簡報英語|無論順風逆風,都能夠輕鬆地話峰一轉

更新於 2022/05/29閱讀時間約 2 分鐘
在簡報、文案以至是文書來往的過程中,我們需要闡述論點之間的關係,層層推進直到結論,利用邏輯的架構及相關的證據,去加強訊息的說服力。然而直線前進的解說,還遠不及多角度、立體化的註解,所以我們就來看一下,在英語的環境如何話峰一轉吧。
先談談順風的情境,假設你在嘗試解釋一個專有名詞或概念,同時亦想從另一個角度作解說,希望觀眾能夠立體地明白,當中需要套用轉接詞或是語句。
國語我們會常使用「換句話說」、「亦即是說」;廣東話則會是「換句話講」或是「亦即係話」; 換轉是英語的話,我們又該如何說呢?
在比較非正式的場合,我們可以用較口語化的說法,例如是「which means」,至於較正統的說法,則可以選擇「in other words」、「to put it another way」、「to put it differently」等,以常用的次序排列。

然而,現實是殘酷的,簡報的過程中,觀眾不一定一下就明白或接受你的說法,甚至會訴之於問題和挑戰,這時候面對著逆風的情境,在非自願的情況下,我們要選擇另一種進路或解釋。
有些人喜歡說:「進攻是最好的防守」,那麼我們先來看一下錯誤的例子,運用攻擊性的轉接詞如何會令你被扣分吧:
若是你選擇「you don’t know what I mean?」或是「it’s actually simple」來開始你的回應,無論你之後的解說有多誠懇,也很容易會令人先有不屑的感覺。
正確地作承先啓後的說法,你可以選擇使用「um... what I’m trying to say is」。留意當中的um並不是我們在簡報中常常聽見的口頭禪,而是策略性地作緩和氣氛之用,要是在多人爭論的情形下,這也是一個訊號,讓觀眾知道你要準備開口回應了。
解決問題固然不止一個方法,其他被動轉接詞或語句的選擇也包括:
「let me put it this way」
「let me rephrase myself」
「allow me to explain/ elaborate」

最後我們來細看一下以上的其中一個選擇:「let me put it this way」。在多數的情況下,this與that的互換,並不會對語意構成重大的影響。但是想要把以上的this way換成that way,可是要三思一下。
例句1:「It would certainly fail. Let’s put it that way.」
這裡的that way就有一種「我就是要這樣說」的語氣。
例句2:「If you want to put it that way…」
這樣說就帶著一種「你真的要這樣想/說」的語氣,暗示自己並不同意對方的立場。

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人人也說要大圖大字,簡報是否只有一個模式? 在企業框架內、上司要求下如何發揮設計創意? 我不想聽「你要這樣做」,我要知「為什麼」! 遙距簡報的世代,設計上又有什麼雷區要避免?
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另一種需要預先看的情境,我們稱之為「pre-sell」,遇上全新的提案,或是有機會帶來爭議的內容,先逐個找來將會出席的部門談一下,簡介一下提案或是專案的背景和內容,了解一下對方的取態和立場,在可行的情況下說服對方的支持。無論結果是如何,你在開始簡報前,對於每位觀眾是否支持專案,心裡面已經有了一個底。
上個星期,我的第一本著作終於獻醜上市了。經過了幾個月近乎雙倍工作量的生活,每晚寫稿到半夜,終於有機會跟更多人分享自己的經驗和心得。雖然朋友覺得新書好看有用,始終是素人身份,要讀者拿起我的書來看也不是件容易的事情。在不少先進的推薦下,慢慢開始有了銷量,接下來跟大家分享一下這本書究竟寫了些甚麼。
簡報的過程中,其中一個能夠持續吸引觀眾注意力的原素,就是未知與驚喜,這就是為什麼產品發表會往往能辦得引人入勝。然而當我們回到了辦公室,不少公司也會規定,在內部會議之前要先把投影片傳閱。那麼會否就等於自揭底牌一般,讓簡報失去了驚喜的原素,甚至令觀眾只是低頭集中在看講義?
職場上無可避免的就是與人合作,作簡報當然也不例外。不同崗位、才幹、性格的人組合成團隊,事前的分工和在現場的合作都十分重要,否則除了令簡報變得肢離破碎,傳遞訊息的效果也會大受影響。然而有人的地方就自然有是非,合作途中又如何避免衝突和爭議,投映片最後在彙整的時候又如何盡量做到一致呢?
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有些人經常會慨嘆,成年人的世界很複雜。要在大企業裡面求存,當中的人事、系統、流程,就只愈見複雜。無論你是在人資部門、專案管理、風管合規、資訊科技部門工作,也總有機會在會議或簡報中,介紹公司複雜的組織圖、流程圖或系統圖。處理複雜架構的時候,要兼顧展現與闡述,觀眾見樹也要見林,怎麼樣做才可以做好平衡呢?
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