次，目的是把故事邏輯給講通講順。不要相信用「英文腦」寫稿，因為我們不是英文母語人士，至少在你還沒變強前都不要這樣做。一個弱到爆的「英文腦」只會讓你在構思講稿的過程中大量 context switch，你的思緒會不斷地被打斷去查不懂的單字、修正文法錯誤，注意力分散輸出效果就會很差。每次 context switch 都要再花時間重新集中精神，這會讓你的精神力迅速下降歸零事倍功半。所以不如先把中文版講稿弄好，再來專心處理英文。

等中文版內容搞定後，接下來的翻譯工作相對輕鬆。在這階段裡我們要善用工具，請把 google 翻譯拿出來，把寫好的文稿丟進去讓機器幫你翻成英文版，機器翻譯的好處是你不需要擔心文法或拼錯字問題，可以很快的得到一個英文「粗」版。粗版的概念就像毛胚屋，外觀結構完整但不適合住人，必須經過裝潢。而且機器翻譯出來的語句經常會有邏輯不一致、前後文連接不起來的狀況，或者出現自己不認識、少用或不會唸的單字，專有名詞或縮寫翻車更是常有的事。機器翻譯缺乏專業素養與人性，這也是為什麼翻譯軟體還是沒辦法取代真人口譯的原因之一。對自己英文有信心的人可以在這階段試著自己翻翻看，這樣可以跟下一個階段結合再省下一道工序的時間。

拿到英文的「粗」版後就可以開始翻修加工了，翻修的重點就是要把上述提到的問題修掉。例如把自己不熟，念不順的單字換成意思接近的、容易理解的能夠唸的出來的單字；修訂被翻譯錯誤的專有名詞；把複雜的長句切成容易講出來的簡單的短句，邊改的時候配合自己講話的語速邊念，調整到自己能夠唸得順，就像自己中文報告講話風格的樣子，不太卡頓就可以進入準備下一個階段了。刻意練習是這階段成長的技巧，翻修加工的練習多了就會累積出自己常用的句型結構，就跟程式設計裡的模組函數一樣，累積越多自己的句型庫，之後寫稿改稿的速度就會越來越快。

有一個這樣的定義：「只要你跟一個人或兩個以上的人講話，就是 public speaking，公眾演說」，口頭報告就是一場公眾演說。一開始最簡單的策略就是「背起來」照著念。不過現也很流行線上會議，線上會議就可以把逐字稿寫好放在手機裡，或用電腦的視窗開著照稿唸，只要注意自己的發音跟語速就可以，而且面對一個鏡頭跟比起活生生的幾十隻眼睛同時看著你表演輕鬆很多。萬一要報告的資料太多背不起來怎麼辦？此時你得逼自己進化，就像壓縮軟體去掉重複的原理一樣，只記關鍵字或者直接把關鍵字寫在投影片上，上台時解壓縮你的記憶加上累積的句型庫，很快就能湊出簡單的短句。因為句子夠簡單的加上有關鍵字出槌機率不高，就算文法不正確，客戶還是聽得懂，報告還是可以催得動的。

一班的專題報告會在最後留一點時間讓聽眾 Q&A，英文 Q&A 也是大家不敢上台報告的重大原因之一。跟客戶專案報告是一種特例，會不斷的被 Q&A，他們看到什麼、想到什麼就直接開問。當然考前猜題的會前會多少有幫助，實際上客戶會問什麼不可預測，所以必須見招拆招並在短的時間對問題做出反應。很多人光想就怕本能的選擇逃跑，也因此失去跟真正的英文母語者交流學習的機會。

我發現大部分的客戶聽眾還是很 Nice 的，因為他們知道我們不是英文母語者，講不順有聽不懂的地方都是正常的。但是只要你敢講，他們也會了解你的意思，當他們發現我們聽完問題頓呆的時候，也會主動用不同的問法再問一次，自己舉手說聽不懂讓請他們用慢一點的速度解釋都是行得通的，現在我反而開始會有點期待跟客戶對話的時候。我想起了 All Ear English 他們的銘言：「Connection not Perfection」 。真的就是這樣，語言這東西敢講就會通。也藉這個機會跟大家分享我英文報告方式，希望大家將來上台的做英文簡報的時候有道可循，不用這麼慌張!! 如果你也有不錯的撇步，歡迎與我分享，讓我們一起進化 and Have Fun。