職場日誌｜我的第一份正職工作-展覽活動企劃

我要認真生活ヽ(`Д´)ノ

2024/01/30閱讀時間約 5 分鐘

人生第一份正職工作從事的是展覽活動企劃，跟我大學時讀的語文科系八竿子打不著，但憑藉著以前有過藝術實習的經驗，就順利地踏入這個領域。不過，工作後才知道不如想像中容易，而且還有許多辛苦的地方。對這份工作感到好奇或想應徵的話，不妨先閱讀這篇文章吧!

展覽活動企劃工作內容

前置規畫期

展覽合作提案與洽談
要辦活動的第一步就是要向公司"提案"，畢竟辦一場活動需要先投注大量的資金。身為企劃，必須時時關注海內外各種新奇有趣的展覽，或是作品受歡迎的藝術家，將展覽內容做成提案簡報說服公司引進。這部分最困難的就是評估該檔展覽能不能被台灣市場接受，因為在國外人氣很高的展覽，不代表引進台灣也一樣受歡迎，重要的是要熟知台灣民眾口味，這部分就必須靠從業經驗與多累積自己的市場眼光。
通過內部提案後，就要開始與藝術家聯繫是否展出，洽談展覽內容、展出地點、展覽時間、展出形式、授權金、展出藝術品、展品運費等，所有展覽必備的事項。
廠商聯繫合作與基礎採購
談成後也要開始與台灣的展出場館、空間策畫團隊、施工團隊聯繫，中間會開無數場會議，討論展區規劃與設計，討論事項大到如展區主題，小到如展櫃長寬高、用什麼樣的材質、什麼樣的貼皮看起來才美觀。若展覽中有特殊物品，如特殊材質展品，也需另外採購引進，或許會學到一些基礎採購能力唷! 不得不說，從事企劃工作必須思路清晰，各方面包含細小的事物都必須掌握。
展覽商品規劃與合作洽談
規劃出適合展覽主題的商品，並與製作廠商談合作，通常會採用抽成方式合作，也就是賣出一個商品公司可以抽多少利潤，廠商又可以拿走多少。工作內容包含與廠商談判抽成、展覽限定商品設計、商品定價管理等，通常需與多家廠商合作，商品種類才豐富。也需規劃販賣部層架與商品擺放、商品盤點、POS機進銷貨管理等。

工讀生面試應聘
展覽絕不能只靠負責人維護，需要應聘許多工讀生一起進行展覽每日營運與撤佈展，所以也會接觸到簡單的工讀生面試應聘流程，展覽營運期間也會負責工讀生管理，要想當有管理能力但又與工讀生相處融洽的小主管可不容易呀~

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企劃要處理的事非常繁雜，需要清晰的腦袋，應付各種事情與接連不斷的會議~

實作期

進場實際製作展覽
所有在辦公室的作業都完成後，就會實際來到展覽現場，開始與施工團隊、空間策畫合力將整個展覽做出來。這段時期又被我稱為"渾沌開闢時期" 因為現場會非常混亂，比如說哪裡缺少什麼材料沒辦法做起來，哪個本來規畫好的空間或事物現場執行才發現實行上有難度，總之會迸出非常多突發狀況。身為最清楚整場展覽規劃的企劃，必須對所有區域的進度瞭若指掌，並化身總司令，指派工作給團隊、監督施工進度，並排除突如其來的問題。
要在短短幾天內，把前期策劃的所有物品搬進展場內，還要訓練工讀生，大家都背負著莫大的進場壓力，因此這個時間點很容易因為一些小事導致爭吵，所以身為一個統籌，也要適時地關心身邊同仁的狀況，避免團隊之間的爭執影響到工作進度。

開展期

每日展覽營運
來到開展期，會負責每日展覽營運，包含開展閉展，以及處理任何可能發生的狀況，例如: 展品或是燈壞了要維修、商品數量缺少就要想辦法找、假日進場流量控制、動線安排、客訴處理。也要掌握每天展場金流，點算門票錢，以及工讀生排班等事項。簡而言之，與展場相關的一切都是工作處理範圍。
但我認為這部分對我來說比較有趣，因為在展場每天都會遇到不一樣的人事物，遇到很認真來看展的觀眾也會很開心。像是我曾聽到客人說遠從嘉義上來台北看我們的展覽，頓時覺得很欣慰，也覺得前期的付出獲得了肯定。

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在原本空蕩蕩的場地做出這麼大的展覽，會有很大的成就感~

企劃所需特質

說了這麼多工作內容，一起來看看擔任企劃需要什麼樣的特質吧!

腦袋清晰 : 需要一次處理多項事物，所以擁有清晰的思考邏輯與好的辦事效率很重要，否則工作絕對做不完。
體力好 : 除了要耐得住辦公室長時間的會議，也要有負責撤佈展和展場營運的好體力。
創意無限與執行力 : 要富有想像與創意，與藝術家和策劃團隊一起構築出展覽的輪廓，但同時也要有執行能力可以實現好玩的點子
溝通談判能力佳 : 不論是廠商、公司團隊或是觀眾，在這份工作中需要不斷與人討論、協商，所以溝通談判的能力絕對不可或缺。

工作心得

這份工作雖然累，但是對新鮮人算是很好練等的經驗，經過一整輪策佈展的流程，不管是在做事方法或是與他人溝通部分都會成長迅速，但無奈的是因為一開始沒有前輩帶，而且企劃工作也無法有職前訓練，偏向邊做邊學，所以起頭時會很痛苦。而且企劃工作大多是責任制，所以工作壓力較大。不過我覺得還好有這份工作經驗，雖然工作步調與自己的步調較不同，但可以讓我快速成長，這也是我目前學到最多技能的一份工作。