投標的故事(六十三) #目錄設計

閱讀時間約 1 分鐘

服務建議書一定要有目錄,

從想讓對方理解的角度出發,

目錄對服務建議書甚為重要,

翻開封面緊接就是目錄,

要是直接進入正題或內容,

審閱人會不知道如何看懂你的提案全貌。

 

目錄不用把每一頁在寫什麼都列出來,

重點在於讓客戶理解服務建議書大致上流程。

通常會將服務建議書內容分成幾個章節,

最好依照招標文件的要求,依序分章節撰寫,

讓評選委員能快速理解,

好的目錄會讓服務建議書一目了然。

 

我常看到目錄如下所示,

只是把自己想表現的專業或

負責的結果列出來,

那只是頭痛醫頭、腳痛醫腳的治標行為。

 

1.路徑位置的擇定

2.橋梁型式的設計

3.工程預算的估算

4.替代方案的研擬

 

這是看不出服務建議書的流程,

客戶會覺得只是得到片段的資訊。

 

除了要有邏輯性流程目錄架構外,

通常我會在目錄前或後加上一段摘要,

導引客戶如何來看及找到要看的內容,例如:

 

第一章前言是說計畫由來、立案目的及想解決問題是什麼等

 

第二章需求是說釐清問題、找出問題、解決方向、目標設定等

 

第三章構想是說分析問題(定性定量)、關鍵問題、解決方法、研擬方案等

 

第四章計畫是說作業流程、配置人力、專案管理、預期成果等

 

第五章費用是說投入資源、支用比例、數量單價、預估算用等

 

第六章CP值、第七章承諾…

 

只要寫上這些,客戶在看服務建議書時應該會意識到你要提重點。

 

通常服務建議書頁數至少50頁,

即使已經先用摘要告知服務建議書內容,

客戶也可能看到一半就忘記目錄。

 

為避免這種情況發生,

在變換章節的時候再次插入目錄章,

並把接下來才要開始的章用顏色標示出來,

且該章小節也詳細交代,

就能讓客戶在掌握全貌的前提下,

理解這本服務建議書在說什麼。

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    ESG是個熱搜關鍵字,更是與永續發展為同義詞,是一個持續幾十年,你會一直需要的一個能力。 永續發展還是一次輸贏,這是每個工作者,每個組織永遠的問題。你可能是公司CEO,或者在公司裡上班族,或者至少你要和客戶做生意,ESG價值決策對你一定會有影響。
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    把服務建議書分成本文與參考資料, 用參考資料來說服客戶的質問。   不擅長製作服務建議書的人, 總是想把所有的資訊都塞進去, 結果做出一本厚厚的服務建議書, 反而失去可看性。   例如問卷調查結果或仔細的計算成果數據等, 就不要放進本文,而是整理成參考資料, 就能大幅縮減本文頁數
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