從焦慮到自信！上台報告演講的三大階段全攻略，專家訣竅大公開！

2023/11/28閱讀時間約 6 分鐘

你是否對於上台報告簡報或演講感到焦慮、恐懼？不論是在學校課堂，還是在職場工作，製作簡報或是開會報告都難以避免。現在AI工具發展迅速，確實在實際應用上有很大的提升，針對製作簡報的部分，之前有做了相關的專題可以參考。但若是要上台做報告，有沒有什麼訣竅與工具能夠幫我們提升自己的表現？有的，文章內容包含上台報告的心法、AI工具推薦、範例參考，關於報告活動會分成準備期、發表期、結束期共三個階段說明。

不管是上台報告的活動內容大致可以分成實際報告、講述練習、場地環境，演講包含以上三部分，不過他還包含了活動整體安排、其他人員規劃等其他內容，在本篇文章還是著重在這三個部分。

一、第一階段：準備期

1.報告內容準備

在報告資料完成後，可以上傳到雲端資料夾，以提供連結的方式，運用ChatGPT、Bard工具做摘要整理，在指令上可以「請提供可以用於口頭報告格式的摘要講稿」給AI工具，確定好內容的主要目標和重點。
有了摘要講稿後，針對開頭、內容、結尾做時間上的預先分配，講稿內容可以安排故事或實例，複雜資訊則可以做成資訊圖表，避免提供過多的資訊，確保簡報清晰且有重點。

2. 報告演練練習

在準備報告演練前，確定好報告想達到的目標與聽眾，在準備要了解對聽眾來說最重要的內容，同時設定好報告的時間，投影片內容與講述內容根據內容類型有不同配比，原則上偏執行類重要的內容要分配較多的說明時間。
報告講述時，語言表達、肢體動作、情緒起伏、內容難易都要互相搭配。語速不宜過快，運用呼吸點與一點空白能有效地將聽眾聚焦在內容上，經典的參考是馬丁路德金恩博士的＂I have a dream！＂。肢體動作與內容搭配的部分盡量以有定點的方式來做引導，過快的動作會分散聽眾的注意力，這邊可以參考Steve Jobs在蘋果IPhone發表會的演講，他的講述技巧與展示方式是演講中的典範。- 評估自己的語言表達，可以用AI的語言識別工具幫助自己了解自己是不是有許多填充詞，如「嗯」、「啊」等，同時可以了解到自己的口與清晰程度。若從辨識軟體中發現經常有許多詞語無法被識別，放慢語速調整呼吸可以幫助表達咬字能夠更清晰。AI的工具我們推薦的有Buzz、 Google 即時轉錄、Good Tape。

3. 場地環境

在實際關於設備方面準備上，除了可以準備筆電、報告筆外，存有報告的USB可以帶著備用。如果能事先確認好設備會更好。
現今的報告運用的投影工具除了影片，最重要的就是PPT了，但PPT在文字與排版很容易因設備的不同而跑位，因此在內容會建議將頁面以整面圖片的方式放置到投影頁上，或是存成PDF的方式可以避免問題的發生。

二、第二階段：發表期

1.場地環境

到了實際上台當天，可以先提前五到十分鐘前到場，與場地方的人員確認現場環境位置與動線，還有器材設備運作是否正常，如果有需要更換提前到場的時間可以有緩衝時間。
若現場有錄影，可以事先確認好走位與設備位置，讓整體報告環境能有完整的紀錄。
如果活動內容是比較不是商業或嚴肅的場合，可以撥放開場背景音樂或其他視覺元素來增加場面的活躍度，讓聽眾一進到現場就能進入活動氣氛中。

2. 場面結構

流暢的報告現場可以分成開頭、中期、結尾，這就是場面結構或是會議議程。開始簡報的前20秒與聽眾建立接觸至關重要，能為後續的時間收到聽眾正面的回應，或是建立眼神接觸，使簡報更具互動性。
進入報告階段時，注意報告語速，確保觀眾能夠跟上內容。較複雜的內容報告講述時，可以放慢速度，使用到專業用詞留意現場參與人的表情，若內容太過困難，多用比喻或是進行分段描述方式可以幫助理解，使報告效果更加能達到設定目標。
收尾時可以與現場參與人進行互動，如做問答時間或是重要議題投票等。讓參與人能進入狀況，加深內容印象。最後的總結簡報主要重點和訊息，可以說明三到五點事項，或是運用一個有力的結尾，留給觀眾深刻的印象。在簡報結束時，感謝觀眾的參與和專注。

3. 心理與肢體調適

面對演講感到緊張焦慮是很正常的心理狀態，即使是演講名人也是會有焦慮緊張感出現。知名舞台劇和電影演員海倫．海絲（Helen Hayes），曾說過：「忐忑不安是件好事，會讓你變得更敏銳，表示你仍然有熱情和欲望，也代表你有認真看待你在做的事。」緊張不代表會友表現不佳的情形，將緊張的情緒轉換成「興奮」，能讓情緒轉化為助力幫助我們突破困難。- 善用眼神的交流，讓聽眾有被照顧到的感受，也能令人感到講者的自信心。在手勢方面，可以搭配演講內容做引導或是在語調節奏做一點變化，能吸引聽眾更加投入內容中。
最重要的一點，真誠。真誠接納的態度令人感到被包容、放鬆，其中案例可以參考美國休士頓大學教授Brené Brown於 2010年布朗在TEDxHouston演說「脆弱的力量」，她公開分享了自己的經歷和掙扎，使她的話語更具說服力，而她的演講方式與現場觀眾建立情感連接。不容易理解的內容運用故事傳達複雜的觀點和概念，平易近人的表現使得這場演講被認為是TED最受歡迎的節目之一。