服務建議書一定要有目錄,
從想讓對方理解的角度出發,
目錄對服務建議書甚為重要,
翻開封面緊接就是目錄,
要是直接進入正題或內容,
審閱人會不知道如何看懂你的提案全貌。
目錄不用把每一頁在寫什麼都列出來,
重點在於讓客戶理解服務建議書大致上流程。
通常會將服務建議書內容分成幾個章節,
最好依照招標文件的要求,依序分章節撰寫,
讓評選委員能快速理解,
好的目錄會讓服務建議書一目了然。
我常看到目錄如下所示,
只是把自己想表現的專業或
負責的結果列出來,
那只是頭痛醫頭、腳痛醫腳的治標行為。
1.路徑位置的擇定
2.橋梁型式的設計
3.工程預算的估算
4.替代方案的研擬
這是看不出服務建議書的流程,
客戶會覺得只是得到片段的資訊。
除了要有邏輯性流程目錄架構外,
通常我會在目錄前或後加上一段摘要,
導引客戶如何來看及找到要看的內容,例如:
第一章前言是說計畫由來、立案目的及想解決問題是什麼等
第二章需求是說釐清問題、找出問題、解決方向、目標設定等
第三章構想是說分析問題(定性定量)、關鍵問題、解決方法、研擬方案等
第四章計畫是說作業流程、配置人力、專案管理、預期成果等
第五章費用是說投入資源、支用比例、數量單價、預估算用等
第六章CP值、第七章承諾…
只要寫上這些,客戶在看服務建議書時應該會意識到你要提重點。
通常服務建議書頁數至少50頁,
即使已經先用摘要告知服務建議書內容,
客戶也可能看到一半就忘記目錄。
為避免這種情況發生,
在變換章節的時候再次插入目錄章,
並把接下來才要開始的章用顏色標示出來,
且該章小節也詳細交代,
就能讓客戶在掌握全貌的前提下,
理解這本服務建議書在說什麼。